Beim häufigen Wechsel zwischen Homeoffice, Büro, Innen- und Außendienst ist eine reibungslose und sichere Kommunikation nötig. Drei Mitarbeiter des IT-Systemhauses m2solutions berichten, was ihnen die Arbeit erleichtert.
1. Virtual Private Network sichert den Netzzugang ab
Wer schon vor Corona im Homeoffice gearbeitet hat, der ist auf die neue Lage bestens vorbereitet. So wie Projektmanager Ralf Krank, der eine festinstallierte VPN-Box (Virtual Private Network) im Homeoffice hat, die sichere Internet-Übertragungen über mehrere Netzwerke und Endgeräte hinweg gewährleistet. „Ich habe so einen permanenten Zugang zur Firma und muss mich nicht über einen VPN-Client remote einwählen“, berichtet Krank. „In dem Moment, in dem ich meinen Dienstrechner anschalte, bin ich automatisch in die Firma eingeloggt.“ Gleichzeitig kann er über diesen Internetzugang durch die Firewall im Hauptstandort Neustadt sicher im Internet surfen und benötigt keine eigene Firewall im Homeoffice. So ist gewährleistet, dass die Datenströme zwischen Homeoffice und Unternehmens-IT immer sicher und datenschutzkonform ohne für Datenlecks anfällige Zwischenstationen fließen.
2. Unified Communications und IP-Telefonie
Auch bei der IP-Telefonie ist ein zusätzlicher Schutz wichtig. m2solutions nutzt hier eine Unified-Communications-Lösung, die alle Kommunikationsmedien und -kanäle bündelt. So können die Mitarbeiter ortsungebunden auf benötigte Informationen zurückgreifen – und sie sind erreichbar, egal, ob sie sich gerade im Büro aufhalten oder außerhalb. Telefon, Fax, Video, Voicemail und Instant Messaging wachsen in der Plattform Swyx unter einer gemeinsamen Nutzeroberfläche zusammen. Personenbezogenen Daten werden dabei datenschutzkonform in Verbindungsprotokollen oder Call Detail Records zusammengetragen.
3. Adressbuch, Rufumleitungen und Präsenzinformationen
Projektbetreuung erfordert ständige Erreichbarkeit. „Ich habe im Homeoffice ein IP-Telefon, das ich so nutzen kann, als würde ich im Büro in Neustadt sitzen, denn die Anrufe werden eins zu eins dargestellt“, berichtet Projektmanager Krank. Immer die gleiche Nummer, und überall erreichbar – auch Service Delivery Managerin Jutta Kühl-Papandreou nutzt die ‚Weiterleitung‘ aufs Smartphone, auf dem die Swyx-App läuft. „Auch wenn ich mal kurz den Platz verlasse, ist die Erreichbarkeit garantiert.“
Auch ein komplexes Call Routing ist möglich. Ein Anwender kann festlegen, was mit einem eingehenden Anruf passieren soll – zum Beispiel an wen er weitergeleitet wird, wenn er nicht erreichbar ist. Intern ist über die Benutzeroberfläche zu sehen, welcher Mitarbeiter eingeloggt ist, und wer gerade nicht zu sprechen ist. Das schnelle Wählen über das Adressbuch spart Zeit“, sagt Projektmanagerin Sabine Lahm. „Darüber kann ich auch mehrere Kollegen zur Konferenzschaltung zusammenholen.“
4. Videotelefonie bringt Gestik und Mimik
Die Mitarbeiter haben sich die Benutzeroberfläche so angepasst, wie sie am besten damit arbeiten können. Doch nicht nur Sprachtelefonie, auch Videotelefonie ist ihnen im Homeoffice wichtiger geworden: „Gerade, wenn man sich länger nicht treffen kann, ist es im Homeoffice sehr wichtig, auch die Gestik und Mimik seines Gegenübers zu sehen“, erläutert Krank. Damit alle Mitarbeiter an Videokonferenzen teilnehmen können, ist nicht nur die richtige Hardware und Software vonnöten. Auch eine ausreichende Internet-Bandbreite sollte vorhanden sein.
Gebündelte Kommunikation spart Zeit und Kosten
Die Praxiserfahrungen von m2solutions zeigen: Wird die Kommunikation über eine Unified-Communications-Lösung gebündelt, spart das Zeit und Kosten. Egal, ob Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten oder unterwegs sind, sie können einfach und schnell auf benötige Informationen zurückgreifen und sind intern und extern erreichbar. Jürgen Frisch
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