Digitalisierung wird in deutschen Führungsetagen nicht nur gepredigt, sondern gelebt. Das zeigt der Digital Office Index 2022 vom Bitkom. Es hat sich viel getan. Problematisch sind teilweise die Kosten, die Datensicherheit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Automatisierung, Papierersparnis, Toolbeschaffung: Der Digital Office Index 2022 macht deutlich, dass das Thema Digitalisierung mittlerweile als strategische Priorität in den Köpfen hiesiger Entscheider angekommen ist. „Der wirtschaftliche Nutzen ist den meisten mittlerweile klar“, berichtet Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „9 von 10 Unternehmen zeigen sich aufgeschlossen beim Thema Digitalisierung, und nahezu jedes Großunternehmen (96 Prozent) hat auch eine entsprechende Strategie, sei sie nun zentral definiert oder zumindest für Teilbereiche des Unternehmens etabliert.“ 79 Prozent der Unternehmen beschäftigten daher Digitalisierungsbeauftrage. Auch die Erkenntnis, dass eine digital befähigte Belegschaft eine produktive Belegschaft ist, habe sich herumgesprochen: 7 von 10 Befragten nähmen für entsprechende Fort- und Weiterbildungen Geld in die Hand.
Für den Digital Office Index hat Bitkom von Dezember 2021 bis Januar dieses Jahres 1102 Unternehmen und 101 Öffentliche Verwaltungen befragt. Für die Vergleichsstudie im Vorjahr interviewte der Digitalverband im Mai und Juni 2020 1104 Unternehmen und 51 Behörden. Die Antworten kamen von Geschäftsführern, Vorständen, Behördenleitern, vom CIO, Chief Digital Officer, vom Leiter operatives Geschäft oder vom Finanzchef.
Personalverwaltung und Finanzen laufen stets digital
Die Kernfrage der Studie war die Selbsteinschätzung der Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Betrieben – also die Frage, wie digitalisiert das Büroleben wahrgenommen wird. Wie sich zeigt, sind vor allem Personal-, Finanz-, Rechnungsthemen digitalisiert. Digital Office-Lösungen setzen fast alle Befragten auf die eine oder andere Weise ein: Mehr als die Hälfte digitalisiert schon vom Papiereingang aus. Bereits jedes zwölfte Unternehmen hat den Absprung in die papierlose Welt geschafft, und viele weitere streben diesem Ziel entgegen: 72 Prozent haben die Briefpost bereits ersetzt. Vor vier Jahren lag dieser Wert noch bei 30 Prozent.
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Rund 50 Prozent der Befragten haben ihre bestehenden Papierakten digitalisiert. Vor allem Großunternehmen sind hier tonangebend: Die Mehrheit von ihnen arbeitet nach eigener Aussage zumindest ‚papierarm‘. Die Hälfte der Gesamtbefragten berichtet, dass bei ihnen im laufenden Geschäftsjahr weniger gedruckt wird als im Vorjahr. Beim Rechnungseingang liegt die E-Mail in Deutschland an erster Stelle. Dokumentenmanagementsysteme mit Low-Code/No-Code-Funktionalität nutzen aktuell 35 Prozent der Befragten.
Bei der Frage nach den Vorteilen digitalisierter Büro-Lösungen stimmen 74 Prozent der Aussage zu, dass Compliance-Richtlinien besser eingehalten werden, 70 Prozent sehen eine steigende Performance in ihren Geschäfts- und Verwaltungsprozessen und 66 Prozent eine höhere Kundenzufriedenheit. Wermutstropfen sind steigende Verwaltungskosten (28 Prozent), sinkende Datensicherheit (11 Prozent) und eine geringere Mitarbeiterzufriedenheit (9 Prozent).
Banken und Versicherungen führen bei Mobillösungen
Auch Branchentrends lassen sich aus den Befragungen ableiten. So setzen beispielsweise vor allem Banken und Versicherer auf mobile Geräte: 93 Prozent der Mitarbeiter sind in diesen Branchen mobilen Endgeräten mit Internetzugang ausgestattet. Im Gesamtdurchschnitt sind es lediglich 60 Prozent. Schlusslicht sind bei dieser Frage klassische Industrien, Autohersteller, Maschinen- und Anlagenbau; Branchen also, in denen naturgemäß ein hoher Anteil der Belegschaft eher fertigende Aufgaben erledigt.
Der Dienstleistungssektor setzt von allen Branchen am stärksten auf Enterprise Content Management. Die meisten Unternehmen haben hier eine maßgeschneiderte Lösung im Einsatz. Lediglich 24 Prozent aller Befragten haben sich noch nicht mit digitaler Dokumentenverwaltung beschäftigt.
Behörden investieren mehr als Unternehmen
Auch die Öffentliche Hand hat die Bitkom-Studie unter die Lupe genommen. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben preschen die Verwaltungen beim Thema elektronische Rechnungsstellung voran: 94 Prozent der befragten Behörden berichten, dass sie im Befragungszeitraum mehr als die Hälfte ihrer Rechnungsvorgänge elektronisch erstellt haben. Allerdings kann hier noch viel mehr geschehen, wie Felix Lange, Research Consultant bei Bitkom Research berichtet: „Ein Drittel der befragten Verwaltungen verfügt nicht über einen dezidierten Digitalisierungsbeauftragten, und lediglich 56 Prozent investieren in Weiterbildung ihrer Mitarbeiter.“
Insgesamt spüren Verwaltungen den Investitionsdruck: 51 Prozent berichten, dass ihre Investitionen im kommenden Jahr steigen. Die Behörden liegen damit weit über dem Durchschnitt: Lediglich 29 Prozent der Gesamtbefragten nennen steigende Investitionen, 53 Prozent berichten von stagnierenden Mitteln. Schlusslichter in puncto Investition sind Banken und Versicherungsdienstleister. Hier rechnet jeder Fünfte mit eher sinkenden Investitionen. Mit 14 Prozent erwartet fast jedes siebte befragte Unternehmen in diesem Jahr sinkende Investitionen in die Digitalisierung.
Corona hat IT-Projekten einen Schub gegeben
Insgesamt hat die globale Pandemie die lange hinausgezögerte Digitalisierung bei vielen Unternehmen beschleunigt. Diese Ansicht teilen 44 Prozent der Befragten. 60 Prozent geben an, dass Technologie ihnen beim Bewältigen der Corona-Herausforderungen geholfen hat; 58 Prozent berichten, dass überkommene analoge Prozesse das Homeoffice behindert haben. Bei der Frage nach den absehbaren ökonomischen Folgen dieser Krisenjahre stimmen 53 Prozent der Befragten der Aussage zu, das Corona in ihrem Unternehmen für einen Innovationsschub gesorgt hat.
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