Per E-Mail eingehende Dokumente automatisiert kategorisieren und dann die jeweils dazugehörigen Prozessschritte anstoßen: Das verspricht die Kombination aus einer intelligenten Dokumentenverarbeitung mit einer Low-Code-Plattform zur Prozesssteuerung.
Die Zahl der Unternehmen, die papierbasiert arbeiten, sinkt. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie haben 32 Prozent der befragten Firmen in den vergangenen 5 Jahren ihren Papiereinsatz für Geschäfts- und Verwaltungsprozesse deutlich reduziert. Dokumente treffen heute meist über den digitalen Posteingang – etwa per E-Mail – ein. Das anschließende manuelle Sortieren, Zuweisen und Weiterleiten von Rechnungen, Verträgen oder Lieferscheinen ist allerdings aufwändig und kostet Zeit. Genau hier setzt die Kombination aus Künstlicher Intelligenz und Low-Code-Digitalisierungsplattformen an: Intelligente Dokumentenerkennung (Intelligent Document Processing) liest und klassifiziert verschiedene Dokumententypen wie Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen, während Low-Code-Technologie die nahtlose Integration in nachgelagerte digitale Geschäftsprozesse ermöglicht.
„Optische oder regelbasierte Erkennungslösungen stoßen bei Sonderformaten oft an ihre Grenzen“, berichtet Axel Ensinger, Geschäftsführer der JobRouter GmbH. „Sind die Lösungen nicht lernfähig, wiederholen sich Fehler.“ Lösungen auf Basis Künstlicher Intelligenz hingegen entwickelten sich weiter, lieferten Daten in einer hohen Qualität, die eine direkte Weiterverarbeitung in digitalen Prozessen ermöglichen. „In Kombination mit einer Low-Code-Plattform lassen sich diese Daten flexibel in individuelle Workflows einbinden – ohne komplexe Programmierung“, erläutert Ensinger.
Algorithmen kategorisieren die digitale Post
Die intelligente Dokumentenverarbeitung deckt alle zentralen Schritte vom Eingang bis zur Archivierung automatisiert ab:
- Dokumenterkennung, zum Beispiel Rechnung, Vertrag, Lieferscheine etc
- Dokumententrennung nach Typ: Künstliche Intelligenz erkennt in einer Mail mit mehreren Anhängen die unterschiedlichen Dokumentenarten.
- Datenextraktion für den Abgleich von Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferschein, für die Buchung im ERP-System und schließlich die Weiterleitung zur Freigabe
- Revisionssichere Archivierung mit Löschfrist
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Low-Code-Plattform automatisiert Abläufe
Damit die intelligente Dokumentenerkennung keine isolierte Lösung bleibt, ist eine Plattform erforderlich, welche die gewonnenen Daten in Geschäftsprozesse überführt. Low-Code-Digitalisierungsplattformen wie beispielsweise JobRouter ermöglichen die medienbruchfreie Dokumentenverarbeitung in Kombination mit der Technologie des Schweizer Partners Parashift. Mit JobRouter können Anwender mit geringen Programmierkenntnissen individuelle Geschäftsprozesse modellieren. Per Drag-und-Drop-Funktionen lassen sich Abläufe für beispielsweise Rechnungen oder Bestellungen anlegen, inklusive Abweichungen sowie Eskalations- und Vertreterregeln. Über Schnittstellen lässt sich der digitale Posteingang ohne großen Aufwand anbinden. Das System leitet die extrahierten Dokumentendaten automatisiert an den zuständigen Mitarbeiter, der sie weiterverarbeitet.
Frachtpapiere für Zoll und Logistik
Ein typisches Einsatzszenario für die Verbindung von Intelligenter Dokumentenerkennung und Low-Code ist die Zoll- und Logistikabwicklung: Das System erfasst Frachtpapiere, Lieferscheine oder Zolldokumente kanalunabhängig im digitalen Posteingang, klassifiziert die Dokumente und liest Inhalte wie Zolltarifnummern oder Referenzdaten aus. Die Low-Lode-Plattform erhält die Informationen, gleicht sie mit den Daten in betriebswirtschaftlicher Standardsoftware (ERP/ Enterprise Resource Planning) und Zolllösungen ab und prüft anhand von Validierungsregeln auf Vollständigkeit. Ist das erfolgreich, startet der zuvor angelegte Workflow: Die Daten werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter im Rechnungswesen weitergeleitet, die damit den Zollwert ermitteln und korrekt verbuchen. Jürgen Frisch
