Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. In der Praxis bleibt der Rechnungseingang hybrid. Prozessstabilität entsteht erst durch eine saubere Trennung zwischen Fachverfahren und ERP.
Die Idee klingt gut: strukturierte Daten rein, automatische Verarbeitung raus. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B Umfeld elektronische Rechnungen empfangen können. Im Public Sektor gilt diese Verpflichtung bereits länger. Vereinfacht hat das den E-Rechnung-Rechnungseingang zunächst allerdings nicht. Denn gleichzeitig laufen weiterhin PDF, Scan und Papier durch die Posteingänge. In der Praxis ist und bleibt der E-Rechnung-Rechnungseingang daher vor allem eins: hybrid.
E-Rechnung-Rechnungseingang: Stufenweise Pflicht bedeutet keinen harten Umstieg
Der Versand wird im inländischen B2B Umfeld ab 2027 stufenweise verbindlich und ist ab dem 1. Januar 2028 grundsätzlich Pflicht. Das wird den Anteil strukturierter Rechnungen erhöhen, legt aber keinen Schalter um und führt nicht kurzfristig zu einem einheitlichen Betrieb. Wie die Praxis zeigt, bleibt der Rechnungseingang auch danach ein Mischbetrieb, weil Ausnahmen, Sonderfälle und technischer Fit entlang der Lieferkette parallel gemanagt werden müssen. Wer das E-Rezept verfolgt hat, kennt das Muster: Die Pflicht setzt sich durch, die Restkomplexität bleibt.
Der öffentliche Bereich zeigt: Parallele Prozesse bleiben
Ein Blick in den öffentlichen Bereich zeigt, warum das wenig überrascht: Trotz verpflichtendem E-Rechnung Empfang bleiben parallele Prozesse erhalten. Standards setzen einen Rahmen, sie ersetzen aber nicht den Betrieb. Auch im B2B Umfeld ist daher eher mit einem längeren Einführungs und Übergangsprozess zu rechnen als mit einem harten Umstieg.
Standards definieren Formate, nicht die Absenderlandschaft
Warum bleibt das so, obwohl die Standards definiert sind? Weil Standards Formate definieren, nicht die Absenderlandschaft. Technisch basiert die E-Rechnung auf dem europäischen Standard EN 16931, der die semantische Struktur und Pflichtinhalte definiert, damit Rechnungen maschinenlesbar verarbeitet werden können. In Deutschland haben sich insbesondere zwei Ausprägungen etabliert: XRechnung als rein strukturiertes XML-Format sowie ZUGFeRD als hybrider Ansatz, bei dem strukturierte Daten in einem PDF eingebettet sind. Eine echte E-Rechnung liefert ihre Inhalte strukturiert. Im Fokus steht daher nicht Texterkennung, sondern die korrekte Validierung gegen definierte Regeln und Pflichtfelder.
Prozessstabilität entsteht erst in der ERP-Übergabe
Für den stabilen Betrieb reicht es jedoch nicht aus, dass Daten strukturiert eingehen. Entscheidend ist, wie sie in den Folgesystemen verarbeitet werden können. Im E-Rechnung-Rechnungseingang entscheidet sich Prozessstabilität daher weniger am Eingangskanal als an der einheitlichen Übergabe an das ERP-System. Strukturierte E-Rechnungen werden vor der Übergabe validiert, Altformate werden über KI gestützte Texterkennung auf OCR Basis ausgelesen. Beide Wege müssen anschließend in ein einheitliches Zielformat überführt werden, sodass das ERP-System die Daten wie gewohnt weiterverarbeiten kann.
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Die Arbeitsteilung: Fachverfahren vor ERP
Daraus ergibt sich eine Arbeitsteilung der Systeme: Das ERP-System bleibt als Zielsystem unverändert. Bestehende Import und Buchungsschnittstellen können weiterverwendet werden. Anpassungen konzentrieren sich auf das vorgelagerte Fachverfahren, das Formate klassifiziert, validiert, normalisiert und Ausnahmen behandelt. Mit Fachverfahren ist dabei ein vorgelagertes System gemeint, das den Rechnungseingang technisch und fachlich steuert, Formate prüft und die Daten in einer einheitlichen Form an das ERP-System übergibt. So entsteht ein durchgängiger Prozess, ohne dass das ERP-System laufend angepasst werden muss. Das reduziert Komplexität, vermeidet Sonderlösungen und erhöht die Betriebssicherheit.
Releasefähigkeit als Erfolgsfaktor
Wichtig bei dem vorgelagerten Fachverfahren ist eine hohe Releasefähigkeit, die auf Änderungen schnell reagieren kann. Denn im Umfeld der E-Rechnung ist mit laufenden Anpassungen zu rechnen. Dazu zählen neue Profile und Leitfäden, aktualisierte Validierungsregeln, veränderte Pflichtfeldlogiken, technische Detailanpassungen in den Spezifikationen sowie praxisbedingte Nachschärfungen durch Markt und Verwaltung. Auch wenn der Standard gesetzt ist, verändern sich Details in der Umsetzung erfahrungsgemäß kontinuierlich.
Fazit: Beweglichkeit gehört vor das ERP
E-Rechnung ist beweglich. ERP-Systeme sollten es nicht sein. Der richtige Ort für Veränderung ist das Fachverfahren vor dem ERP-System. Dort lassen sich neue Formate, aktualisierte Validierungsregeln und laufende Detailanpassungen auffangen, ohne die Stabilität der Kernprozesse zu gefährden.
Der Autor
Steffen Hörning
ist Geschäftsführer der B&L OCR Systeme GmbH.
