Elektronische Rechnungen: 8 Schritte zum erfolgreichen E-Invoicing

Mittlerweile verfassen 72 Prozent der deutschen Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen in elektronischer Form wie PDF. Verwunderlich ist das nicht, denn Digitalisierung birgt ein hohes Potenzial für Kosteneinsparungen, minimiert manuelle Prozessschritte und senkt Fehlerquoten.  Die Vorgaben, die E-Invoicing Dokumente erfüllen müssen, variieren allerdings von Land zu Land, was die Umsetzung für international agierende Unternehmen erschwert. Doch mit acht Schritten gelingt der Umstieg auf echtes E-Invoicing.

Es ist kein Geheimnis: Steuerhinterziehung und Steuerumgehung bedeuten Einbußen für den Staat. Und bei den fehlenden Einnahmen („Mehrwertsteuerlücke“), handelt es sich keineswegs um Kleckerbeträge: Allein in der EU belief sich die Summe im Jahr 2020 auf über 93 Milliarden Euro. In Deutschland schlugen diese Fehleinnahmen für den Fiskus mit 22 Milliarden Euro zu Buche – Platz drei im EU-Ranking. Kein Wunder, dass die Staaten nach Mitteln und Wegen suchen, Steuerbetrügern Einhalt zu gebieten. Nicht zuletzt deshalb sind einige von ihnen dazu übergegangen, sich in den Prozess der Rechnungsstellung einzuklinken und E-Invoicing verpflichtend zu machen.

Weltweite Initiativen zum E-Invoicing

In Italien beispielsweise ist die elektronische Rechnung bereits seit 2019 obligat, ähnliche Initiativen sind in naher Zukunft für Frankreich, Polen, Belgien und Deutschland geplant. So etwa arbeitet die Bundesregierung an einem bundesweit einheitlichen elektronischen Meldesystem für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen, das E-Rechnungen künftig verpflichtend machen soll. Sogar vonseiten der EU-Kommission gibt es solche Bestrebungen, und auch außerhalb Europas greift man zu derartigen Mitteln. Der Rechnung im elektronischen Format wird sich also wohl kaum ein Unternehmen mehr verschließen können. Das Problem: In Bezug auf das Steuerrecht, behördliche Auflagen und die technische Umsetzung gibt es bisweilen gewaltige Unterschiede in den Ländern. Den Überblick über die Vielzahl an Regulatorien zu behalten, ist gerade für international agierende Unternehmen schier unmöglich. Wollen sie auch künftig global tätig sein und dabei rechtskonform bleiben, wird es für sie höchste Zeit, auf echtes E-Invoicing umzusatteln. Damit dies gelingt, sollten sie diese acht Schritte befolgen.

Schritt 1: Analysieren und Dokumentieren bestehender Prozesse

Zuallererst gilt es, die aktuellen Prozesse und deren Schwachstellen genauer unter die Lupe zu nehmen und zu dokumentieren. Fragen, die sich das Unternehmen stellen sollte, sind: Was läuft gut? Was weniger? Wo gibt es Abweichungen im Prozess, die (finanzielle) Schwierigkeiten bereiten – wie etwa Zahlungsverzögerungen, oder Lieferkettenprobleme? Anhand dieser Analysen lässt sich dann ableiten, wo E-Invoicing helfen kann, die Schwachstellen zu beseitigen und welche Funktionen und Eigenschaften die neue Lösung aufweisen muss. Ebenso wichtig ist es, Ziele und dazugehörige Kennzahlen (KPIs) zu definieren und sich zu überlegen, wie die Zusammenarbeit mit den Lieferanten gestaltet sein muss, damit sich diese Vorsätze erreichen lassen. Zum Schluss sollte das Unternehmen definieren, was mit den verbleibenden Rechnungen im Papier- und PDF-Format geschehen soll.

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Schritt 2: Überzeugen der Führungsriege

Jetzt heißt es, die Zustimmung der Geschäftsleitung und/oder des Finanzoberhaupts für das angedachte Projekt zu gewinnen. Das Okay aus der Führungsriege gibt dem Team nicht nur das Startsignal für das Projekt, sondern auch die Sicherheit, dass es die nötige Unterstützung erhält, sollte es während des Projekts zu Schwierigkeiten kommen.

Schritt 3: Analysieren der Kosten für die neue Lösung

Dann geht es daran, den finanziellen Aufwand für den neuen Prozess zu ermitteln. Sind die Kosten zudem in Relation zu den möglichen Einsparungen gesetzt, zeigt dies dem Management, wie wirtschaftlich das Projekt sein wird. Dies erleichtert oftmals die Entscheidung.

Schritt 4: Einbeziehen der erforderlichen Abteilungen

Soll der neue digitale Ansatz unternehmensintern Akzeptanz finden, gilt es, die betroffenen Mitarbeiter aus Buchhaltung, Einkauf und IT mit ins Boot zu holen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass beim technologischen Umstieg die vor- und nachgelagerten Prozesse berücksichtigt und bei Bedarf ebenfalls optimiert und digitalisiert werden. Denn erst ein durchgängig automatisierter Prozess gestattet es, das volle Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung auszuschöpfen.

Schritt 5: Einholen der Genehmigung für das Projekt

Für den Start des Projekts fehlt nun nur noch die Genehmigung. Im Idealfall hat das Management alle benötigten Informationen erhalten, sodass es leichter eine Entscheidung treffen kann. Dennoch sollte die Projektleitung oder das Projekt-Team für mögliche Rückfragen erreichbar sein.

Schritt 6: Auswahl des passenden Anbieters

Da es sich bei der Umstellung auf E-Invoicing und die Handhabung der Rechnungen um einen komplizierten und kostspieligen Vorgang handelt, sollte das Unternehmen gut überlegen, ob es diese Aufgaben selbst übernehmen möchte. Denn hierbei gilt es nicht nur, die Feinheiten der unterschiedlichen rechtlichen und behördlichen Vorgaben und Programme zu verstehen. Ebenso wichtig ist es, künftige Änderungen einkalkulieren zu können, wenn behördliche Anforderungen eine Anpassung oder gar einen Systemumstieg erfordern. Um die Konsequenzen einer Nichtkonformität zu vermeiden sowie Zeit und Ressourcen zu sparen, sind viele Firmen dazu übergegangen, Spezialisten mit diesen Aufgaben zu betrauen. Diese können zudem mit den Lieferanten des Unternehmens zusammenarbeiten und schriftliche Garantien geben, dass die Rechnungen den jeweiligen rechtlichen, landesspezifischen sowie behördlichen Vorgaben entsprechen (Compliance).

Schritt 7: Zusammenarbeit mit den Lieferanten

Der Staat schreibt die elektronische Rechnungsstellung zwar vielleicht verbindlich vor, hat dabei aber nicht die Unternehmen im Blick. Sein Ziel ist es, schnell Transparenz hinsichtlich der zu erhebenden Steuern zu schaffen. Wie die Prozesse in den Betrieben aussehen oder wie sich die Anzahl der fehlerhaften Rechnungen reduzieren lässt, interessieren ihn nicht. Umso entscheidender ist es, dass das Unternehmen mit seinen Lieferanten zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass es umfassende Rechnungsdaten erhält und so die Automatisierung der Rechnungsstellung im eigenen Betrieb vorantreibt. Dies jedoch erfordert einen auf E-Invoicing spezialisierten Anbieter, der es versteht, Lieferanten ins Boot zu holen, optimal in die Beschaffungsprozesse des Unternehmens einzubeziehen und zu integrieren (Lieferanten-Onboarding) und so für verbesserte Abläufe sowie stärkere Käufer-Lieferanten-Beziehungen zu sorgen.

Schritt 8: Sicherstellen der Rechtskonformität

Absolut unabdingbar: Die Lösung muss mit allen (steuer-)rechtlichen Anforderungen konform sein – und zwar in allen Ländern, in denen das Unternehmen Handel betreibt. Auch hier ist es sinnvoll, einen Spezialisten zu involvieren, der sich tagtäglich mit diesen Dingen beschäftigt, daher in Bezug auf länderspezifische Regelungen absolut sattelfest ist und das Unternehmen entsprechend beraten kann.

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Fazit

Gerade in der heutigen Zeit des globalen Handels führt an E-Rechnungen schon bald kein Weg mehr vorbei. Für die Unternehmen heißt dies, entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Insbesondere gilt es, ein Konzept zu entwickeln, das auch dann für eine rechtskonforme Rechnungsstellung und -verarbeitung sorgt, wenn es neue rechtliche Vorschriften oder geänderte behördliche Auflagen gibt. Viele Unternehmen haben weder die Zeit noch die Ressourcen, sich mit diesen Themen dauerhaft zu beschäftigen. Experten, die genau auf solche Konzepte und deren Umsetzung spezialisiert sind, können hier der rettende Anker sein.

Weitere Informationen zum E-Invoicing und Tipps zur Auswahl des richtigen Anbieters erhalten Sie in unserem Whitepaper „Trend-Thema E-Rechnung: So gelingt die rechtskonforme Stellung digitaler Rechnungen“.

Der Autor

Ruud van Hilten ist seit 17 Jahren im Bereich E-Invoicing tätig und unterstützte einige der weltweit größten Unternehmen erfolgreich bei der Implementierung von E-Rechnungs-Prozessen. Im Jahr 2019 nahm der gefragte Redner die Position des Head of Compliance bei Tungsten (jetzt Teil von Kofax ) ein. Heute bekleidet er die Funktion als Director, E-Invoicing Compliance, bei Kofax Netherlands Technologies BV und ist zudem Vorstandsmitglied der EESPA (European E-Invoicing Service Provider Association) sowie der US-amerikanischen DBNA (Digital Business Networks Alliance).