Eine gute ERP-Auswahl beginnt lange vor der ersten Anbieterpräsentation. Klare Ziele, ein definierter Scope, strukturierte Anforderungen und die frühzeitige Einbindung aller beteiligten Unternehmensbereiche schaffen Orientierung in einem komplexen Auswahlprozess.
Die Auswahl eines neuen ERP-Systems gehört zu den weitreichendsten IT- und Organisationsentscheidungen eines Unternehmens. Umso erstaunlicher ist es, dass viele Auswahlprojekte noch immer wie eine klassische Marktanalyse starten: Anbieter werden recherchiert, Systeme verglichen, Präsentationen organisiert. Doch genau hier liegt ein häufiger Denkfehler. Eine ERP-Auswahl ist kein einfacher Produktvergleich, sondern eine langfristige Investitionsentscheidung, deren Auswirkungen zum Zeitpunkt der Auswahl noch nicht vollständig absehbar sind.
Wer zu früh in den Markt geht, riskiert lange Auswahlphasen, schwer vergleichbare Angebote und Entscheidungen, die am Ende stärker von Präsentationseindrücken als von belastbaren Kriterien geprägt sind. Der entscheidende Erfolgsfaktor liegt deshalb nicht erst in der Bewertung der Anbieter, sondern darin, die ERP-Auswahl strukturiert vorzubereiten.
ERP-Auswahl vorbereiten: Warum Ziele und Scope zuerst kommen
Am Anfang stehen klare Ziele und ein sauber definierter Scope. Welche Verbesserungen soll das neue ERP-System ermöglichen? Welche Geschäftsbereiche, Prozesse und Funktionen sind Teil der Auswahl – und welche bewusst nicht? Ohne diese Klärung besteht die Gefahr, dass Anforderungen gesammelt werden, ohne auf ein gemeinsames Zielbild einzuzahlen. Ebenso können Anbieter unterschiedliche Annahmen treffen, was wiederum zu Angeboten führt, die kaum vergleichbar sind.
Einbindung der Fachbereiche als Voraussetzung für tragfähige Entscheidungen
Eine strukturierte ERP-Auswahl ist keine reine IT-Aufgabe. Fachbereiche wie Produktion, Vertrieb, Logistik oder Rechnungswesen müssen frühzeitig eingebunden werden, da sie die späteren Prozesse maßgeblich prägen. Nur wenn Anforderungen gemeinsam erarbeitet und abgestimmt werden, entsteht ein konsistentes Zielbild. Andernfalls drohen widersprüchliche Anforderungen, unklare Prioritäten und Lösungen, die im späteren Betrieb nicht die erwartete Unterstützung liefern.
Use-Cases statt Wunschlisten
Auch Anforderungen sollten nicht als möglichst umfangreiche Wunschliste verstanden werden. Entscheidend ist, diese zu strukturieren, zu priorisieren und in konkrete Anwendungsszenarien zu übersetzen. Solche Use Cases machen sichtbar, wie gut ein System reale Abläufe im Unternehmen unterstützt. Damit wird die Anbieterpräsentation von einer allgemeinen Produktdemo zu einem echten Praxistest.
Klare Bewertungslogik statt Bauchgefühl
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Vergleichbarkeit. Nur wenn alle Anbieter auf Basis derselben Informationen, Anforderungen und Fragestellungen angesprochen werden, lassen sich ihre Antworten belastbar bewerten. Das gilt für die Longlist, die Shortlist, RFI- und RFQ-Unterlagen ebenso wie für Systempräsentationen. Werden Demos ohne konkrete Aufgabenstellung durchgeführt, setzt jeder Anbieter andere Schwerpunkte – und subjektive Eindrücke gewinnen unnötig an Gewicht.
Eine klare Bewertungslogik schafft hier Orientierung. Kriterien müssen vorab definiert, gewichtet und konsequent angewendet werden. So wird nachvollziehbar, warum eine Lösung besser passt als eine andere. Genau diese Transparenz ist wichtig, um eine Investitionsentscheidung intern überzeugend zu begründen und spätere Projektrisiken zu reduzieren.
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Der Autor
Dr. Volker Liestmann ist Vorstand der Trovarit AG.
