Nur jedes fünfte Unternehmen ist auf den Einsatz von Künstlicher Intelligenz wirklich vorbereitet. Das zeigt eine aktuelle Studie, in der über 500 Fach- und Führungskräfte befragt wurden. Die Ergebnisse machen deutlich: Der größte Engpass für KI liegt nicht in der Technologie – sondern in den Prozessen. Genau hier zeigt sich, warum Prozessexzellenz und KI untrennbar zusammengehören. Denn KI verstärkt bestehende Strukturen – und legt offen, wie leistungsfähig Prozesse tatsächlich sind.
Digitalisierung und Künstliche Intelligenz gelten heute als zentrale Hebel für Effizienz, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit. Doch die aktuelle internationale Studie des Softwareunternehmens GBTEC zeigt: Der eigentliche Engpass liegt nicht in der Technologie, sondern in den Prozessen, die sie tragen. Diese sollten eng auf Nutzer und Technologie abgestimmt sein und exzellent gestaltet sein, sodass Unternehmen jeden Schritt in den Prozessen kontinuierlich analysieren, bewerten und optimieren können. 75 Prozent der Befragten in der DACH-Region sehen Prozessexzellenz daher auch als entscheidenden Faktor, um durch Künstliche Intelligenz einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten. Allerdings können auch Prozesse, die reibungslos funktionieren, bei unzureichender strategischer Führung und unklarer Dokumentation scheitern. 74 Prozent der Umfrageteilnehmer sehen falsch gemanagte operative Komplexität, die durch unstrukturierte, fragmentierte oder schlecht dokumentierte Prozesse verursacht wird, daher auch als größte Bedrohung für den Erfolg von Transformationsprojekten.
Sichtbarkeit schafft Handlungsspielraum – und ist Voraussetzung für KI
Viele Unternehmen wissen erstaunlich wenig über die tatsächlichen Abläufe, Schwachstellen und softwarebezogenen Abhängigkeiten ihrer Prozesse. Über Jahre gewachsene Strukturen in der Organisation, bei den Prozessen oder den IT-Systemen, der Einsatz unterschiedlicher Tools für die gleichen Geschäftsabläufe oder unklare Zuständigkeiten führen dazu, dass Informationen innerhalb eines Unternehmens unvollständig oder sogar widersprüchlich sind. Die Folge: Entscheidungen dauern länger und Projekte verzögern sich. Unternehmen, die Prozessexzellenz anwenden, bilden dagegen ihre Abläufe erst einmal vollständig ab, dokumentieren sie und schaffen so eine solide Grundlage für Verbesserungen. 79 Prozent der befragten Führungskräfte sind überzeugt, dass ohne durchgängige Transparenz keine Transformation gelingt. Denn nur wer Prozesse in ihrer Gesamtheit versteht, kann Engpässe erkennen, Prioritäten richtig setzen und Technologieinvestitionen effektiv nutzen. Ohne diese Transparenz bleiben Prozessexzellenz und KI wirkungslos, weil Automatisierung und Analyse nicht auf stabilen Abläufen aufsetzen können.
Die Lücke zwischen Anspruch und Umsetzung wird zum KI-Risiko
Gerade im Kontext von KI zeigt sich, wie groß die Diskrepanz zwischen strategischem Anspruch und operativer Realität ist. Die Umsetzung von Prozessexzellenz ist jedoch herausfordernd. Nur zehn Prozent der befragten Organisationen in der DACH-Region erreichen die höchste Reifeebene „AI-powered“ – ein Status, bei dem Prozesse die KI für Aufgaben nutzen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Die Mehrheit der an der Umfrage beteiligten Unternehmen arbeitet dagegen immer noch mit fragmentierten Abläufen und/oder unkoordinierten Teams, was das Implementieren neuer Technologien erheblich erschwert. Denn die Investition in digitale Lösungen allein reicht heute nicht mehr aus. Ein wirklicher Mehrwert entsteht nur, wenn Unternehmen ihre strategischen Ziele an konsistente, vollständig dokumentierte Prozesse koppeln. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Automatisierungsinitiativen statt Effizienz lediglich eine hohe Komplexität erreichen.
Führung, Kultur und Governance als Erfolgsfaktoren für skalierbare KI
Prozessexzellenz ist jedoch auch ein ganzheitlicher Ansatz, der sich zum Ziel setzt, Mitarbeitende in Prozessinitiativen einzubeziehen, damit diese ein Verständnis für KI-gestützte Technologien entwickeln und den Mehrwert verstehen, den die neuen digitalen Abläufe bieten.
Mit zunehmender Automatisierung und KI-Nutzung steigt zugleich die Bedeutung klarer Steuerungs- und Kontrollmechanismen. Um die IT mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, Risiken zu steuern und die geltenden gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, spielt GRC (Governance, Risk und Compliance) eine wichtige Rolle. Während Governance (Unternehmensführung) sicherstellt, dass die IT-Aktivitäten mit den Geschäftszielen des Unternehmens in Einklang stehen, bezieht sich Risk (Risikomanagement) auf das Identifizieren, Bewerten und Steuern von Risiken, um so Bedrohungen zu minimieren und Haftungen zu vermeiden. Dagegen sorgt Compliance (Regelkonformität) dafür, dass ein Unternehmen oder eine Organisation alle externen (Gesetze, Vorschriften, Normen) und internen Anforderungen erfüllt.
Organisationen, die Governance, Risk und Compliance (GRC) von Anfang an in ihren Prozesslebenszyklus integrieren, fällt es deutlich leichter, sich an neue Risiken und gesetzliche Anforderungen anzupassen. Allerdings ist nur weniger als die Hälfte (46 %) der Befragten der Meinung, dass die bestehenden Prozesse ihres Unternehmen sie effektiv dabei unterstützen, auf neu auftretende Risiken sowie regulatorische oder prüfungsbezogene Anforderungen in angemessener Weise zu reagieren. Die Mehrheit sieht in der Art und Weise, wie Prozesse ihr GRC-Management unterstützen, Verbesserungspotenzial. 72 Prozent der Umfrageteilnehmer halten es für wichtig, dass GRC in den gesamten Prozess, von der Prozessmodulation bis zur Umsetzung, einbezogen wird, um Stabilität und Agilität langfristig sicherzustellen. Wer Risikomanagement, Qualitätssicherung und Compliance dagegen erst im Nachhinein in seine Prozesse integriert, läuft Gefahr, regulatorische Anforderungen zu verfehlen und Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen.
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Zur Webinar-AnmeldungProzessexzellenz in der Praxis
Erst im operativen Alltag zeigt sich, ob Prozessexzellenz mehr ist als ein strategisches Zielbild. Digitale Prozesse sind so angelegt, dass sie Mitarbeitende, Systeme und Informationen miteinander verbinden. Beispielsweise werden durch das Modellieren von Prozessen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden oft erst transparent. Das optimiert die Zusammenarbeit. Mithilfe integrierter Systeme und Softwareanwendungen (wie CRM, ERP, Kommunikationsplattformen) ist es möglich, dass unterschiedliche Tools durchgehend zusammenarbeiten, Informationen reibungslos fließen, manuelle Dateneingaben entfallen und Routineaufgaben automatisiert ablaufen. Dabei greifen die einzelnen Schritte von der Anfrage über das Angebot bis zur Auftragsabwicklung nahtlos ineinander und geben die Daten automatisiert weiter. Freigaben erfolgen regelbasiert, sodass das Fehlerrisiko, welches durch menschliches Handeln oder Unterlassen verursacht wird, sinkt und Unternehmen auf Veränderungen schneller und zuverlässiger reagieren können. Digital transformierte Prozesse sind in fast allen Bereichen möglich, angefangen bei der Beschaffung, über das Personalwesen, bis hin zur Verwaltung.
Vernetzung über Systemgrenzen hinaus
Ein moderner Prozess endet nicht an der Grenze eines ERP- oder CRM-Systems. Über technische Integrationen und standardisierte API-Programmierschnittstellen (Application Programming Interface) können unterschiedliche Softwareanwendungen miteinander kommunizieren, Daten austauschen und gemeinsame Funktionen nutzen. Auf diese Weise entstehen durchgängige Abläufe, die interne und externe Partner einbinden – vom Lieferantenmanagement über den Kundensupport bis zur revisionssicheren Dokumentation. Bislang nutzen jedoch lediglich 29 Prozent der befragten Organisationen eine integrierte Prozessmanagement-Suite. Alle anderen arbeiten mit Einzellösungen, die wenig bis gar nicht miteinander kommunizieren. Das erschwert nicht nur die Datennutzung, sondern behindert auch die Einführung neuer Technologien. Unternehmen, die eine modulare, integrierte Architektur nutzen, können ihre Prozesse hingegen flexibel erweitern, KI nahtlos einbinden und Innovationen schneller umsetzen.
KI als integraler Bestandteil von Prozessen
Erst wenn Abläufe klar strukturiert, dokumentiert und gesteuert sind, können Prozessexzellenz und KI gemeinsam ihr volles Potenzial entfalten. Je stärker Prozesse digitalisiert und vernetzt sind, desto größer wird der Hebel für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Künstliche Intelligenz analysiert nicht nur Prozesse, sie erkennt auch Muster und gibt auf Basis historischer Daten Empfehlungen ab. Einmal in die Prozesslandschaft eingebettet bildet sie einen aktiven Bestandteil der Wertschöpfung. KI-gestützte Systeme erkennen selbständig Engpässe, schlagen Optimierungen vor und steuern Abläufe vorausschauend. Eine fortschrittliche Form der KI stellt die Agentic AI dar, mit deren Hilfe Systeme ohne menschliche Interaktion Ziele verfolgen, Entscheidungen treffen oder Aufgaben planen und ausführen können. Damit derartige Anwendungen jedoch zuverlässig funktionieren, müssen die zugrunde liegenden Prozesse präzise beschrieben, die Daten konsistent und die Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt sein. Unternehmen, die ihre Abläufe von Anfang an strukturiert dokumentieren und mit Governance-Regeln versehen, schaffen damit die Grundlage für den sicheren und effektiven Einsatz dieser neuen KI-Generation.
Prozessexzellenz ist kein Nebenschauplatz
Die digitale Transformation steht und fällt mit den Prozessen, auf denen sie aufbaut. Erfolgreiche Unternehmen gestalten ihre Abläufe strukturiert, nachvollziehbar und messbar. Erst auf dieser Basis können Automatisierung und KI ihr Potenzial entfalten und echte Wertschöpfung schaffen. Die Studie von GBTEC zeigt deutlich: Prozessexzellenz ist kein Nebenschauplatz, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für die Zukunft. Organisationen, die Transparenz schaffen, Governance verankern und Technologie gezielt auf stabile Abläufe aufsetzen, sichern sich den entscheidenden Vorsprung – heute und in einer zunehmend KI-getriebenen Welt von morgen. Prozessexzellenz und KI sind keine getrennten Disziplinen, sondern zwei Seiten derselben Medaille.
Der Autor
Gregor Greinke ist CEO der GBTEC Software AG.
