Ein Einstieg oder der Ausbau von Digitalisierungsmaßnahmen steht bei den meisten Unternehmen auf der Prioritätenliste für 2022. Die Frage bei der Priorisierung der Digitalisierungsprojekte ist häufig, wie können wir mit möglichst überschaubarem Aufwand einen besonders hohen Nutzen erzielen? Typische Einstiegsprojekte sind häufig die Eingangsrechnungsbearbeitung oder das Vertragsmanagement. Tina Bohlmann vom Digitalisierungsexperten Kendox hat fünf wichtige Vorteile der digitalen Personalakte zusammengefasst.
Die Arbeit in Personalabteilungen ist noch immer mit unglaublich viel Papier verbunden. Zwar bestehen die Unterlagen heute meist aus einem Mix von digitalen und Papier-Dokumenten. Anders als in anderen Unternehmensbereichen ist in der Personalabteilung das Papier immer noch der „Hauptakteur“. Diese Medienbrüche erschweren die Verwaltung zusätzlich, denn gerade im Personalwesen, unterliegen Dokumente mit persönlichen Informationen strengen Vorgaben für die Aufbewahrung aber auch Löschung. Vor allem aber fehlt bei den meisten Unternehmen ein Überblick über alle Unterlagen sowie die schnelle Auffindbarkeit von Informationen.
Zu den wichtigsten Vorteilen einer digitalen und in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingebundenen Personalakte gehören daher:
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1. Schneller Zugriff auf Informationen
Für die Einsichtnahme in die Akten ihrer Mitarbeitenden müssen sich viele Personalverantwortliche heute buchstäblich auf den Weg in das Archiv oder den „Akten-Keller“ machen. Selbst wenn die Wege nicht lang sind, ist die Suche nach einzelnen Unterlagen in umfangreichen Papierdossiers extrem aufwändig und zeitraubend. Der sicher augenscheinlichste Vorteil von vollständig digitalisierten Personalakten ist daher der bessere und schnellere Zugriff auf Informationen. Über die Einbindung der Personalakten in ein Dokumentenmanagement-System sind die Unterlagen nicht nur klar strukturiert und verschlagwortet, sondern die Informationen sind auch über die Suchfunktionen sehr schnell auffindbar. Besonders vorteilhaft ist dabei, dass der Zugriff auch abteilungsübergreifend möglich ist und so einen Überblick über die gesamte Belegschaft schafft. Über ein entsprechendes Berechtigungsmanagement im DMS lässt es sich sehr fein auf entsprechende Rollen und Funktionen im Unternehmen abstimmen, welche Informationen gefunden werden „dürfen“ und welche nicht.
2. Transparenz über alle Qualifikationen im Unternehmen
Qualifiziertes Personal zu finden, ist heute eine große Herausforderung für viele Unternehmen – Stichwort Fachkräftemangel. Knapp 90 Prozent der Entscheidungsträger gaben in aktuellen Studien an, dass Qualifikationslücken bei Mitarbeitenden ihren Umsatz in den letzten 12 bis 18 Monaten beeinträchtigt haben. Die Suche nach Fachkräften und der Aufbau zusätzlicher Qualifizierungen in der eigenen Belegschaft steht daher bei vielen Firmen im Fokus. Eine Maßnahme, die sehr viel schneller greifen kann, ist allerdings, sich einen Überblick über vorhandene Qualifikationen in der Belegschaft zu verschafften. Dabei geht es von IT-Zertifizierungen über Kenntnisse bei der Anwendung bestimmter Tools und Systeme bis zum Stapler-Führerschein oder der Ersthelferausbildung von Mitarbeitenden.
Digitale Personalakten verschafften hier abteilungsübergreifend Transparenz. Es könnte also beispielsweise ein Kollege mit dringend benötigten IT-Kenntnissen in einer anderen Abteilung aushelfen. Oder falls eine Mitarbeiterin mit Ersthelferzertifizierung erkrankt, man aber nach gesetzlichen Vorgaben diese Qualifikation für einen Unternehmensbereich benötigt, dann findet sich dank schneller Suche über die digitalen Akten vielleicht eine andere Kollegin. Bei Akten in Papierform wäre dies selbst bei noch so ausgeklügelter Suche quasi unmöglich.
3. Rechtssichere Archivierung und Compliance
Viele Dokumente in Personalakten haben keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Man muss eine Krankmeldung nicht für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich vielmehr aus Sachzwängen heraus. Es kann beispielsweise sein, dass man aufgrund eines Arbeitsunfalls mit Spätfolgen nach vielen Jahren Akteneinsicht nehmen muss. Sind die benötigten Unterlagen dann nicht mehr vorhanden oder auffindbar, so könnte dies schwerwiegende Folgen haben. Auch aus diesem Grund ist es häufig kompliziert, einzelne Unterlagen aus Personalakten zu entfernen – und so wachsen die Aktenberge in den Personalabteilungen. Andere Personalunterlagen unterliegen Vorgaben für die sichere und vertrauliche Speicherung (Stichwort DSGVO). Bei Papierunterlagen in einem Kellerarchiv ist dies kaum sicherzustellen. Hinzu kommt, dass es auch Informationen gibt, die nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums gelöscht werden müssen – beispielsweise Bewerbungsunterlagen. Durch die Einbindung in ein DMS können solche Compliance-Vorgaben automatisiert und sicher umgesetzt werden.
4. Einbindung in weitere digitale Prozesse
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist es, die Personalakten in digitale Prozesse einzubinden. Das kann ein ERP-, Workforce-Management- oder ein System für Mitarbeiterentwicklung und Schulungen sein. Auch Erinnerungsfunktionen für Zertifizierungen lassen sich bei der digitalen Personalakte mit einzelnen Mitarbeitenden verknüpfen. So wird beispielsweise sichergestellt, dass ein Staplerfahrer rechtzeitig seinen Führerschein erneuert oder IT-Mitarbeitende nicht die Frist für eine wichtige Zertifizierung verpassen, die für ein Projekt benötigt wird.
5. Land in Sicht – ein Ende der Papierberge
Ein weiterer Punkt, vor allem in großen Unternehmen, ist tatsächlich der Platzbedarf für die Akten. Manche Firmen haben buchstäblich kilometerlange Ordnerreihen im Keller – insbesondere, wenn sie schon seit vielen Jahren am Markt sind. Zum andern ist in den Personalakten der Mitarbeitenden, die schon sehr lange im Unternehmen beschäftigt sind, im Laufe der Zeit unfassbar viel Papier hinterlegt. Aus den beschriebenen Gründen werden nur selten Unterlagen aussortiert, denn eines Tages könnte beispielsweise im Falle eines Unfalls oder einer Klage jede Unterlage wichtig sein.
Für Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte hat Kendox eine Checkliste mit sechs wichtigen Schritten erstellt.
Über die Autorin
Tina Bohlmann ist bei der Kendox GmbH für die Umsetzung von Kundenprojekten verantwortlich. Sie unterstützt sowohl mittelständische Unternehmen als auch internationale Konzerne auf dem Weg der digitalen Transformation. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf Projekten, bei denen eine digitale Personalakte eingeführt wird.
