In jedem zweiten Unternehmen kämpfen die Projektteams mit unzugänglichen Informationen. Dies zeigt die Studie ECM Insights 2018 der SER-Gruppe. Dokumentenmanagementsysteme würden das Problem lindern.
Informationsaustausch holprig bis mangelhaft: 1.826 CIOs, Prozessverantwortliche und IT-Leiter hatte der Dokumentenmanagement-Spezialist SER im Rahmen der Marktforschungsreihe ECM Insights 2018 vom Juni 2017 bis Juni 2018 in Unternehmen der DACH-Region aus allen Branchen mit über 100 Millionen Euro Umsatz befragt. Die Studie ging der Frage nach, wo genau der Schuh bei der digitalen Zusammenarbeit von Projektteams in Unternehmen der DACH-Region drückt. Das Ergebnis lässt aufhorchen: 32 Prozent der Befragten sehen die fehlende gemeinsame Informationsbasis für alle beteiligten Projektmitglieder als die größte Herausforderung an. Jeder vierte Befragte (25 Prozent) beklagt zudem die fehlende Aktualität von Projektdokumenten. 20 Prozent finden diese erst gar nicht, wenn sie sie benötigen. „Fehlende oder veraltete Informationen sind Gift für die digitale Zusammenarbeit in Teams und führen im schlimmsten Fall zum Projektstillstand“, erläutert Manfred Zerwas, geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe.
Abbildung 1: Eine fehlende gemeinsame Informationsbasis und veraltete Dokumente sind laut der SER-Studie ECM Insights 2018 aktuell die größten Hindernisse in geographisch verteilten Projektteams. Unpassende Tools erschweren die Zusammenarbeit
Viele Probleme treten dann auf, wenn Unternehmen auf Tools setzen, die für die digitale Zusammenarbeit nur rudimentär oder gar nicht geeignet sind. So benennt über die Hälfte der Befragten (51 Prozent) E-Mail als erste Wahl für den Informationsaustausch in verteilten Teams. Rund jeder Dritte nutzt dafür FTP-/File-Server. Das führt oftmals zu einem Dokumenten-Versions-Chaos, in dem keiner mehr den Überblick über aktuelle Projektinformationen behält. Zudem können Informationen in komplexen Ordnerstrukturen und E-Mail-Postfächern vergessen werden oder verloren gehen.
17 Prozent der befragten Studienteilnehmer nutzen aus dem privaten Umfeld bekannte Cloud-Lösungen zum Informationsaustauch mit externen Kunden und Partnern. Oft tun sie das ohne das Wissen der eigenen IT-Abteilung. In solchen Fällen kann es passieren, dass wichtige Informationen nicht mehr der Hoheit des eigenen Unternehmens unterliegen und in die falsche Hände geraten: ein Compliance-Leck, das Unternehmen mit dem Einsatz eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) von vorneherein ausschließen.
Abbildung 2: E-Mail und File Server sind die in der Collaboration am häufigsten genutzten Werkzeuge.
Content Management Systeme sichern Teams weltweit ab
Dass Enterprise Content Management in Sachen Collaboration die erste Wahl ist, hat sich in noch nicht in allen Unternehmen herumgesprochen. Um in globalen Teams sicher und mit stets aktuellen Informationen zusammenzuarbeiten, ist eine zertifizierte und mehrsprachig ausgelegte ECM-Plattform unumgänglich. Mit ihr können Unternehmen zahlreiche Business-Lösungen für die digitale Zusammenarbeit umsetzen – jeweils individuell zugeschnitten auf ihre Bedürfnisse. Dazu zählen etwa virtuelle Projekträume, wie Manfred Zerwas ausführt: „Digitale Zusammenarbeit lebt von einer gemeinsamen Informationsbasis in einer sicheren Arbeitsumgebung. In virtuellen Projekträumen können weltweit verteilte Teams Informationen gemeinsam organisieren, bearbeiten und austauschen – stets aktuell und jederzeit verfügbar.“ Jürgen Frisch
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