Software-Roboter sind aktuell ein Hype. Der Technologieanbieter UiPath zeigt drei Schritte auf, mit denen Unternehmen sogenannte Attended Robots zu einem alltäglichen Hilfswerkzeug für Mitarbeiter machen.
Die Technologie Robotic Process Automation konzentriert sich bislang oft auf Massenprozesse im Back-Office. Unternehmen automatisieren damit vor allem stark repetitive Abläufe in der Personalverwaltung, der Finanzbuchhaltung oder der IT-Administration. Dazu werden Software-Roboter auf Servern installiert, wo sie im Hintergrund ihre Arbeit erledigen.
Mit diesen Anwendungen schöpfen die Unternehmen das Potenzial von der Technologie lediglich zur Hälfte aus. Die Mitarbeiter, die nicht im Back-Office tätig sind, verbringen ihre Zeit ebenfalls oft mit simplen, immer wiederkehrenden und in Summe zeitintensiven, aber zugleich auch noch ungeliebten Tätigkeiten. Auch solche Aufgaben können Software-Roboter übernehmen – genauer gesagt, sogenannte Attended Robots.
Es handelt sich dabei um Software-Roboter, die direkt auf den Endgeräten der Mitarbeiter installiert werden und ihnen dort auf Befehl oder ausgelöst durch bestimmte Ereignisse Routinetätigkeiten abnehmen. Damit diese Technologie ihren vollen Nutzen entfaltet, muss die Automatisierungslösung einige Schlüsselanforderungen erfüllen.
1. Mensch und Maschine synchronisieren
Die Software-Roboter auf den Endgeräten emulieren die Tätigkeiten der Anwender und bewegen sich genauso wie ihre menschlichen Kollegen durch die Anwendungen. Dadurch besteht die Gefahr, dass sich die Mitarbeiter und ihre Roboter in die Quere kommen. Die Automatisierungslösung sollte deshalb die Möglichkeiten der Betriebssysteme nutzen und Prozesse parallel ausführen. Dann kann der Mitarbeiter etwa ein Dokument bearbeiten, während der Roboter gleichzeitig E-Mails prüft. Ist das nicht der Fall, müssen die Mitarbeiter jedes Mal warten, bis ihre Software-Kollegen fertig sind. Das schmälert die Produktivitätsvorteile.
2. Einfache Automatisierung ermöglichen
Die automatisierten Prozesse sollten die Mitarbeiter unkompliziert per Drag and Drop zusammenbauen können. Benötigen sie Programmierkenntnisse oder müssen sie die IT-Abteilung um Hilfe bitten, werden sie von den Attended Robots nur wenig Gebrauch machen. Können sie hingegen ihre Software-Roboter selbst füttern, wird die Automatisierung für sie ein alltägliches Produktivitätswerkzeug. Genauso selbstverständlich wie sie eine Tabellenkalkulation nutzen, um Berechnungen durchzuführen oder Grafiken zu generieren, werden sie Software-Roboter einsetzen, um Informationen zusammenzutragen und daraus Berichte zu erzeugen.
3. Center of Excellence einrichten
Die von Mitarbeitern in Eigenregie auf ihren Endgeräten automatisierten Prozesse sind häufig auch für Kollegen interessant, die mit denselben oder ähnlichen Routineaufgaben konfrontiert sind. Deshalb sollte eine Automatisierungslösung einen Mechanismus zur effizienten und sicheren Verteilung solcher Automatisierungen bieten. Idealerweise übergeben Mitarbeiter ihre Prozesse an ein zentrales Center of Excellence, das sie dann qualitätsgesichert interessierten Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung stellt. Der Community-Gedanke ist hier ein unterstützendes Element.
„Unternehmen, die Software-Roboter im Backend und zur persönlichen Unterstützung ihrer Mitarbeiter kombinieren, erzielen den maximalen Nutzen aus der Automatisierung“, erläutert Walter Obermeier, Managing Director bei UiPath in München. „Eine leistungsfähige Plattform ermöglicht die effiziente Orchestrierung und Steuerung ihrer gemischten Belegschaften, die aus menschlichen Mitarbeitern und Robotern bestehen.“ Jürgen Frisch
