Omikron hält viele Mitarbeiter im Homeoffice. Bei zahlreichen Unternehmen sind daher weiterhin hybride Arbeitsmodelle angesagt. RingCentral, Anbieter von Unified Communications as a Service, gibt fünf Tipps, wie Teams in hybriden Arbeitsumgebungen funktionieren.
Vier von zehn deutschen Vollzeitbeschäftigten, die in den letzten Jahren hybrid oder remote arbeiteten, fühlen sich bei der Arbeit isoliert oder gar einsam. Das zeigte eine Studie, die das Marktforschungsunternehmen Ipsos im Auftrag von RingCentral im August 2021 unter 1.000 deutschen Arbeitnehmern durchgeführt hat. Dies liegt unter anderem am begrenzten Kontakt zu Kollegen.
Ein Vergleich von hybriden und hundertprozentigen Homeoffice-Modellen zeigt, dass über ein Drittel der Angestellten glaubt, dass hybride Arbeitsformen Teams besser miteinander verbinden als reine Remote Work. Ein Grund mehr, diese Arbeitsform auszubauen. Um Remote-Mitarbeiter mit Kollegen im Büro zu verbinden und so produktive Teams zu schaffen, haben sich die nachgenannten fünf Maßnahmen bewährt.
1. Eine einheitliche Kommunikationskultur schaffen
Eine standardisierte Kommunikationsform kann einen großen Beitrag dazu leisten, das Spielfeld zwischen Teammitgliedern zu ebnen. Es geht darum, Rituale zu etablieren, wie Mitarbeiter vor Ort und aus der Ferne über Arbeitsfortschritte berichten. Das kann durch die Zuweisung von Aufgaben in einem Kollaborationstool geschehen oder durch das Aufsetzen eines wöchentliches Status-Update über einen zentralen Gruppenchat. Wichtig ist, dass die Erwartungen an die Berichterstattung für alle gleich sind, egal wo sie sich befinden. Regelmäßige Check-in-Meetings können dazu beitragen, als Team per Videokonferenz zusammenzukommen – hier dann mehr für informellen Austausch anstatt für eine Projektbesprechung.
2. Gleichberechtigte Meetings abhalten
Um eine vernetzte Arbeitskultur zwischen den Teammitgliedern aufzubauen, ist es wichtig, niemanden von Entscheidungs- oder Kreativprozessen auszuschließen. In Büros treffen Teams oft Entscheidungen zwischen Tür und Angel. Das kann dazu führen, dass sich Remote-Mitarbeiter nicht berücksichtigt fühlen. Wie und wo Entscheidungen getroffen werden, sollte daher immer transparent sein. Zudem muss sichergestellt werden, dass über hybride Konferenzen alle im Team gleichermaßen an Besprechungen teilnehmen können. Im Idealfall werden im Büro Besprechungsräume mit dynamischen Videokonferenzsystemen eingerichtet, mithilfe derer jedes Teammitglied unkompliziert Videokonferenzen starten, steuern und dabei sowohl Anwesende im Raum als auch Remote-Mitarbeiter einbeziehen kann. Mit der passenden Cloud-Lösung können Hosts von Videokonferenzen auf erweiterte Funktionen zugreifen, um zum Beispiel Bildschirme freizugeben oder Konferenzteilnehmer auf einem separaten Bildschirm zu zeigen.
3. Arbeitsabläufe zu vereinfachen
Im Rahmen von Unified Communication as a Service müssen Mitarbeiter nicht mehr ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herspringen. Das cloudbasierte Modell vereint verschiedene Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen wie Messaging, Video- und Cloud-Telefonie zentral auf einer Plattform. Das hilft dabei, die Kommunikation im Team zu verbessern und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Mit einer offenen Plattform können Mitarbeiter auch auf Businessapplikationen wie Salesforce, Microsoft Dynamics oder auf Speicher-Tools wie Google Drive zugreifen.
4. Videokonferenzen nicht übertreiben
Videomeetings können zumindest eine Alternative zu persönlichen Kontakten darstellen. Darüber hinaus kann Video viel mehr sein als ein reines Meeting-Tool. Mithilfe von Breakout-Rooms lassen sich große Konferenzen in kleinere Gruppengespräche aufteilen. So werden Brainstorming-Sessions oder Gruppenarbeiten möglich. Die Team Huddle-Funktion der RingCentral App bildet zudem spontane Flurgespräche ab. Es handelt sich dabei um einen ständig aktiven Videoanruf, in den sich Kollegen jederzeit ein- und ausklinken können. Um einer Videokonferenz-Fatigue vorzubeugen, sollten Unternehmen das Tool jedoch nicht täglich einsetzen. Manchmal reicht auch der kurze Griff zum Telefon.
5. Virtuelle Team-Events veranstalten
Ob Einzelgespräche zwischen zwei Teammitgliedern, um deren Bindung zu stärken, oder virtuelle Happy Hours, um Teams auch abseits der Arbeit näher zusammenzubringen – auch in hybriden Modellen braucht es gute Gelegenheiten, um Kontakte zu knüpfen. Führungskräfte sollten daher Online-Veranstaltungen organisieren, die Spaß machen und zugleich Remote-Mitarbeiter mit Kollegen aus dem Büro zusammenbringen. Dies stärkt den Zusammenhalt und trägt zur Entwicklung einer gemeinsamen Arbeitskultur bei.
Für das kommende Jahr 2022 gaben laut der Ipsos-Studie 35 Prozent der Vollzeitbeschäftigten an, dass sie nach wie vor in hybriden oder Remote-Work-Modellen aktiv sind. Teammitglieder bestmöglich miteinander zu verbinden und eine vernetzte Arbeitskultur in hybriden Arbeitsumgebungen zu schaffen, könnte über den Erfolg eines Unternehmens mitentscheiden. jf
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Der Autor
Marco Meier ist Regional Vice President Sales für die DACH-Region bei RingCentral.
