Holprige Prozesse, überlastete Ressourcen und veraltete IT-Systeme – dies sind typische Auslöser für fehlerhafte Dateitransfers. Die wiederum kosten Zeit und Geld und stellen zudem oft ein Compliance-Problemen dar. Für die fünf häufigsten Fehler gibt es inzwischen erprobte Lösungen.
Fehler beim Dateitransfer vermeiden: Wer schon einmal eine Datei mit sensiblen Informationen an die falsche Person geschickt hat, der kennt das beklemmende Gefühl der Hilflosigkeit, das sich direkt nach dem Klick auf „Senden“ einstellt. Im beruflichen Alltag können die Konsequenzen schnell unangenehm werden. Beim Dateitransfer passieren immer wieder die gleichen Fehler. Ursache für die meisten Probleme sind holprig laufende Prozesse, überlastete Ressourcen und ein trügerisches Vertrauen in veraltete Systeme und Workflows. Progress, Anbieter von Digital-Experience-Software, beschreibt die fünf häufigsten Fehler beim Dateitransfer und erklärt, wie Unternehmen sie vermeiden.
Fehler #1: Unsichere Transfermethoden nutzen
Vielerorts kommt noch das File Transfer Protocol (FTP) zum Einsatz, ein Netzwerkprotokoll zur Übertragung von Dateien über das Internet. Es wurde in den 70er-Jahren entwickelt und übermittelt sämtliche Informationen im Klartextformat: Passwörter, sensible Kundendaten, Bankverbindungen und so weiter. Dem FTP-Protokoll mangelt es nicht nur an einer ausreichenden Verschlüsselung, es kann sogar aktiv Sicherheitslücken verursachen – etwa durch die dynamische Portvergabe, die Firewalls de facto nutzlos macht. Da Integritätsprüfungen fehlen, werden auch beschädigte Dateien unbemerkt übertragen.
Die Lösung: Ein Wechsel auf aktuelle und sichere Protokolle wie SFTP, FTPS oder HTTPS, die TLS-1.3-Verschlüsselung als Standard nutzen.
Fehler #2: Compliance vernachlässigen
Das Ignorieren von Compliance ist ein Spiel mit dem Feuer. Nicht nur könnte ein Audit plötzlich nach vorne verschoben werden, was ein großes Stresspotenzial mit sich bringt. Wer Vorschriften wie die DSGVO, PCI DSS, HIPAA oder SOX stiefmütterlich behandelt, dem drohen harte Strafen von bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes. Und eines ist sicher: Aufsichtsbehörden interessieren sich nicht für Ausreden oder Entschuldigungen. Neben hohen Geldstrafen droht zudem ein geschäftsschädigender Reputationsverlust, wenn herauskommt, dass aktiv gegen geltende Sicherheitsbestimmungen verstoßen wurde.
Die Lösung: Compliance muss ein zentraler Punkt in der Sicherheitsstrategie werden. Moderne File-Transfer-Lösungen sichern die Compliance, indem sie manipulationssichere Protokolle, Multi-Faktor-Authentifizierung nutzen. Umfassende Reporting-Tools helfen beim Vorbereiten von Audits.
Fehler #3: Individuelle Skripte entwickeln
Aus einem simplen Skript mit 50 PowerShell-Codezeilen für Dateitransfers wird oft eine 2.000 Zeilen starke Monstrosität, die praktisch nicht mehr zu überblicken und zu warten – geschweige denn abzusichern – ist. Erstellen die Urheber keine kohärente Dokumentation, kann nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen niemand mehr nachvollziehen, was genau das Skript wann und wie tun soll. Jedes undokumentierte Skript ist eine Katastrophe mit Ansage.
Die Lösung: Unternehmen sollten auf individuelle Skripte verzichten und stattdessen auf eine No-Code-Automatisierungs-Engine umsteigen. Diese Lösungen bieten eine Weboberfläche und erstellen automatisch Dokumentationen zu den mit ihnen entwickelten Workflows.
Anzeige | kostenloses Webinar der Trovarit-Academy
|
|
Bei der Einführung einer neuen Business-Software beispielsweise für ERP, MES, CRM, PDM, HR oder Rechnungswesen ist die Migration der Altdaten eine der größten Herausforderungen. Die Daten des Altsystems müssen dabei in einer Form bereitgestellt werden, die das Einspielen der Daten ins neue System ermöglicht. Spezielle Tools, die eine strukturierte Datenanalyse oder über ein grafisches Mapping eine Job-gesteuerte Transformation unterschiedlicher Datenquellen erlauben, sind daher von essenzieller Bedeutung für eine reibungslose Datenmigration. Das Webinar erläutert zunächst die Fallstricke, denen man bei der Übernahme der Altdaten meist begegnet, und stellt anschließend entsprechende Werkzeuge vor, mit denen sich der Aufwand und das Fehlerrisiko bei der Migration minimieren lassen.
Anmeldung
|
Fehler #4: Suboptimale Systeme nutzen
Veraltete Dateitransfersysteme kosten Mitarbeiter viel Zeit. Schlägt eine Übertragung fehl, sind manuelle Eingriffe notwendig. Manchmal verschwinden Dateien auch komplett, was hektische Telefonate mit Kunden, Kollegen sowie dem IT-Support nach sich zieht. Unternehmen geben sich dennoch viel zu oft mit suboptimalen Systemen zufrieden. Dabei kosten laut einer Studie von Progress schon 15 fehlgeschlagene Dateitransfers pro Woche in einem Unternehmen ungefähr bis zu 585 Arbeitsstunden.
Die Lösung: Managed File Transfer-Lösungen sorgen nicht nur dafür, dass Dateien sicher an ihrem Bestimmungsort ankommen. Sie bieten umfangreiche Monitoring- und Tracking-Funktionen, um die Übertragung zu überwachen. Sollte ein Transfer einmal nicht funktionieren, stoßen sie eine automatisierte Neusendung an.
Fehler #5: File-Transfer-Systeme selbst entwickeln
In jedem Unternehmen gibt es Entscheidungsträger, die alles selbst bauen wollen. „Wie schwer kann es schon sein?“ ist ihr Motto. Wenn es um Dateitransfers geht, lautet die Antwort allerdings ausnahmslos: „Schwerer als man glaubt“. Allein für die Grundfunktionalität müssen Entwickler Monate ihrer kostbaren Zeit aufwenden, obwohl es kommerzielle Lösungen von der Stange gibt. Die Systeme sicher zu machen und zu betreiben, wird zum Vollzeitjob und jede Stunde, die mit dem System „Marke Eigenbau“ verbracht wird, fehlt an essenzielleren Stellen.
Die Lösung: Unternehmen sollten sich auf ihr Kerngeschäft besinnen und sich auf Managed File Transfer verlassen, die über Jahre entwickelt und verfeinert wurden.
„Viele Unternehmen glauben, dass der Dateitransfer ein Selbstläufer ist“, erklärt Thomas Schuller, Regional Sales Director DACH bei Progress Software. „Das stimmt nicht immer. Wer veraltete Skripte, Systeme und Protokolle verwendet – und nicht enormen Aufwand betreibt, um sie sicher und effektiv zu machen – verschwendet kostbare Ressourcen und bares Geld. Wenn Unternehmen geltenden Gesetzen oder Compliance-Anforderungen nicht nachkommen, drohen Geldstrafen und ein Reputationsverlust. Mit Managed File Transfer lassen sich Fehler beim Dateitransfer vermeiden.“ Jürgen Frisch
