Verlassen erfahrene Fachkräfte die Unternehmen, werden ERP-Systeme zum Schutzschild gegen den Brain Drain. Unternehmen digitalisieren in diesen Systemen Erfahrungswissen und vermeiden den Verlust wichtiger Prozesskompetenz.
Der demografische Wandel entwickelt sich für den produzierenden Mittelstand zu einem operativen Risiko. In den kommenden Jahren wechseln hunderttausende erfahrener Fach- und Führungskräfte der Baby-Boomer-Generation in den Ruhestand. Vielfach ohne ausreichende Nachfolge. Kritisch ist dabei weniger der reine Personalabgang als vielmehr der Verlust von Erfahrungswissen, Prozesskenntnissen und informellen Abläufen, die über Jahrzehnte gewachsen sind. Moderne ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) entwickeln sich daher nach und nach zur zentralen Wissensplattform für Unternehmen – und damit zu einem wichtigen Baustein für ERP-Systeme gegen Brain Drain.
„Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark ihre operative Stabilität vom impliziten Wissen einzelner Mitarbeiter abhängt“, erläutert Christian Biebl, Geschäftsführer des ERP-Herstellers Planat. „Wird dieses Know-how nicht systematisch digitalisiert und in Prozessen verankert, entsteht ein gefährlicher Brain Drain.“ Dieser Begriff bezeichnet den Verlust von Wissen, Erfahrung und Kompetenz, wenn ausscheidende Experten aufgrund des Fachkräftemangels nicht zu ersetzen sind.
Know-how ist vielerorts historisch gewachsen
In vielen mittelständischen Produktionsunternehmen sind wesentliche Betriebsabläufe historisch gewachsen. Wissen über Produktionsparameter, Materialflüsse, Sonderprozesse, Lieferantenbeziehungen oder individuelle Kundenanforderungen steckt häufig in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter – oder in der sogenannten Schatten-IT. Darunter versteht man Software, Cloud-Dienste oder digitale Prozesse, die ohne Freigabe der offiziellen IT außerhalb des ERP- und Unternehmenssystems zum Einsatz kommen. Als typisches Beispiel gelten Microsoft Excel-Listen einzelner Mitarbeiter mit betriebsrelevanten Informationen, die für das Unternehmen unsichtbar bleiben.
Der Fachkräftemangel verschärft die Situation: Offene Stellen können oftmals nicht mehr zeitnah oder qualitativ gleichwertig nachbesetzt werden. Unternehmen stehen dadurch vor der Herausforderung, Know-how unabhängig von einzelnen Personen dauerhaft verfügbar zu machen.
ERP fungiert als Unternehmensgedächtnis
Betriebswirtschaftliche Systeme übernehmen daher laut Biebl zunehmend die Funktion eines digitalen Unternehmensgedächtnisses. „Ein modernes ERP-System bildet Prozesse, Regeln, Entscheidungswege und Erfahrungswissen strukturiert ab und macht dieses Wissen für neue Mitarbeiter nachvollziehbar und reproduzierbar.“ Im produzierenden Gewerbe entstehe dadurch eine strategisch wichtige Wissensbasis, die Prozesse standardisiert, Medienbrüche reduziert und Abhängigkeiten von einzelnen Personen minimiert.
Vertiefung ERP-Systeme sind heute weit mehr als Werkzeuge zur Prozesssteuerung. Sie helfen Unternehmen, Wissen zu sichern, Abläufe zu standardisieren und Unternehmensdaten zentral verfügbar zu machen. Gerade angesichts von Fachkräftemangel und demografischem Wandel werden sie damit zu einer strategischen Grundlage für langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Der ERP-Guide des IT-Matchmaker® bietet Expertenbeiträge, Anbieterprofile, Success Storys und Produktübersichten rund um moderne ERP-Lösungen. Unternehmen erhalten einen fundierten Überblick über Funktionen, Einsatzmöglichkeiten und den ERP-Markt.
ERP-Systeme als Wissensplattform
Von besonderer Bedeutung ist dies bei langjährig gewachsenen IT-Strukturen. In vielen Unternehmen existieren noch proprietäre Altsysteme oder individuell entwickelte Insellösungen, deren Funktionsweise nur wenige Mitarbeiter vollständig verstehen. Häufig sind diese Systeme eng mit einzelnen IT-Leitern oder langjährigen Fachkräften verbunden. Gehen diese in den Ruhestand, droht nicht nur ein technologischer Wissensverlust. „Die Lebensdauer mancher Unternehmenssoftware ist faktisch an die Lebensarbeitszeit einzelner Know-how-Träger gekoppelt“, warnt Biebl. „Ohne rechtzeitige Migration in standardisierte ERP-Strukturen entsteht ein erhebliches Zukunftsrisiko.“
ERP-Systeme gegen Brain Drain: Wissensmanagement sichert die Produktivität
Gleichzeitig wird Wissensmanagement zu einem Produktivitätsfaktor. Je stärker Prozesse digital dokumentiert, standardisiert und unternehmensweit verfügbar sind, desto schneller können sich neue Mitarbeiter einarbeiten. Angesichts knapper Personalressourcen gewinnt diese Fähigkeit strategische Bedeutung. „Die Menschen im Unternehmen bleiben wichtig“, erläutert Biebl. „Aber Unternehmenswissen darf nicht dauerhaft ausschließlich an Personen gebunden sein. Moderne ERP-Systeme schaffen deshalb Plattformen, auf denen Produktionswissen, Prozessabläufe, Dokumentationen und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge zusammengeführt werden.“
Hinzu kommt die wachsende Komplexität in der Industrie. Produktionsunternehmen müssen heute flexibel zwischen Einzelanfertigungen, kleinen Losgrößen und Serienproduktion wechseln. Gleichzeitig steigen Anforderungen an Transparenz, Rückverfolgbarkeit, Lieferkettensteuerung und Ressourceneffizienz. Ohne zentral verfügbare und konsistente Daten wird dies zunehmend schwer beherrschbar. ERP-Systeme dienen deshalb nicht nur der Prozesssteuerung, sondern auch der langfristigen Sicherung organisatorischer Handlungsfähigkeit.
ERP bündelt Wissen, Prozesse und Personal
Der Fachkräftemangel verändert die Rolle moderner ERP-Plattformen grundlegend. Standen früher primär Maschinenkapazitäten im Mittelpunkt, rückt heute der effiziente Einsatz qualifizierter Mitarbeiter in den Fokus. „Früher galt vor allem: Die Maschine muss laufen. Heute ist es wichtig, qualifiziertes Personal optimal einzusetzen und vorhandenes Wissen dauerhaft verfügbar zu haben“, erklärt Biebl. „ERP-Systeme verknüpfen daher Produktionsplanung, Prozesswissen und Personalressourcen.“
Nach Einschätzung des Planat-Geschäftsführers beschleunigt sich der Fachkräftemangel in den kommenden Jahren: „Der Mittelstand steht vor einem tiefgreifenden Generationenwechsel, in dem die Zahl erfahrener Mitarbeiter sinkt. Unternehmen, die ihr Erfahrungswissen nicht systematisch digitalisieren, riskieren operative Ineffizienzen, steigende Fehlerquoten und Produktivitätsverluste. Moderne ERP-Systeme werden damit zu einer strategischen Infrastruktur gegen Fachkräftemangel und Wissensverlust – kurz: zu einem zentralen Ansatz für ERP-Systeme gegen Brain Drain.“ Jürgen Frisch
