Hyperautomation vernetzt KI, RPA und Low-Code-Plattformen zu einem lernfähigen Ökosystem. Unternehmen, die ihre Prozesse ganzheitlich automatisieren, sparen nicht nur Kosten, sondern gewinnen Transparenz, Effizienz und einen strategischen Vorsprung im Wettbewerb.
Hyperautomation ist ein Quantensprung über die klassische Automatisierung hinaus. Sie vereint unterschiedliche Technologien, um die Effizienz von Geschäftsprozessen radikal zu verbessern. Dafür nutzt sie ein umfassendes Ökosystem aus Werkzeugen und Plattformen, die jedoch perfekt ineinandergreifen müssen, damit sich Prozesse durchgängig und über die gesamte Lieferkette hinweg automatisieren lassen.
Im Zuge der digitalen Transformation gewinnt die Hyperautomation – auch als Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) bezeichnet – zunehmend an strategischer Bedeutung. Im Gegensatz zum traditionellen Workflow-Management, das sich wiederholende Aufgaben durch den Einsatz von Software, Robotik oder anderen Technologien automatisiert, integriert Hyperautomation verschiedene Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) sowie Low-Code– und No-Code-Plattformen in einem interagierenden Ökosystem. Damit lassen sich vollständige End-to-End-Prozesse automatisiert steuern – die nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern selbstständig denken, lernen und sich an veränderte Bedingungen anpassen. Eine Umfrage von Gartner hat ergeben, dass RPA mit 72 Prozent die mit Abstand am häufigsten verwendete Automatisierungstechnologie ist, gefolgt von KI (62 Prozent), Chatbots (58 Prozent), ML (53 Prozent ) sowie Low Code und No Code (30 Prozent).
Besteht das Ziel von Automation darin, Geschäftsprozesse, Aufgaben und Workflows mithilfe von Software zu automatisieren und manuelle Aufgaben wie das Sammeln von Daten, das Ausfüllen komplexer Formulare oder die Verwaltung großer Datenmengen an Maschinen abzugeben, geht die Hyperautomation einen Schritt weiter. Mit den richtigen Tools lassen sich automatisierte Workflows bis an die Grenze des Machbaren optimieren.
Grenzen der Automatisierung
Klassische Prozessautomation und Workflow-Management sind seit fast drei Jahrzehnten im Einsatz und strukturieren Arbeitsabläufe ähnlich wie an einem Fließband. Nicht jeder Geschäftsprozess eignet sich jedoch für eine Automatisierung. Voraussetzung ist, dass der Prozess regelmäßig durchlaufen wird und sich in standardisierbare Schritte mit häufig wiederkehrenden Abläufen aufteilen lässt. Typische Prozesse sind beispielsweise Rechnungsstellung, Stammdatenpflege oder Freigaben. Der Prozess sollte außerdem mehrere Beteiligte einbinden. Prozesse mit geringer Fallzahl oder hohem Individualisierungsgrad bieten dagegen nur ein begrenztes Automatisierungspotenzial.
Automatisierungspotenziale erkennen
Der wichtige erste Schritt für jede Art von erfolgreicher Hyperautomation im Unternehmen ist die präzise Analyse bestehender Prozesse. Eine moderne BPM-Software (Business Process Management) visualisiert zuerst den realen IST-Prozess, definiert mittels KI-generierter Vorschläge den optimierten Soll-Prozess und zeigt über eine Fit-Gap-Analyse notwendige Anpassungen auf. Neben den eigentlichen Bearbeitungszeiten geht es hier auch darum, Prozessverzögerungen, die durch Wartezeiten entstehen, zu identifizieren und gezielt zu reduzieren. In einem automatisierten Workflow werden daher nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern auch die Zeitabstände zwischen den Prozessschritten überwacht. Bei Fristüberschreitung wird ein Alarm ausgegeben.
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Dynamische Märkte, Globalisierung, Digitalisierung und jetzt auch noch die Corona-Pandemie – Unternehmen müssen häufiger denn je ihre Prozesse anpassen, um sich weiterhin zu behaupten. Dabei gilt es oft, besonders schnell zu agieren bzw. zu reagieren, weshalb die neuen Prozesse nicht immer nach den Regeln der Kunst implementiert werden: Mitarbeiter werden nicht ausreichend geschult, Daten- und Informationsflüsse nicht vollständig angepasst, die Software-Unterstützung durch die vorhandenen Systeme nicht sichergestellt. Eine umfassende Analyse und Bewertung des Status Quo scheuen viele Verantwortliche wegen des vermeintlich hohen Aufwands. In dem Webinar zeigt Peter Treutlein, wie man mit den richtigen Werkzeugen effizient ein Prozess-Assessment durchführen, Schwachstellen und Potenziale ermitteln sowie Optimierungsmaßnahmen ergreifen und deren Umsetzung steuern kann, ohne große Summen zu investieren. Eben: Mit Bordmitteln mehr erreichen!
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Werkzeuge für Hyperautomation
Einer Hyperautomations-Strategie muss immer eine umfassende Erhebung der Prozesslandschaft vorausgehen. Für neu zu entwickelnde Prozesse können Prozessingenieure bereits in der Modellierungsphase sogenannte „Hyperautomation-Marker“ definieren, welche Automatisierungsmöglichkeiten aufzeigen. Bestehende Prozesse lassen sich mittels Monitoring-Software wie Process Mining auf Engpässe, lange Wartezeiten oder übermäßige Prozessschleifen untersuchen. Besonders bewährt hat sich der Einsatz einer KI-gestützten BPM-Software. Auf Basis bewährter Best Practices schlägt sie optimierte Prozessvarianten und Automatisierungsansätze vor, die unmittelbar übernommen werden können.
Im nächsten Schritt werden die Workflows auf einer geeigneten Automatisierungsplattform, (beispielsweise BIC Process Execution) bereitgestellt, durch Integration von Chatbots, KI- und No Code-Technologien automatisiert und durch Kombination mit weiteren Technologien wie RPA auf die nächste Automatisierungsstufe gebracht. Ob ein Unternehmen die Hyperautomation voll ausschöpfen kann, hängt vor allem von der Auswahl passender Werkzeuge und deren Zusammenspiel ab. Um Aufgaben ohne menschliches Eingreifen zu bearbeiten und weiterzugeben, müssen die einzelnen Technologien so miteinander vernetzt sein, dass sie Daten reibungslos austauschen können. Greifen die Systeme nicht lückenlos ineinander, wird das Ziel einer durchgängigen, maschinengestützten Prozessausführung nicht erreicht.
Automatisierung leichtgewichtiger Prozesse
Das größte Potenzial für eine Automatisierung besteht derzeit im Bereich leichtgewichtiger und standardisierter Prozesse, etwa bei der Verarbeitung von Kundenanfragen, Bestellfreigaben oder der Bearbeitung interner Genehmigungsprozesse. Branchenübergreifend zeigen sich vor allem in der Finanzwirtschaft, im Gesundheitswesen und in der Fertigungsindustrie vielversprechende Einsatzfelder. Auch in ERP-Systemlandschaften finden sich häufig Prozessbrüche. Es kommt beispielsweise nicht selten vor, dass ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot in einem ERP-System erstellt, die Preise dann in Excel kalkuliert und sie anschließend manuell zurück ins ERP-System überträgt. Solche Medienbrüche bergen Fehlerquellen und bremsen die Effizienz. Durch die Hyperautomatisierung ist dagegen ein ganzheitlicher Ansatz möglich, bei dem Prozesse von Anfang bis Ende ohne Unterbrechung orchestriert werden und die manuelle Datenübertragungen zwischen einzelnen Systemmodulen und externen Anwendungen überflüssig macht.
Durch eine konsequente Digitalisierung können Unternehmen zudem ihre Kosten deutlich reduzieren. Der IT-Dienstleister Arvato Systems spart zum Beispiel durch Hyperautomation auf der Automatisierungsplattform BIC Process Execution pro Jahr 35.000 Euro ein: 10.000 Euro für die Automatisierung einer Team-Spirit-Umfrage, 15. 000 Euro pro Jahr für die Automatisierung der Lizenzbeschaffung und 10.000 Euro pro Jahr für die Digitalisierung des Cost-Center-Managements.
Große Kosteneinsparungen durch Hyperautomatisierung
Trotz vorhandener technologischer Reife werden intelligente Automatisierungslösungen in den meisten Firmen bislang noch nicht flächendeckend eingeführt. Laut einer Gartner-Befragung unter 300 Führungskräften aus dem Technologiesektor gaben im Jahr 2023 rund 57 Prozent der Unternehmen an, im Bereich Hyperautomation derzeit keine konkreten Maßnahmen zu verfolgen. Allerdings lehnen nur 5 Prozent den Einsatz von Hyperautomation grundsätzlich ab,19 Prozent befinden sich in der Umsetzungsphase und 38 Prozent in der Planung.
Hyperautomation: Von der Option zur Notwendigkeit
Bereits 2021 hat Gartner Hyperautomation als einen der zehn wichtigsten strategischen Technologietrends identifiziert, der sich laut Gartner Research Vice President Fabrizio Biscotti längst „von einer Option zu einer Überlebensfrage verlagert hat.“ Damit Unternehmen jedoch mit Hyperautomation erfolgreich sein können, ist neben der reinen Automatisierung einzelner Aufgaben vor allem die übergreifende Orchestrierung von großer Bedeutung. Unternehmen sollten sich daher neben einer geeigneten Automatisierungsstrategie Stück für Stück auch einen sinnvollen Mix an Werkzeugen zusammenstellen. Denn nur Unternehmen, die eine genaue Vorstellung haben, wie sie ihre End-to-End-Prozesse effizient orchestrieren, werden durch Hyperautomation letztlich einen starken Wettbewerbsvorteil erzielen und sich im Wettbewerb behaupten können.
Der Autor
Gregor Greinke ist CEO der GBTEC Software AG.
