Viele deutsche KMU sehen in der E-Rechnung großes Potenzial – fühlen sich auf die schrittweise Pflichtumstellung seit Beginn des Jahres aber schlecht vorbereitet. Eine aktuelle Studie zeigt, wo es hakt, welche Unterstützung sich Unternehmen wünschen und welche Effizienzgewinne tatsächlich möglich sind.
Pflicht zur E-Rechnung für KMU rückt näher
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland grundsätzlich verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu übermitteln. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sehen zwar die Vorteile der E-Rechnung für KMU, fühlen sich auf die Umstellung jedoch noch nicht ausreichend vorbereitet. Das zeigt die neue Studie „Unlocking Growth: Frictionless Trade for SMEs Powered by E-Invoicing and AI“, die von Sage, einem Anbieter von Software für KMU, in Auftrag gegeben wurde. Angesichts des erheblichen Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.
Bekanntheit ja – Umsetzung eher zögerlich
Viele Betriebe kennen die Effizienzpotenziale der digitalen Rechnung, zögern aber bei der Umsetzung – auch weil das Thema insgesamt noch wenig verbreitet ist. Der Bekanntheitsgrad liegt in Deutschland mit 48 Prozent zwar über dem europäischen Durchschnitt von 39 Prozent, dennoch besteht weiterhin großer Informations- und Unterstützungsbedarf.
Deutsche KMU sehen Politik in der Pflicht
Ein zentrales Ergebnis der Studie: Die Mehrheit der deutschen KMU erwartet mehr Unterstützung von der Politik. 52 Prozent fordern finanzielle Förderprogramme für die Umstellung, 48 Prozent wünschen sich praxisnahe Schritt-für-Schritt-Anleitungen, und ein Drittel spricht sich für einheitliche Standards innerhalb Europas aus. Deutlich wird damit vor allem, dass technische Komplexität und fehlende Orientierung zu den größten Hindernissen für einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung zählen.
Chance zur Automatisierung statt Pflichtübung
Sage-Manager Christian Mehrtens warnt davor, die Umstellung als reine Pflichtübung zu betrachten: „Die Einführung der E-Rechnung darf nicht zu einer administrativen Zusatzbelastung werden, sondern muss als Chance verstanden werden, Prozesse zu automatisieren und Transparenz zu erhöhen.“ Zugleich verweist er darauf, dass strukturierte, elektronische Rechnungsdaten eine wichtige Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte und den Einsatz von KI bilden.
E-Rechnung für KMU: Effizienzgewinne und Entlastung bei Compliance
Die Studie unterstreicht das Effizienzpotenzial der elektronischen Rechnungsstellung: Laut den europaweiten Ergebnissen können kleine und mittlere Unternehmen ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit für Rechnungen um mehr als fünf Stunden pro Woche reduzieren und dadurch bis zu 13.500 Euro pro Jahr einsparen. Zudem verkürzt die E-Rechnung die Zahlungsdauer im Schnitt um vier Tage und verringert verspätete Zahlungen um rund 20 Prozent. Für den deutschen Mittelstand ergeben sich dadurch Chancen, Produktivität und Transparenz zu steigern, während der Aufwand für Steuern und Compliance sinkt. 69 Prozent der befragten deutschen Unternehmen sehen die Steuerkonformität derzeit als zentrale Belastung – ein Problem, das sich durch strukturierte, digitale Prozesse deutlich entschärfen lässt.
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Praxisbeispiele aus dem Mittelstand
Wie sehr sich die E-Rechnung bereits heute auszahlen kann, zeigen Rückmeldungen aus dem Kundennetzwerk von Sage. „Dank der E-Rechnung sind unsere Finanzprozesse heute effizienter und international compliant“, sagt Julia Rohde, Co-Founder der agriBIOME GmbH. Und Michael Roos, Geschäftsführer der Roos Dental GmbH & Co. KG, betont: „Die E-Rechnung hat unsere tägliche Arbeit spürbar erleichtert.“ Weitere Anwender heben insbesondere schnellere Abläufe, weniger Fehler und einen Schub für die Digitalisierung der Finanzprozesse hervor.
Fazit: Pflichttermin als Startpunkt für Digitalisierung nutzen
Vor diesem Hintergrund bleibt die Herausforderung für viele KMU, die rechtlichen Fristen einzuhalten und gleichzeitig die Potenziale der E-Rechnung konsequent zu nutzen. Klar ist: Unternehmen, die die Umstellung nicht nur als Pflicht, sondern als strategisches Digitalisierungsprojekt verstehen, können von effizienteren Abläufen, mehr Transparenz und einer entlasteten Administration profitieren.
Der Experte
Christian Mehrtens ist Managing Director bei Sage in Deutschland. Er hat 20 Jahre Erfahrung bei Technologie-Unternehmen wie Microsoft, SAP, Oracle und HP gesammelt.
Über die Studie
Die E-Invoicing Studie „Unlocking Growth: Frictionless Trade for SMEs Powered by E-Invoicing and AI“ wurde von Sage in Zusammenarbeit mit internationalen Experten aus Wirtschaft, Steuer- und Finanztechnologie im April 2025 durchgeführt und kann ab sofort kostenlos heruntergeladen werden. Befragt wurden über 9.000 KMU sowie 2.250 Buchhalter, Steuerberater und Compliance-Fachleute in acht Ländern: Deutschland, Frankreich, Dänemark, das Vereinigte Königreich, Irland, Portugal, Spanien und die USA.
