Unternehmen sehen sich einem scharfen Wettbewerb und steigenden Compliance-Anforderungen ausgesetzt. Robotic Process Automation und Process Intelligence helfen dabei, die Herausforderungen zu bewältigen.
Fast jedes Unternehmen steht unter dem Druck, die Abläufe in seinem Betrieb zu optimieren. Allerdings verlassen sich viele Verantwortliche bei der Erfassung, Prüfung und Eingabe von Informationen in Systemen, Websites und Portalen noch auf manuelle Tätigkeiten. Dabei handelt es sich um mühselige Aufgaben, die enorm viel Zeit kosten. Das manuelle Kopieren von Daten birgt die Gefahr von Fehlern. Process Mining unterstützt Unternehmen dabei, ineffiziente Prozesse aufzudecken und ergänzt die Technologie Robotic Process Automation. Fünf Schritte bringen Unternehmen dem Ziel der Automatisierung näher.
1. Zeitaufwändige manuelle Abläufe an Roboter delegieren
Trotz aller technologischen Fortschritte sind noch immer viele Prozesse arbeits- und personalintensiv. Nicht selten müssen Mitarbeiter täglich zwischen verschiedenen Systemen und Bildschirmen wechseln, um Daten zu prüfen, einzugeben, zu suchen oder zu organisieren. Mit intelligenten Software-Robotern lassen sich alltägliche Aufgaben aus nahezu jeder Anwendung oder Datenquelle automatisieren – darunter Websites und Portale, Anwendungen oder interne IT-Systeme. Die „menschlichen“ Mitarbeiter können sich dann auf ihre Kernkompetenz fokussieren, etwa die Kundenberatung.
2. Software-Roboter und Process Management ergänzen sich
Robotic Process Automation fungiert oft als Ergänzung zu Integrationstools und Plattformen für Business Process Management sowie Case-Management, in denen sich die Bots innerhalb einer größeren Gruppe von Prozessen einsetzen lassen. Diese Schritte helfen Unternehmen dabei, weitere manuelle Arbeitsabläufe in zentralen Prozessen zu beseitigen. Robotic Process Automation lässt sich inzwischen auch bei Workflows einsetzen, die bis dato durch das Raster für eine mögliche Automatisierung gefallen sind, da die Automatisierungsprojekte zu klein oder zu komplex waren und die IT es mangels Zeit, Budget und Ressourcen nicht geschafft hat, die Software an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
3. Leitfragen zeigen das Automatisierungs-Potenzial
Um zu identifizieren, welche Prozesse sich automatisieren lassen, müssen sich Geschäfts- und IT-Leiter zusammensetzen. Drei Leitfragen sind dabei zu klären:
- Welche Bereiche erfüllen nicht die Erwartungen? In welchen Bereichen gibt es keine Innovationen oder Produktivitätssteigerungen? Bei dieser Prüfung lässt sich genau bestimmen, welche Arbeitsabläufe sich für die Automatisierung eignen.
- An welchen Stellen sorgen unflexible Anwendungen oder Informationssilos für Engpässe? Unternehmen sollten die Bereiche ermitteln, die durchweg schlechtere Ergebnisse liefern als andere. Funktioniert der Austausch von Informationen zwischen den Bereichen und Abteilungen gut? Schlecht konfigurierte IT-Systeme können für Engpässe in der Verarbeitung sorgen.
- Welche Prozesse lassen sich ohne zusätzliches Personal nicht skalieren? Wenn ein Unternehmen wächst, wachsen auch die Prozesse. Ständige Erhöhungen des Personalbestands sind ein sicheres Zeichen dafür, dass sich eine Prozessoptimierung lohnen wird.
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4. Mit Process Intelligence lassen sich Prozesse überwachen
Es ist mitunter recht anspruchsvoll, Prozesse zu überwachen und zu ermitteln, welche weiteren Möglichkeiten es gibt, um diese zu optimieren. Viele Workflows sind in verschiedenen Systemen isoliert, genauso wie die dazugehörigen Daten. Mit Process Intelligence können Unternehmen Abläufe in Echtzeit überwachen und gegebenenfalls anpassen. Benutzerdefinierte Dashboards identifizieren ineffiziente Abläufe. Process Intelligence zeigt auf, wofür Mitarbeiter wie viel ihrer Zeit verwenden und welche Anwendungen sie dabei am häufigsten nutzen. Dieses Verfahren lässt sich nutzen, um Ineffizienzen, Engpässe oder Compliance-Probleme aufzudecken.
5. Management und IT-Abteilung müssen an einem Strick ziehen
Manuelle Tätigkeiten lassen sich inzwischen künftig nicht mehr allein durch Mitarbeiter bewältigen. Mit Robotic Process Automation und Process Intelligence erarbeiten sich Unternehmen einen Wettbewerbsvorsprung. Der erste Schritt beim Digitalisieren von Prozessen ist es, das Management und die IT-Leiter von diesen Technologien zu überzeugen. Der Schlüssel liegt darin, die Perspektiven und Prioritäten beider Parteien zu verstehen. Es empfiehlt sich daher, einen überzeugenden Business Case zu erarbeiten, der sich an diesen Zielen ausrichtet.
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Der Autor
Chris Huff ist Chief Strategy Officer bei Kofax.
