Ist vom Digital Workplace die Rede, denken Mitarbeiter an futuristische Büros mit holografischen Bildschirmen. In der Realität ist der digitale Arbeitsplatz zwar effizient, aber um einiges schlichter. Was ihn genau auszeichnet, erläutert der Search-Spezialist IntraFind.
Mit dem Eintritt der Digital Natives in den Arbeitsmarkt dürfte der Digital Workplace im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter mit entscheiden. Die sogenannte Generation Z will an ihrem Arbeitsplatz intuitiv zu bedienende Technologien vorfinden, mit denen sie mit anderen kommunizieren, sich vernetzen und Informationen beschaffen kann. IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und Natural Language Processing, beschreibt fünf Prinzipien, die den Digital Workplace ausmachen.
1. Eine zentrale Arbeitsplattform bündelt Programme.
Der ideale Digital Workplace ist eine zentrale Informations- und Arbeitsplattform, die Daten aus mehreren IT-Systemen zusammenführt. Durch zusätzliche Applikationen – etwa für das Projektmanagement oder die einfache Bearbeitung von Urlaubsanträgen – können Unternehmen die Plattform ihren individuellen Anforderungen anpassen. Jeder Mitarbeiter erhält dann ein personalisiertes Dashboard, in dem er alle relevanten Funktionen und seine täglichen Aufgaben vorfindet. Die Arbeiten erledigt er direkt aus dem Dashboard, der Wechsel zwischen den Programmen entfällt. Damit Mitarbeiter bei der aktiven Suche nach Informationen und Dokumenten nicht jede Quelle separat durchforsten müssen, analysieren Enterprise-Search-Lösungen vom Portal ausgehend alle angebundenen Applikationen und Datenquellen.
2. Abteilungsübergreifendes Arbeiten ersetzt das Silodenken.
Der Digital Workplace rückt die Zusammenarbeit von Menschen in Teams, Projekten oder Gruppen im virtuellen Raum ins Zentrum. Social-Collaboration-Tools sorgen dabei für eine übersichtliche Gestaltung und Organisation der Kommunikation. Hier teilen Kollegen und Geschäftspartner auch Dokumente. Es geht dabei nicht nur um die technische Plattform, sondern um die Art und Weise, wie Mitarbeiter am besten kooperieren. Erfolgreiche Pilotprojekte, automatisierte Hilfesysteme oder Erklärvideos etwa helfen dabei, Vorbehalte abzubauen. Lebt das Management den Wandel vor, schließen sich die Mitarbeitern nach und nach an.
3. Ergebnisse sind wichtiger als physische Präsenz.
Der Digital Workplace unterstützt flexible Arbeitsweisen wie Home Office durch das Zentralisieren der benötigten Informationen. So können Mitarbeiter dort arbeiten, wo sie sich wohl fühlen und produktiv sind. Das steigert sowohl die Zufriedenheit als auch die Motivation, so dass Unternehmen nicht nur von den Vorteilen im Wettbewerb um Talente profitieren, sondern auch von der gesteigerten Effizienz und Produktivität der Angestellten. Der digitale Arbeitsplatz rückt das Ergebnis der Arbeit in den Fokus und nicht wie bisher die physische Präsenz der Miterbeiter.
4. Künstliche Intelligenz unterstützt den Mitarbeiter.
Künstliche Intelligenz übernimmt im Digital Workplace Routineaufgaben, indem sie Informationen aus Dokumenten, Nachrichten und weiteren Quellen ausliest und eigenständig weiterverarbeitet. So werden beispielsweise eingehende E-Mails aus einem Sammelpostfach an den jeweils zuständigen Kollegen weitergeleitet. Aus dem Verhalten und den Entscheidungen der Mitarbeiter lernt die Automatisierungslösung dazu und reagiert im Wiederholungsfall automatisch. So werden Mitarbeiter entlastet und können sich stärker auf ihre eigentlichen Arbeiten fokussieren. Enterprise-Search-Anwendungen setzen darüber hinaus auf Technologien wie Sprachverarbeitung (Natural Language Processing), reichern die Suchergebnisse automatisch mit weiterführenden Informationen an oder organisieren die Trefferliste auf Grundlage von nutzungsbasierter Relevanz.
5. Datensicherheit ist unverzichtbar.
Der Digital Workplace braucht ein ganzheitliches Sicherheitskonzept. Bei einer Enterprise-Search-Lösung können Mitarbeiter durch Rechteprüfung nur die Informationen einsehen, auf die sie Zugriffsrechte haben. Beim verwalten der Zugriffsrechte auf Daten helfen Lösungen wie Identity-and-Access-Management. Unternehmen können darüber nachvollziehen können, wer wann auf welche Informationen zugreift. Die Daten werden auf dem Server selbst und auch während des Transports verschlüsselt. Container-Lösungen sorgen für die Sicherheit auf mobilen Endgeräten. Diese Vorgehensweise sichert Unternehmen vor Datenlecks und Datendiebstahl ab.
„Intelligente Werkzeuge machen im Digital Workplace die Informationen aus unterschiedlichen Datensilos auffindbar und setzen sie miteinander in Beziehung“, erläutert Franz Kögl, Vorstand bei IntraFind. „Enterprise-Search-Lösungen als zentrale Wissensinfrastruktur im Backend reichern bestehende Prozesse an, indem sie etwa den E-Mail-Eingang analysieren, Support-Tickets an die zuständigen Helpdesk-Mitarbeiter weiterleiten oder automatisch vertrauliche Informationen oder Löschfristen erkennen. Dadurch werden die Mitarbeiter entlastet und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.“ Jürgen Frisch
