Direkt aus der unternehmensweiten Standardsoftware auf geschäftliche Dokumente zugreifen – das ermöglicht eine Schnittstelle zwischen büro+ und ecoDMS. Über die integrierte Rechnungsprüfung digitalisieren Unternehmen darüber hinaus die Bestellung, den Wareneingang und die Eingangsrechnung.
Brückenschlag: Das Frankfurter Systemhaus MikroPlan GmbH hat eine Schnittstelle entwickelt, die das Dokumentenmanagement-System ecoDMS mit der ERP-Lösung (Enterprise-Ressource Planning) büro+ von microtech verbindet. Der Konnektor synchronisiert Dokumente und deren Daten aus ecoDMS mit jenen in der kaufmännischen Software. Anwender greifen in büro+ über einen Link auf die in ecoDMS abgelegten Dokumente zu. In einer zusätzlichen Ausbaustufe beinhaltet die Schnittstelle eine integrierte Rechnungsprüfung sowie das automatisierte Erzeugen interner Eingangsrechnungen. So bilden Unternehmen den Prozess von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zum Erhalt der Eingangsrechnung komplett digital ab.
Die Schnittstelle integriert das Dokumentenmanagement-System in die ERP-Lösung. Dazu werden die in ecoDMS eingehenden Dokumente sowie deren Metadaten mit denen in büro+ synchronisiert und den jeweiligen Vorgängen zugeordnet. Anwender rufen dann alle zu einem Bestellvorgang gehörigen Dokumente aus der Vorgangsmaske über einen Link zu ecoDMS auf. Geschäftsrelevante Daten wie Bestellnummer oder Rechnungsbetrag werden automatisiert in büro+ übertragen. Dabei definiert der Anwender, welche Informationen in welchem Feld gespeichert werden sollen. Zusätzlich werden die in ecoDMS abgelegten Dokumente mit den Datensätzen der Kunden, Lieferanten und Hersteller im ERP-System verknüpft und lassen sich somit aus deren Stammdaten heraus abrufen.
Rechnungsprüfung gleicht Bestelldaten ab
In der weiteren Ausbaustufe übernimmt die Schnittstelle auch die Rechnungsprüfung. Sobald eine Rechnung in ecoDMS abgelegt und mit büro+ synchronisiert ist, sucht die Lösung dort die dazugehörige Bestellung anhand der auf der Rechnung notierten Daten und kontrolliert dann, ob die Beträge auf beiden Dokumenten übereinstimmen. Ist das der Fall, wird in büro+ eine interne Eingangsrechnung erstellt, die dafür sorgt, dass der Vorgang automatisch vom Status Bestellung zum Status Rechnung wechselt und der Betrag direkt in der ERP-Lösung verbucht wird. Weichen die Beträge voneinander ab, erscheint der Vorgang in büro+ als „gesperrt“. In einem Statusfeld in ecoDMS sieht der Anwender, ob eine Rechnung korrekt oder fehlerhaft ausgestellt wurde.
Neben einer verbesserten Prozesseffizienz profitieren Anwender von büro+ mit der Schnittstelle zu ecoDMS vom ortsunabhängigen Zugriff auf alle benötigten Informationen, vom plattformunabhängigen Arbeiten am PC, Smartphone oder Tablet sowie vom revisionssicheren Archivieren von Dokumenten und Belegen.
MikroPlan ist Goldpartner von microtech und Qualified Premium Reseller von ecoDMS und unterstützt Unternehmen bei der Einrichtung und Anpassung. Die ecoDMS GmbH mit Sitz in Aachen hat sich auf Dokumentenmanagement, Mailarchivierung und Workflows für Unternehmen jeder Größe spezialisiert. Jürgen Frisch
