Mit der Migration auf SAP S/4HANA gewinnen Berechtigungen neue Bedeutung: Sie beeinflussen Lizenzkosten und Compliance-Risiken. Wer jetzt seine Rollen- und Rechtevergabe optimiert, senkt nicht nur Kosten, sondern schützt auch Unternehmensdaten und Prozesse effektiv.
Mit S/4HANA steht Unternehmen eine moderne ERP-Suite mit Schwerpunkt auf der Echtzeit-Datenanalyse und -verarbeitung zur Verfügung. Diese ermöglicht es, Erkenntnisse aus Daten für Geschäftsentscheidungen zu gewinnen und mittels künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen Prozesse zu automatisieren. Da der Support und die Wartung für SAP ERP ausläuft, müssen SAP-Kunden bis 2027, allerspätestens bis 2030, auf S/4HANA migrieren. Bereits jetzt reduziert SAP die Anrechnungen von Altlizenzen jährlich um zehn Prozent. Das verteuert die Umstellung auf S/4HANA unaufhaltsam. In diesem Zusammenhang rückt auch das SAP Berechtigungsmanagement stärker in den Fokus – denn ungenaue oder veraltete Rollenverteilungen können teuer werden.
Besonders brisant: Die Bemessung der Lizenzkosten bei SAP erfolgt künftig nicht mehr auf Basis des tatsächlichen Nutzungsverhaltens, sondern der vergebenen Berechtigungen. Das bedeutet, dass zu viele unnötige Berechtigungen rasch zu einer teureren Lizenzkategorie führen und eine Kostenexplosion zur Folge haben können. Darüber hinaus entstehen durch zu viele oder falsche Berechtigungen Compliance-Risiken, weil dies die Gefahr von Sicherheitsvorfällen und Verstößen gegen regulatorische Anforderungen erhöht.
Wer also den Umstieg auf S/4HANA plant, sollte dies als Chance begreifen, das Berechtigungsmanagement grundlegend zu überarbeiten. Denn mit einer systematischen Optimierung der Berechtigungen können Unternehmen die genannten Herausforderungen in Chancen verwandeln.
SAP Berechtigungsmanagement: Risiken senken, Lizenzkosten im Griff behalten
Ein strukturiertes Berechtigungsmanagement mit klar definierten Rollen stellt sicher, dass Nutzer ausschließlich auf Daten und Funktionen zugreifen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. So werden Arbeitsprozesse nicht behindert – gleichzeitig wird verhindert, dass Mitarbeitende außerhalb ihres Kompetenzbereichs agieren und die Integrität der Systeme gefährden.
Unberechtigte oder versehentliche Eingriffe – etwa die Aufhebung einer Liefersperre oder der falsche Einsatz von Massenänderungen – lassen sich ebenso vermeiden wie die Manipulation von Bilanzen mit potenziellen Folgen für Stakeholder und Behörden. Auch überprivilegierte Konten stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, etwa wenn sie Ziel von Cyberangriffen werden und sensible Daten in falsche Hände geraten.
Das oft anzutreffende Prinzip „lieber zu viel als zu wenig“ bei der Rechtevergabe erweist sich daher als gefährlich – sowohl im Hinblick auf Compliance und Sicherheit als auch auf die Lizenzkosten. Denn viele Berechtigungen stammen noch aus Zeiten des alten Lizenzmodells und wurden nie kritisch hinterfragt. Mit der Einführung von S/4HANA ist jetzt der richtige Zeitpunkt, gewachsene Strukturen zu bereinigen und dauerhaft zu optimieren. Nachfolgend finden sich deshalb drei Schritte, mit denen Unternehmen ihr Berechtigungsmanagement optimieren können.
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Fahrplan für die Berechtigungsoptimierung
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Berechtigungen
Im ersten Schritt sollten Unternehmen den Status quo analysieren: Welche Berechtigungen sind aktuell vergeben? Welche Rollen oder Nutzerkonten werden nicht mehr aktiv genutzt? Mithilfe geeigneter Analysetools lassen sich diese Fragen schnell und fundiert beantworten – und ermöglichen einen umfassenden Überblick über die bestehende Berechtigungslandschaft. Dabei gilt es auch, historisch gewachsene und längst überholte Rechte mit in den Blick zu nehmen – denn gerade sie bergen häufig versteckte Kosten- und Sicherheitsrisiken.
Schritt 2: Optimierung der Berechtigungen
Im zweiten Schritt gilt es, das SAP Berechtigungsmanagement so auszurichten, dass jede Benutzergruppe passgenaue Rollen mit klar abgegrenzten Berechtigungen erhält. Zu weitreichende Rechte, die im Arbeitsalltag gar nicht benötigt werden, sollten konsequent vermieden werden – sie treiben nicht nur das Sicherheitsrisiko, sondern auch die Lizenzkosten in die Höhe. Bei der Rollenbereinigung werden unnötige Zugriffsrechte entfernt und die Rollen auf das notwendige Maß reduziert. Dieses Vorgehen folgt dem etablierten Need-to-know-Prinzip: Der Zugriff auf sensible Daten ist nur den Personen erlaubt, die diese Informationen tatsächlich für ihre Aufgaben benötigen. Eine sorgfältige Feinjustierung auf Benutzerebene hilft, Überlizenzierungen zu vermeiden und die vorhandenen Lizenzen effizient auszuschöpfen.
Schritt 3: Implementierung eines kontinuierlichen Optimierungsprozesses
Im dritten Schritt kommt es auf die kontinuierliche Kontrolle an: Mithilfe von Monitoring-Tools lassen sich Nutzerberechtigungen laufend überwachen und bei Bedarf schnell anpassen. Ergänzend dazu sollte regelmäßig überprüft werden, ob die vergebenen Rechte noch den aktuellen Anforderungen des Unternehmens und den Vorgaben der SAP-Lizenzierung entsprechen. Automatisierte Prozesse zur Vergabe und Kontrolle von Berechtigungen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Ein klar definierter – idealerweise systemgestützter – Eskalationsmechanismus bei Überberechtigungen sorgt zudem dafür, dass Risiken frühzeitig erkannt und zusätzliche Lizenzkosten vermieden werden.
Fazit: SAP Berechtigungsmanagement als strategischer Hebel in der S/4HANA-Migration
Die Migration auf S/4HANA ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern ein strategischer Hebel zur Effizienz- und Sicherheitssteigerung. Sie bietet Unternehmen die wertvolle Gelegenheit, ihr SAP Berechtigungsmanagement grundlegend zu überarbeiten und auf den neuesten Stand zu bringen. Durch die Identifizierung und Entfernung unnötiger Berechtigungen können nicht nur die SAP-Lizenzkosten maßgeblich gesenkt werden. Die konsequente Einhaltung von Best Practices im Berechtigungsmanagement minimiert auch Sicherheitsrisiken, verbessert die Transparenz und unterstützt bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Wer jetzt handelt, schafft Klarheit, senkt Kosten – und stellt die Weichen für eine sichere und zukunftsfähige SAP-Systemlandschaft.
Der Autor
Björn Rolka, Associate Partner bei Convista und Manager Center of Excellence GRC, ist seit 2007 im Bereich SAP-Security und Berechtigungswesen bei Convista tätig.
