Gerade in Bezug auf das Personalmanagement fallen in vielen Unternehmen große Mengen an Daten an: Vom Bewerbungsprozess bis zum Vorstellungsgespräch, von der Abspeicherung wichtiger Personalinformationen bis zur Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen muss alles dokumentiert werden, damit zuständige Mitarbeiter jederzeit den Überblick behalten.
In den Human Resource Abteilungen fallen sehr viele Daten an, die häufig noch in Papierform verarbeitet werden. Vom Recruiting über die Pflege der Personalakten bis hin zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen steht hier einiges an Arbeit an. In manchen Human-Resources-Abteilungen stapeln sich daher die Ordner voller Dokumente in den verstaubten Aktenschränken.
„Ohne ein digitales System und nur mit einem Haufen an Papierdokumenten können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heutzutage jedoch kaum vernünftig oder effizient arbeiten“, weiß Sebastian Dörr-Willken, Geschäftsführer der Semantic Applications GmbH & Co. KG. „Hier braucht es dringend den Einsatz von entsprechender Software, um dem sich ausbreitenden Chaos in deutschen Personalabteilungen endlich ein Ende zu setzen und gleichzeitig die Arbeit für alle Angestellten leicht zu gestalten.“ Solche Systeme bieten eine Reihe an Vorteilen für hiesige Betriebe, da diese damit unter anderem ihre Produktivität bei internen Abläufen steigern.
Goodbye, Chaos – hello, Ordnung
Während Unternehmen und der Human-Resource-Bereich selbst die Relevanz einer stetigen Digitalisierung sehr hoch ansetzen, gibt es noch einiges an Potenzial beim derzeitigen Stand der Entwicklung. In einem Großteil der Betriebe mangelt es bisher an entsprechender Software und der Umsetzung der eigenen Zukunftsziele.¹ Viele der täglichen Prozesse finden in der heutigen Zeit zwar schon digital statt, dennoch werden in vielen Unternehmen immer noch fein säuberlich geführte Excel-Tabellen im Personalmanagement eingesetzt. Das entspricht nicht mehr den aktuellen Ansprüchen. „Hier nach einer einzelnen Information zu suchen, erweist sich oft als nervenaufreibend und zeitraubend“, erklärt der Experte. „Entsprechende Personalmanagement-Software erlaubt die Zusammenführung einer Vielzahl wichtiger Daten in geordnete Systeme, die sich einfach durchsuchen lassen. So lässt sich beispielsweise auch schnell ein Bedarfsplan für das weitere Recruiting erstellen.“ Digitale Personalakten bieten die Möglichkeit, allgemeine und spezifische Informationen sortiert abzulegen. Nebenbei kann eine solche Software Unternehmen dabei helfen, ihren gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutz sachgemäß umzusetzen. Daten, die Zuständige aus rechtlicher Sicht längst hätten löschen müssen, gehen in Excel-Tabellen besonders schnell verloren oder werden einfach übersehen. Zudem bedeutet eine solche Systemumstellung weniger täglichen Arbeitsaufwand für die Angestellten, die so mehr Zeit für andere Projekte und Aufgaben haben.
Bequeme Lösung für alle Parteien
Auch die meist in solche Programme integrierten Zeiterfassungssysteme erweisen sich aufgrund der aktuellen Rechtsprechung als ein wichtiger Bestandteil eines digitalen Human-Resource-Managements. Arbeitsgeber:innen müssen seit Ende des letzten Jahres die täglichen Beschäftigungszeiten ihrer Angestellten nun genau erfassen und dokumentieren. Nur knapp 59 Prozent der hiesigen Unternehmen haben diesen Beschluss bisher umgesetzt.² Für viele entpuppt sich das als eine große Umstellung oder sie suchen noch nach der passenden Lösung für sich. Dörr-Willken hält fest: „Dabei hilft ein digitales System, in das die Arbeitnehmer selbst eintragen können, wer wann und wo gearbeitet hat. Dies erlaubt auf der einen Seite, die Vorgaben der Aufsichtsbehörde beziehungsweise des Gesetzgebers leichter einzuhalten, und auf der anderen Seite können Mitarbeitende ihren eigenen Workflow viel übersichtlicher gestalten.“ Nie wieder muss die Personalabteilung Anfragen zur verbleibenden Anzahl der Urlaubstage oder Überstunden beantworten, da solch eine Schnittstelle beiden Seiten einen genauen Überblick über den derzeitigen Stand ermöglicht. Außerdem können alle Angestellten ihre gewünschten freien Tage direkt über das System beantragen und die unübersichtliche Urlaubszettelwirtschaft, in die sich vorher schnell ein Fehler eingeschlichen hat, gehört somit der Vergangenheit an. So lassen sich mit einer entsprechenden Software viele Arbeitsabläufe in der Personalwirtschaft automatisieren und standardisieren.
¹ https://www.haufe.de/download/studie-digitalisierungsgrad-von-hr-579756.pdf
² https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Umsetzung-Pflicht-zur-Arbeitszeiterfassung
Der Autor
Sebastian Dörr-Willken ist Geschäftsführer bei Semantic Applications.
