Manufacturing Execution Systems (MES) ermöglichen eine nahtlose Integration und Steuerung von Produktionsabläufen und steigern dadurch Effizienz, Qualität und Transparenz in der Produktion. Wenn diese Eigenschaften auch die Auswahl und Implementierung einer MES-Lösung prägen, steht dem Erfolg eines MES-Projekts nichts im Wege.
Mehr als 170 MES-Software-Lösungen werden derzeit im deutschsprachigen Raum angeboten. Ihre Funktionsschwerpunkte reichen von Lösungen, die sich auf das Erfassen und Auswerten von Betriebs- und Maschinendaten konzentrieren über Optimierungslösungen für die Ressourcenbelegungsplanung bis hin zur Komplettlösung mit Modulen für alle MES-Funktionen.
Analog können MES-Projekte in punkto Umfang und Komplexität sehr unterschiedlich sein: Liegt der Schwerpunkt auf der Planung und Optimierung, sind sie in der Regel inhaltlich anspruchsvoll. Shopfloor-nahe Projekte (z. B. Einführung neuer BDE-Funktionen) sind oft allein aufgrund der großen Zahl der betroffenen Personen aufwändig und MES-Projekte mit einem umfassenden integrierten Ansatz sind komplex durch den Umfang der betroffenen Prozesse und zu berücksichtigenden Schnittstellen.
Schon dieser kurze Blick auf den Markt und den möglichen Scope lässt erahnen, dass es viele, sehr unterschiedlich gelagerte Herausforderungen gibt, die ein MES-Projekt verzögern, verteuern oder gar scheitern lassen können. Entscheidend für den Erfolg des Projektes ist daher eine strukturierte Vorgehensweise von Anfang an.
Unternehmensprozesse prüfen und optimieren
Zur Vorbereitung des Projektes sollte die bestehende Unternehmens- und Planungsorganisation kritisch geprüft werden. Eine Organisationsanalyse, die sowieso durchgeführt werden muss, um Anforderungen an das MES abzuleiten, ist oftmals ein geeigneter Startschuss für die Optimierung der Planungs- oder Ausführungsprozesse. Das MES sollte erst nach dem Beseitigen organisatorischer Schwachstellen eingeführt werden, um diese nicht zusätzlich zu manifestieren.
Projektstart erfolgreich bewältigen
Am Anfang des Projektes steht die Zusammenstellung des passenden Projektteams – eine Aufgabe, die oft unterschätzt wird. Das Kernteam umfasst im Mittelstand ca. zwei bis sechs Personen. Hinzu kommen zeitweise und themenbezogen weitere Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, um zu gewährleisten, dass die Anforderungen aller betroffenen Unternehmensbereiche berücksichtigt werden. Der Projektleiter sollte über Projekterfahrung verfügen.
Die wenigsten Projekte scheitern an zu wenig Fachkompetenz, denn diese ist im Unternehmen in der Regel ausreichend vorhanden. Oft kranken Projektteams an zu wenig Sozial- und Methodenkompetenz. Und das führt im Vorgehen oft zu Konflikten, deren Klärung ohne die richtigen Werkzeuge schwer bis unmöglich, mindestens aber mit hohen Aufwänden verbunden ist.
Aber auch die Mitarbeiter, die nicht direkt im Projekt mitarbeiten, müssen „mitgenommen“ werden. Denn die Einführung eines neuen MES geht immer mit ablauf- und/oder aufbauorganisatorischen Veränderungen einher. Wird in Implementierungsprojekten die Zielsetzung verfolgt, möglichst nah am Standard der Software zu arbeiten, um Individualprogrammierung zu vermeiden, führt dies unweigerlich zu einer Vergrößerung von Anzahl und Umfang von organisatorischen Veränderungen.
Durchgängiges Anforderungsmanagement als Erfolgsgarant
MES-Projekte werden angesichts steigender Anforderungen an die Prozessunterstützung, den Einsatz moderner Technologien, wie z. B. künstlicher Intelligenz, und der stärkeren Vernetzung entlang der gesamten Supply Chain immer komplexer. Ein durchgängiges Anforderungsmanagement, von der Auswahlphase bis hin zur Abnahme des Projekts, hilft dabei, die ursprünglichen Anforderungen und Ziele während des gesamten Projekts im Auge zu behalten.
Verschiedene Untersuchungen haben es immer wieder gezeigt: Je später ein Fehler oder eine Abweichung in den Anforderungen identifiziert bzw. behoben wird, umso höher sind der damit verbundene Aufwand bzw. die entsprechenden Kosten. So wird beispielsweise für die Beseitigung eines Anforderungsfehlers, der erst im Rahmen der Realisierung bzw. beim Programmieren entdeckt wird, ein ca. 20-fach höherer Aufwand notwendig, als wenn derselbe Fehler bereits bei der Abstimmung des Leistungsumfangs mit dem Implementierungsdienstleister identifiziert worden wäre. Wenn die Software bereits im Einsatz ist, geht man von einem Faktor größer 100 für die Behebung desselben Fehlers aus.
Ein durchgängiges Anforderungsmanagement beginnt bereits in der Auswahlphase und wird in der Einführung fortgesetzt. Es bildet damit einen roten Faden, der sich durch das gesamte Projekt zieht und letztendlich dafür sorgt, dass die ursprünglich formulierten und mit dem Einführungsdienstleister abgestimmten inhaltlichen Ziele und Anforderungen erfüllt werden.
Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass die Anforderungen an die neue Lösung aus Sicht des Auftraggebers produktunabhängig ermittelt und in einem umfänglichen Lastenheft dokumentiert werden.
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Die Entscheidung für ein MES-System mit Bedacht treffen
Die Entscheidung für ein bestimmtes MES sollte nicht zufällig und unstrukturiert zustande kommen. Vielmehr sollten individuelle Anforderungen und vergleichbare Informationen die Grundlage für eine umfassende Marktrecherche bilden.
Das Ziel ist dabei, die Anbieter und Software-Lösungen zu finden, die die benötigten Anforderungen möglichst gut im Standard abdecken, um ein aufwändiges Customizing zu vermeiden. Die potenziellen Softwareprodukte sind hinsichtlich Technologie, Funktionalität und Branchenpassung einzuordnen. Um den Rechercheaufwand möglichst gering zu halten, kann die Informationsbeschaffung und -auswertung nach und nach verfeinert werden. Am Ende sollte der Favoritenkreis auf die zwei bis drei Anbieter reduziert sein, die die Anforderungen des Unternehmens in hohem Maße erfüllen, entsprechende Brancheneignung vorweisen und auch kostenseitig in einem akzeptablen Rahmen liegen. Die finale Entscheidung für eine MES-Lösung sollte dann auf der Basis von sog. Systemtests erfolgen, bei denen die Anbieter präsentieren, wie ihre Systeme ausgewählte Geschäftsprozesse des Anwenderunternehmens unterstützen.
Datenmigration nicht stiefmütterlich behandeln
Essenziell für eine erfolgreiche Software-Einführung ist die Migration der Daten aus den Altsystemen. Da Unternehmen in der Regel auf die jeweiligen Systeme angewiesen sind und ein Abschalten dieser über einen längeren Zeitraum nicht möglich ist, muss die Migration sorgfältig geplant und als eigenständiges Teilprojekt verstanden werden. Ähnlich einem realen Umzug ist es empfehlenswert, die Situation für eine Verbesserung der Datenqualität zu nutzen. Durch die Entfernung von Dubletten und Inkonsistenzen sowie die Anreicherung um fehlende Daten wird der Umzug in ein neues System deutlich erleichtert. Im Rahmen der Zuordnung der alten zur neuen Datenstruktur (Daten-Mapping) sichert ein konsequentes Vorgehen nach dem CRUD-Schema (Create, Read, Update, Delete) den reibungslosen Datentransfer.
Strategie und Methode das A und O bei der Software-Implementierung
Da im Anwenderunternehmen in der Regel nur wenig oder keine Methodenkompetenz bzgl. der Implementierung von Business Software vorhanden ist, hat es sich bewährt auf Implementierungsmodelle zurückzugreifen. ImplAiX®, das „Aachener Implementierungsmodell für Business Software“ verfolgt einen hybriden Projektansatz. Es wurde im Rahmen eines Konsortialprojektes unter Beteiligung vom FIR (Forschungsinstitut für Rationalisierung) an der RWTH, der Trovarit AG und weiteren Partnern nach der Analyse von ca. 25 Implementierungsansätzen von Systemhäusern und Einführungsdienstleistern entworfen.
Dabei ist das durchgängige Anforderungs- und Testmanagement der Garant für ein erfolgreiches Projekt, gewährleistet hohe Umsetzungsqualität, sorgt für kontinuierliche Transparenz hinsichtlich des Projektfortschritts und trägt somit maßgeblich zur Risikominimierung aus Sicht des Auftraggebers bei. Agilität drückt sich u. a. durch die starke Überlappung von Konzeption und Realisierung der Anforderungsbausteine aus. Die mit dieser Überlappung einhergehende Erhöhung der Komplexität in Planung, Überwachung und Steuerung der Anforderungs- und Arbeitspakete wird durch die Querschnittsaufgaben „Projektmanagement“ sowie „Anforderungs- und Testmanagement“ methodisch unterlegt. Die Trovarit-eigene Online-Plattform IT-Matchmaker® wurde speziell für diese Aufgabenstellungen in Business-Software Projekten entwickelt. Die in der IT-Matchmaker®.suite enthaltenen Werkzeuge und Vorlagen manifestieren mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Auswahl und Implementierung von Business-Software. Dazu gehören z. B. praxiserprobte Prozessreferenzmodelle, Lasten- und Pflichtenheftvorlagen.
→ Dies ist ein Auszug eines Fachbeitrags, der jetzt ganz aktuell in unserem IT-Matchmaker.guide Industrie 4.0-Business Lösungen 2024 erschienen ist. Er kann hier kostenlos heruntergeladen werden.
Die Autoren
Dr. Volker Liestmann ist Vorstand des auf Business-Software-Auswahl und -Betrieb spezialisierten Consultinghauses Trovarit AG.
Rolf Kipp ist Senior Manager bei Trovarit und Leiter des Competence Centers MES.
