Steht die Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Vordergrund, kommt kein Unternehmen an der Auswahl und Implementierung moderner Software-Lösungen vorbei. Wenn man dabei Kostenfallen vermeiden möchte, muss es erstmal immer um die Analyse der eigenen Geschäftsprozesse gehen, um tatsächlich diejenige Software-Lösung zu finden, die diese Prozesse am besten abbildet.
Die Digitalisierung bedeutet für Unternehmen eine grundlegende Veränderung in der Art und Weise, wie sie Geschäfte machen. Es geht darum, traditionelle Geschäftsprozesse und -modelle auf digitale Technologien und Plattformen umzustellen, um Effizienz und Agilität zu verbessern, die Kundenerfahrung zu optimieren und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen. An der Software-Auswahl und –Implementierung kommt dabei niemand vorbei. Dabei muss es in einem ersten Schritt immer um die Analyse der eigenen Geschäftsprozesse gehen, um tatsächlich diejenige Software-Lösung zu finden, die diese Prozesse am besten abbildet.
Apollo 13 – Wenn das Runde nicht aufs Rechteckige will
Jeder erinnert sich an die Geschichte der Apollo 13: Ein runder Sauerstofffilter musste auf einen rechteckigen Anschluss gesetzt werden, um die Sauerstoffversorgung in der Mondkapsel zu ermöglichen. Solche schier unmöglich wirkenden Situationen gibt es in Unternehmen ständig: Immer und in allen Bereichen geht es letztlich darum, ob Software-Systeme und Prozesse zusammenpassen und nahtlos miteinander verbunden sind. Ist dies in erheblichen Umfang in der Praxis nicht mehr gegeben, kommt man um die Auswahl einer neuen Software-Lösung nicht herum.
In der aktuellen Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2022/2023“ wurden die Teilnehmer auch nach dem Auslöser für die Auswahl und Einführung einer neuen ERP-Software befragt: Etwa 28 Prozent gaben an, die Ablösung der vorhandenen ERP-Infrastruktur erfolge überwiegend, weil die vorhandene Lösung den Anforderungen des Betriebs nicht mehr gerecht wird, sei es in technologischer Hinsicht (z. B. Integration mit anderen Systemen, Passung zur Hardware-/Datenbank-Technologie, mobile Zugriffsmöglichkeiten) oder mangels notwendiger Funktionalität. So stellen Unternehmen z. B. häufig fest, dass die vorhandene ERP-Infrastruktur nicht in der Lage ist, neue Anforderungen aufgrund veränderter Unternehmensstrukturen (z. B. Übernahmen bzw. Verkauf von Unternehmensteilen) zu erfüllen. Auch die zunehmende Internationalisierung der Anwenderunternehmen stellt so manche Software-Lösung vor gravierende Herausforderungen.
Erfolgreich verlaufende Software-Projekte sind ohne ein ausgiebiges Prozessmanagement kaum denkbar
Zu Beginn eines jeden Software-Projekts ist es daher wichtig, sich einen Überblick über den IST-Zustand der Unternehmensprozesse zu verschaffen. In den Prozessen offenbaren sich nicht zuletzt die fachlichen Anforderungen an die neue Software-Lösung. Im Rahmen eines Prozess-Assessments, wie es z. B. das Aachener Einführungsmodell ImplAiX® vorsieht, werden die bestehenden Organisationsstrukturen und Prozesse im Unternehmen erfasst und analysiert.
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Die Prozessaufnahme und -analyse wird wesentlich durch den Einsatz von Referenzmodellen erleichtert: Diese beschreiben typische Unternehmensprozesse und/ oder -aufgaben, die sich in ähnlicher Form bei einer Vielzahl von Unternehmen finden. Bei der Analyse der Unternehmensabläufe ohne Referenzmodell müssen im Rahmen der Prozessaufnahme alle relevanten Prozessschritte eigenständig identifiziert und dokumentiert werden – eine Aufgabe, die nur mit entsprechender Erfahrung in überschaubarer Zeit erfüllt werden kann. Bei der Prozessanalyse unter Zuhilfenahme von Referenzmodellen werden die unternehmensspezifischen Abläufe aus den standardisierten Bausteinen zusammengesetzt. Durch diese Vorgehensweise wird die Identifikation und Dokumentation von relevanten Prozesselementen deutlich erleichtert.
Jeder soll von der neuen Software-Lösung profitieren
Im Vorfeld einer Software-Auswahl ist es für Unternehmen also wichtig, im Rahmen eines ausgiebigen Prozessmanagements ihre Anforderungen und Ziele an die neue Software-Lösung zu formulieren. Sie sollten die vorhandenen Unternehmensprozesse aufzeichnen, um so Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Wenn im Nachgang einer Software-Auswahl teure Anpassungen nötig werden, weil die neue Software-Lösung wichtige Unternehmensprozesse nicht ausreichend abbildet oder Mitarbeiter die Arbeit mit der neuen Lösung verweigern, weil sie ihre Prozesse in der Software nicht wiederfinden, hat niemand gewonnen.
Der Autor
Dr. Volker Liestmann ist Vorstand des auf Business-Software-Auswahl und -Betrieb spezialisierten Consultinghauses Trovarit AG.
