Bis zum vergangenen Jahr hat der Logistikdienstleister van Eupen seine Palettenscheine noch händisch mit Papier und Stift erstellt und in Excel-Tabellen verwaltet. Nach wenigen Wochen war das Ladungsträgermanagement digitalisiert. Nun spart das Unternehmen fast 20 Stunden pro Woche.
Digitales Palettenmanagement: Wer sich im Headquarter von van Eupen in Essen oder im Lager in Unna umschaut, merkt schnell, dass ohne die hölzernen Ladungsträger dort alles stillsteht. „Die Palette ist unser Transportmittel Nummer eins“, bringt es Dr. Michael Ott, Geschäftsleitung Logistik/Warehouse bei van Eupen, auf den Punkt.
Die van Eupen Logistik GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Unternehmen mit Fokus auf Kontraktlogistik. Seit 2017 ist sie eine hundertprozentige Tochter der spanischen Unternehmensgruppe Sesé mit Sitz in Saragossa, die Transport- und Logistiklösungen entlang der gesamten Lieferkette anbietet. Durch die Übernahme von van Eupen deckt Sesé in Deutschland ein breites Portfolio moderner Logistikleistungen ab – von Warehousing und Transportmanagement über Reverse Logistics bis hin zu Repair-Management und professionellen Refurbishment-Dienstleistungen.
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Bewährte, aber nicht mehr zeitgemäße Prozesse
So zentral Europaletten für den täglichen Betrieb des Kontraktlogistikers auch sind, ihre Verwaltung blieb lange umständlich – und schlicht nicht mehr zeitgemäß. „Lagermitarbeiter haben rosa Palettenscheine ausgefüllt, die anschließend händisch weiterverarbeitet und später in Excel übertragen wurden“, erinnert sich Pascal Benkel, Projektmanager bei van Eupen.
Wie so oft gilt: Je länger Prozesse etabliert sind, desto schwerer lassen sie sich verändern. Im vergangenen Jahr kam Bewegung in das Thema. Projektmanager wie Benkel trugen die Problematik an die Geschäftsleitung heran – und erhielten grünes Licht für die Einführung einer digitalen Lösung.
Digitales Palettenmanagement im Einsatz: Weniger Aufwand, mehr Effizienz
Der Dortmunder IT-Dienstleister Logistikbude hat sich seit seiner Gründung im Jahr 2021 der digitalen Verwaltung von Ladungsträgern verschrieben – von Gemüsekisten und Fleischerboxen über Spezialgestelle bis hin zu Europaletten. Das Unternehmen will mit seiner Software einen digitalen Standard für die Steuerung von Ladungsträgern etablieren. Nach einem achtwöchigen Projekt waren Palettenscheine auf Papier und Excel-Tabellen beim Logistikdienstleister Geschichte.
„Reibungsloser als bei van Eupen konnte die Implementierung kaum laufen“, berichtet Dr. Philipp Hüning, CEO und Co-Founder der Logistikbude. Da die Standardversion der Software die Anforderungen des Logistikdienstleisters bereits vollständig erfüllte, waren individuelle Anpassungen nicht notwendig. Der Fokus lag stattdessen auf der Datenmigration: Bestehende Bestände wurden eingepflegt, Altlasten bereinigt und Kundenprofile angelegt. „Nachdem alle Daten sauber hinterlegt waren, haben wir die Implementierung innerhalb von zwei Wochen abgeschlossen“, erinnert sich Benkel. „Wir waren positiv überrascht, wie schnell das Team der Logistikbude fertig war.“
Seitdem profitiert van Eupen von den Ergebnissen der Digitalisierung. Digitales Palettenmanagement spart Zeit, schafft Transparenz und reduziert Fehler. „Die Einfachheit und Effizienz des Tools überzeugen uns“, berichtet Ott. Der optimierte Prozess bleibt vertraut: Nachdem Lkws am Lager andocken, erfassen die Mitarbeiter die Palettenbewegungen über ein Tablet. Jede Buchung wird sofort dem entsprechenden Konto zugeordnet. Die Informationen stehen damit in Echtzeit zur Verfügung. „So sparen wir Zeit und vermeiden Fehler, die beim manuellen Übertragen zwangsläufig entstanden sind“, erklärt Benkel.
Deutlich weniger Telefonate und Mails
Ein weiterer Vorteil ist die transparente Kommunikation mit Spediteuren und Transportdienstleistern. Alle Geschäftspartner erhalten in regelmäßigen Abständen einen Weblink, über den sie auf die jeweiligen Buchungen zugreifen und diese bestätigen oder kommentieren. „Das erspart uns im Tagesgeschäft jede Menge Telefonate und E-Mails – und vor allem Zeit und Nerven“, bilanziert Benkel. „Pro Woche gewinnen wir so beinahe 20 Stunden Arbeitszeit, die wir für andere Aufgaben nutzen können.“
Perspektivisch soll die Softwarelösung der Logistikbude auch an weiteren Standorten der Grupo Sesé zum Einsatz kommen. „Das Verfahren ist standardisiert und erprobt. Dadurch sind Implementierungsaufwand und -dauer gering – und die Lösung amortisiert sich innerhalb weniger Monate“, sagt Hüning und fügt hinzu: „Die Hürde, das eigene Behältermanagement in die Gegenwart zu holen, war noch nie so niedrig.“ Jürgen Frisch
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