Ungenutzte Lizenzen, veraltete IT-Infrastruktur, technische und fachliche Schulden sowie nicht abgeschlossene Projekte: Der IT-Dienstleister Avision nennt fünf Kostenfresser in der IT und Gegenstrategien dazu.
Die meisten IT-Abteilungen kämpfen aktuell mit knappen Budgets. Umso schlimmer, wenn sie Geld für Dinge ausgeben, die eigentlich überflüssig sind. Diese Summe fehlt dann für wichtige Innovationen. Der IT-Dienstleister Avision, Spezialist für Software Revival, zeigt fünf große Geldverbrenner auf und erläutert, wie man sie bekämpft.
1. Ungenutzte und zu teure Lizenzen
Lizenzen sind oft ein Durchlaufposten, der irgendwann nicht mehr hinterfragt wird. Deshalb kann es passieren, dass Unternehmen Geld für Software und Services bezahlen, die sie gar nicht mehr benötigen. Lizenzverträge sollten deshalb unbedingt regelmäßig geprüft werden. Ein Tool zur zentralen Verwaltung der Lizenzen kann dabei helfen. Eine weitere Möglichkeit, Lizenzgebühren zu sparen, ist der Umstieg auf kostengünstige Open-Source-Alternativen. Sie sind nur selten qualitativ schlechter als die teureren Varianten. Um einen ausreichenden Service zu gewährleisten, sollten Produkte zum Einsatz kommen, die eine starke Community haben.
2. Veraltete und überdimensionierte Infrastruktur
Bei der Infrastruktur werden häufig die Kosten für das „Drumherum“ unterschätzt, also die Kosten für den Platz, den Strom, die Klimatisierung und die Wartung von Servern. Ältere Server sollten ersetzt werden, da neuere Modelle bei Verbrauch und Wartung deutlich kostengünstiger sind. Möglicherweise benötigt ein Unternehmen gar nicht mehr alle vorhandenen Server, und es lassen sich mehrere Anwendungen auf einem einzigen Gerät konsolidieren. Mit Technologien wie Virtualisierung und Containern lassen sich die Server-Ressourcen optimal nutzen. Vor allem größere Unternehmen senken durch eine Migration in die Cloud die Betriebskosten oft deutlich. Sie erzielen beispielsweise große Einsparungen bei stark schwankenden Auslastungen und haben zudem geringere Personalkosten als beim Eigenbetrieb.
3. Technische Schulden
Werden Anwendungen mit einem Programmierstil entwickelt, der nicht mehr aktuell ist, oder werden sie nicht regelmäßig gepflegt, entstehen so genannte technische Schulden. Dazu zählt beispielsweise eine unüberschaubare Architektur der Software. Technische Schulden fallen nicht sofort auf. Oft sind aber aufgrund von neuen Anforderungen oder Gesetzen Änderungen nötig. Funktionale Erweiterungen verursachen dann nämlich hohe Aufwände und Kosten. Zudem besteht die Gefahr, dass aufgrund von Zeitdruck nicht sauber gearbeitet wird und sich die technischen Schulden noch vergrößern. Die besten Mittel dagegen sind feste Refactoring-Zyklen und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
4. Fachliche Schulden
Ganz ähnliche Probleme können fachliche Schulden verursachen. Sie entstehen, wenn ein Unternehmen Prozesse ändert, die zuständige Anwendung aber nicht entsprechend anpasst. Dann gibt es nicht nur Schwierigkeiten mit der Anwendung selbst, sondern auch im Prozess. Ein Beispiel dafür ist etwa die weitere Mitführung von Bankleitzahl und Kontonummer zusätzlich zur IBAN. Dadurch müssen bei jeder Änderung an den Daten oder an der Anwendung alle drei Nummern berücksichtigt werden, was erhebliche und eigentlich völlig überflüssige Aufwände und Kosten bedeutet. Auch gegen fachliche Schulden bieten regelmäßiges Refactoring und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess den besten Schutz.
5. Nicht abgeschlossene Projekte
Projekte, die nie wirklich fertiggestellt werden, können hohe Kosten verursachen. Ein Klassiker sind Ablösungsprojekte, bei denen keine wirkliche Ablösung stattfindet, weil das alte System parallel weiterläuft. Im Extremfall führt das dazu, dass ein Unternehmen mehrere Generationen eines Systems gleichzeitig nutzt, weil die erste nie ganz abgeschaltet wurde. Damit gehen nicht nur hohe Kosten für den Betrieb von mehreren Generationen einher. Auch die Tatsache, dass die Fachlichkeiten in mehreren Systemen vorhanden sind, verursacht große Aufwände. Deshalb sollten Projekte immer zu einhundert und nicht nur zu achtzig Prozent zu Ende geführt werden.
„Der Schlüssel für einen kosteneffizienten IT-Betrieb heißt Konsequenz.“
„Wenn IT-Abteilungen laufend prüfen, welche Lizenzen und welches Equipment sie wirklich benötigen, ihre Anwendungen kontinuierlich auf einem aktuellen Stand halten und Projekte bis zum Ende durchziehen, sparen sie jede Menge Geld, das sie anderswo viel sinnvoller einsetzen können.“ Jürgen Frisch
