Business Transformation ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Viele Projekte führen nicht zum Erfolg. Der Business-Transformation-Spezialist Signavio zeigt zielführende Schritte auf.
Business Transformation betrifft IT-Infrastrukturen, Prozesse und Mitarbeiter gleichermaßen. Sie zielt in vielen Fällen auf eine Neuordnung von Organisation, Prozessen und Customer Journeys, um Veränderungen im Unternehmen und auf dem Markt umzusetzen. Bei der Umsetzung hapert es vielfach. Signavio nennt sieben elementare Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Transformation.
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1. Beteiligung und Information der Mitarbeiter
Um eine ganzheitliche Transformation durchführen zu können, müssen Unternehmen zunächst alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter ins Boot holen. Nur gemeinsam lassen sich die konkreten Transformationsziele bestimmen. Anschließend gilt es, die Mitarbeiter über die Gründe und Ziele zu informieren und ihnen mitzuteilen, was konkret von ihnen verlangt wird. Nur durch diese Vorarbeiten sind Motivation und Engagement der Mitarbeiter im Projektverlauf sichergestellt.
2. Modellierung
Kollaboration heißt das entscheidende Schlagwort in der folgenden Modellierungsphase. Die Definition von Zielmodellen kann nicht die Arbeit einer einzelnen Person sein, sie erfordert vielmehr den Input und vor allem auch das Commitment unterschiedlicher Stakeholder im gesamten Unternehmen. In diesem kollaborativen Prozess müssen die Arbeitsabläufe zwischen Teams und Funktionsbereichen bei der Transformation klar geregelt werden.
3. Gap-Analyse und Definition
Der nächste Schritt ist die Durchführung einer Gap-Analyse, um die Lücken zwischen dem aktuellen und angestrebten Zustand zu identifizieren. Auf dieser Basis kann das Management die adäquaten Maßnahmen ergreifen werden, um die Lücken zu schließen.
4. Validierung und Optimierung
Es ist fast immer kostengünstiger, ein Modell rechtzeitig anzupassen als einen bereits implementierten Prozess. In diesem Schritt geht es um die mehrfache Überprüfung und Validierung des Transformationsmodells – mit einer kontinuierlichen Verfeinerung und Optimierung. In dieser Phase sollten Ideen, Vorschläge und Pläne wieder unternehmensweit geteilt werden; das Feedback sollte dann in konkrete Veränderungen einfließen. Von Vorteil ist hier die Nutzung eines Modellierungswerkzeugs mit integrierter Kommentar-, Freigabe- und Versionierungsfunktionalität.
5. Entwicklung und Implementierung
Nach Abschluss der Analyse und Validierung beginnt die Umsetzung der neuen Prozesse und Arbeitspraktiken. Auch hier kommt es wieder auf maximale Transparenz und bidirektionalen Kommunikationsfluss zwischen den Prozessbeteiligten an. Durch das Aufheben traditioneller organisatorischer Trennungen und eine enge Kollaboration wird sichergestellt, dass auch bei der Umsetzung „jeder in die gleiche Richtung zieht“ – sei es die Fachabteilung oder die IT.
6. Information und Kommunikation
Der vollständige Nutzen der Transformation entfaltet sich erst dann, wenn sich das Unternehmen als Ganzes an die neuen Prozesse und Gegebenheiten anpasst. Um das zu gewährleisten, führt an einer durchgängigen Kommunikationsstrategie kein Weg vorbei. Trotz der vielen kollaborativen Phasen im Transformationsprozess ist es nicht möglich, jeden Mitarbeiter miteinzubeziehen. Sobald der Live-Betrieb startet, müssen alle betroffenen Mitarbeiter über die neuen Prozesse informiert sein.
7. Überprüfung und Verbesserung
Eine erfolgreiche Business Transformation ist nur dann erreicht, wenn die geplanten Ergebnisse erzielt werden. Folglich sollte ein Abgleich von Soll- und Ist-Zustand erfolgen. Dieser fördert oft überraschende Erkenntnisse zutage und erfordert ein korrigierendes Eingreifen. Oft ändern sich interne und externe Anforderungen zwischen Strategieentwicklung und –umsetzung. Dann müssen diese Veränderungen für die Ergebnisoptimierung genutzt werden.
„Generell differieren bei der Business Transformation die branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen und Erwartungen“, erklärt Gerrit de Veer, Senior Vice President Mittel und Osteuropa bei Signavio. „Die oben genannten sieben Schritte liefern einen ersten Leitfaden für eine erfolgreiche Durchführung. Insgesamt ist Business Transformation kein Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.“ Jürgen Frisch
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