Das schnelle Auffinden von Informationen ist ein Dauerbrenner. Corona schickt Mitarbeiter ins Homeoffice und treibt den Einsatz cloudbasierter Content-Management-Systeme voran. Besonders schlanke Lösungen zielen auf den Mittelstand.
Skepsis: Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen scheuen die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Sie fürchten hohe Investitionen für Lizenzgebühren, Consulting und Schulung und den unklaren Return on Investment. Auch die Auseinandersetzung mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) sowie den Regeln der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) trägt zur Skepsis bei diesem Thema bei .
Dabei ist die Einführung eines rechtskonformen DMS oft bereits innerhalb weniger Tage und mit einem geringen Investment möglich, wie Ralf Schmitz erläutert, der beim Anbieter ecoDMS für Reseller Sales & Vertrieb zuständig ist. Hebel für den Projekterfolg sind nach seiner Auffassung drei Aspekte:
1. Kostengünstige Mietsysteme
Am Markt sind aktuell ausgereifte und einfach bedienbare und GoBD /DSGVO-konforme DMS-Lösungen zum Preis von unter 100 Euro je gleichzeitiger Verbindung verfügbar. Die Systeme sind sowohl stationär als auch über einen Webclient erreichbar. Sie beinhalten sämtliche Funktionen, die ein Unternehmen benötigt, um Mitarbeitern den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente sowie deren Verwaltung und Bearbeitung zu ermöglichen. Auch vom Homeoffice aus. Die Software lässt sich online beziehen und vergleichsweise einfach implementieren.
2. Kostenfreier Hersteller-Support
Einige DMS-Anbieter bieten kostenfreie Handbücher zum Download und stellen Erklärvideos zur Verfügung, die ihren Kunden beim effizienten Einsatz der Software helfen. Dabei wird detailliert aufgezeigt, wie das System zu installieren und einzurichten ist. Informationen zu Rechtevergaben oder den unterschiedlichen Wegen, um Dokumente abzulegen, zu bearbeiten, bereitzustellen und digital zu exportieren, beispielsweise zum Steuerberater, sind ebenfalls im Detail beschrieben. Somit können sich Unternehmen häufig mit Eigeninitiative behelfen und damit erhebliche Kosten sparen. Bei Bedarf stehen zur Unterstützung Webinare und frei wählbare Supporteinheiten bereit. Immer dann, wenn die eigene Zeit knapp ist, können Anwender kurzfristige auf punktuelle Online-Unterstützung zurückgreifen.
3. Geringe Anforderungen an die IT-Infrastruktur
Technisch betrachtet benötigen Unternehmen wohl am ehesten Unterstützung beim Einrichten der Zugänge zum eigenen Server per Webclient oder über ein Virtual-Private-Network (VPN). Für DMS-Lösungen, die explizit kleinere und mittlere Unternehmen adressieren, sollte jede halbwegs aktuelle IT-Infrastruktur ausreichen, um sofort loszulegen.
Mit dem beschriebenen Vorgehen legen Unternehmen mit geringem Aufwand in kürzester Zeit die Basis für ein funktionierendes Dokumenten-Management im Homeoffice, argumentiert Schmitz. „Nach unserer Projekterfahrung lässt sich ein DMS innerhalb einer Woche realisieren. Wer es eiliger hat, der lässt sich das System innerhalb von zwei bis drei Tagen von einem autorisierten Reseller implementieren.“ Das Dokumentenmanagementsystem lasse sich dabei sowohl auf dem eigenen Server als auch in der Cloud betreiben. In beiden Varianten sei ortsunabhängiges, papierloses Arbeiten kein Problem. Jürgen Frisch
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