ERP-Systeme bilden das operative Rückgrat vieler Unternehmen. Entsprechend weitreichend sind die Auswirkungen einer Investitionsentscheidung in diesem Bereich – sowohl organisatorisch als auch wirtschaftlich. Dennoch erfolgt die Auswahl neuer ERP-Lösungen in der Praxis häufig unter Zeitdruck und mit unzureichender methodischer Struktur. Doch genau hier lauern die meisten Risiken – lange bevor das eigentliche Implementierungsprojekt beginnt.
ERP-Auswahl Prozess: Typische Fehler entstehen vor der Implementierung
In vielen Auswahlprojekten liegt der Fokus zu Beginn auf der Bewertung von Softwarefunktionen oder einzelnen Anbietern. Strategische Zielsetzungen, Prozessanforderungen oder organisatorische Rahmenbedingungen werden dagegen oft erst später betrachtet. Dann sind jedoch bereits wesentliche Entscheidungen getroffen, die sich nur noch mit erheblichem Aufwand korrigieren lassen. Die Folge sind Projekte, die länger dauern, mehr kosten oder hinter den Erwartungen zurückbleiben.
Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die Ursachen solcher Probleme selten in technologischen Defiziten liegen. Deutlich häufiger sind unklare Anforderungen, nicht vergleichbare Angebote oder unzureichend definierte Leistungsumfänge ausschlaggebend. Auch eine zu frühe Festlegung auf einzelne Anbieter führt dazu, dass alternative Lösungsansätze nicht ausreichend geprüft werden. Diese Schwächen entstehen nicht während der Implementierung – sie werden in der Auswahlphase angelegt.
Struktur im ERP-Auswahl Prozess schafft belastbare Entscheidungsgrundlagen
Ein strukturierter Auswahlprozess setzt genau hier an. Er schafft Transparenz über Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen und führt dazu, dass Angebote systematisch vergleichbar werden. Gleichzeitig verbessert er die Qualität der Entscheidungsgrundlage und stärkt die Verhandlungsposition gegenüber potenziellen Implementierungspartnern. Die ERP-Auswahl wandelt sich damit von einem reinen Beschaffungsvorgang zu einem aktiv gesteuerten Entscheidungsprozess.
Die Verbindung von Auswahl und Implementierung ist entscheidend
Besonders entscheidend ist die enge Verzahnung von Auswahl und Implementierung. Ein systematisches Vorgehen stellt sicher, dass zentrale Ergebnisse der Auswahlphase direkt in die Projektvorbereitung überführt werden. Dazu gehören insbesondere ein abgestimmtes Lastenheft, klar definierte Soll-Prozesse sowie eine präzise Beschreibung des zukünftigen Leistungsumfangs. Diese Artefakte bilden die Grundlage für belastbare Angebote, realistische Projektpläne und tragfähige Vertragswerke.
Managementverantwortung in der ERP-Auswahl
Für das Management bedeutet dies, dass die ERP-Auswahl nicht delegiert, sondern aktiv gesteuert werden muss. Entscheidungen über Zielbild, Budgetrahmen, Anbieter und Leistungsumfang sollten entlang eines klar strukturierten Prozesses getroffen werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Investition nicht nur funktional passt, sondern auch organisatorisch und wirtschaftlich nachhaltig wirkt.
Struktur als Leitlinie für die Entscheidungsfindung
Die ERP-Auswahl lässt sich in mehrere aufeinander aufbauende Phasen gliedern – von der Zieldefinition über die strukturierte Marktsichtung und Anforderungsanalyse bis hin zur Angebotsbewertung und Projektvergabe. Jede dieser Phasen reduziert systematisch Unsicherheit und schafft die Grundlage für die jeweils nächste Entscheidung.
Wie Unternehmen ihre ERP-Auswahl strukturiert aufsetzen, Anforderungen sauber ableiten und Angebote belastbar vergleichen zeigt der vollständige Expertenbeitrag. Er verdeutlicht gleichzeitig, wie sich bereits in der Auswahlphase die Grundlage für eine stabile Implementierung und eine erfolgreiche Projektumsetzung schaffen lässt. Der Beitrag steht ab sofort zum Download bereit.
Der Autor
Dr. Volker Liestmann ist Vorstand der Trovarit AG.
