Dokumente aus dem Unternehmen unterwegs am Laptop bearbeiten und freigeben – das ermöglicht Office Manager DMS. Die dazugehörige App macht die Daten und Workflows auf einem Smartphone verfügbar.
Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, sollten idealerweise den Mitarbeitern Informationen mobil zur Verfügung stellen. Bislang ist allerdings das mobile Arbeiten in Deutschland noch nicht verbreitet: Laut dem D21 Digital Index 2017/2018 arbeiten lediglich 16 Prozent der Erwerbstätigen ständig oder gelegentlich mobil. Neben den Anforderungen an Arbeits- und Datenschutz ist der größte Knackpunkt die technische Voraussetzung: Nur knapp die Hälfte der Berufstätigen erhalten ein Notebook von ihrem Arbeitgeber. Smartphones stehen nur 21 Prozent zur Verfügung, Kollaborative Tools sogar nur 16 Prozent.
„Der Wechsel zum Digital Workplace kann nur funktionieren, wenn die Arbeit jenseits des Büroschreibtisches genauso flüssig läuft, als wäre der Mitarbeiter im Büro“, erläutert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. „Ob im Büro, in den eigenen vier Wänden, im Hotelzimmer oder in der Bahn – der Mitarbeiter muss jederzeit die Möglichkeit haben, aktiv in Workflows und Arbeitsabläufe einzugreifen. Ein Dokumentenmanagement-System, das mehr als nur Lesezugriff auf Dokumente bereithält, kann das gewährleisten.“
Mit dem von Softwarebüro Krekeler entwickelten Office Manager DMS lässt sich der digitale Arbeitsplatz realisieren. Da Office Manager DMS zentral auf dem eigenen Unternehmensserver installiert wird, benötigen Mitarbeiter lediglich einen Laptop und Zugang zum Unternehmensnetzwerk. Die Daten liegen dabei sicher im Dokumentenmanagementsystem (DMS) und nicht offen in der Cloud. „Ausgestattet mit entsprechenden Benutzerrechten hat jeder Mitarbeiter standortübergreifend Zugriff auf die Daten und Informationen, die er für seien Arbeit benötigt“, erläutert Krekeler. „Damit ist es möglich, das komplette Büro zu Hause im Home-Office oder sogar auf eine längere Geschäftsreise mitzunehmen.“
Mitarbeiter können unterwegs oder vom Home-Office aus Dokumente anlegen, bearbeiten, an Workflows übergeben, auf Wiedervorlage nehmen, sperren, verschicken oder freigeben. Außerdem besteht die Möglichkeit zur Kommunikation im Team – und zwar direkt am Dokument. Die integrierte Notizfunktion ermöglicht es, Bearbeitungshinweise an ein Dokument anzuhängen. Der Bearbeitungsstand lässt sich mit einem Blick erfassen.
„Für die meisten von uns ist es privat inzwischen undenkbar, ohne ein Smartphone das Haus zu verlassen“, erläutert Krekeler. „Sie checken am Mobiltelefon E-Mails, googeln Informationen und bleiben über Soziale Medien mit Freunden in Kontakt. Da ist es verständlich, dass immer mehr Menschen diese Möglichkeiten auch an ihrem Arbeitsplatz fordern. Egal an welchem Ort sie gerade arbeiten, so möchten oder müssen erst recht auf dem Laufenden sein, was sich im Unternehmen tut.“
Dank der mobilen App von Office Manager DMS können Anwender vom Smartphone aus auf alle Dokumente im Dokumentenmanagementsystem zugreifen und darin Aufgaben hinzuzufügen. Später im Büro werden sie daran erinnert und können die Aufgaben in Ruhe erledigen. „Wir haben unsere App für die Anwender entwickelt, die nicht gleich ihr Notebook auspacken möchten, wenn sie auf die Schnelle eine Information suchen“, berichtet Krekeler. „Die Dokumente lassen sich per Fingertipp aus dem Office-Manager-Archiv über Kategorien oder per Volltextsuche auf dem Smartphone aufrufen.“ Jürgen Frisch
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