Auch wenn Mitarbeiter im Home Office tätig sind, müssen Unternehmen funktionsfähig bleiben. Der Talent Management-Experte SumTotal hat sechs Empfehlungen, wie Personalverantwortliche diese Situation meistern.
Bei den Themen Remote-Arbeit und Home Office liegt Deutschland im europäischen Vergleich bisher gerade einmal im Mittelfeld. Laut Statistischem Bundesamt arbeiten in Deutschland rund 11 Prozent der Erwerbstätigen gewöhnlich oder manchmal daheim. In den Niederlanden und Norwegen sind es hingegen bereits knapp 40, in der Schweiz rund 28, in Großbritannien 25, in Österreich 22 und in Frankreich über 20 Prozent.
Durch die aktuellen Maßnahmen zum „Social Distancing“ im Kampf gegen die Pandemie sind diese Zahlen rapide angestiegen. Laut einer aktuellen Umfrage des Digitalverbands Bitkom arbeitet aktuell jeder Zweite (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise im Home Office. Während einige Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung bereits mit neuen Arbeitsmodellen die Grundlagen für digitales Remote-Arbeiten geschaffen haben, ist dies andernorts eine völlig neue Situation. Manche Mitarbeiter erleben nach 30 Jahren Berufsleben in diesen Wochen ihren ersten Home-Office-Tag. In Unternehmen, die ihre Teams und Mitarbeiter sehr plötzlich auf einen völlig neuen Arbeitsmodus umstellen müssen, haben sich die folgenden Punkte bewährt.
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1. In der Kommunikation Transparenz schaffen
Sind Mitarbeiter in einer Krise isoliert, dauert es nicht lange, bis sie sich Sorgen um die Sicherheit ihres Arbeitsplatzes machen und sich unter Kollegen Gerüchte verbreiten. Wenn Sie Ihre Belegschaft aus Sicherheitsgründen unter Quarantäne gestellt haben, sollten Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens sowie dessen Pläne zur Bewältigung der Krise klar kommunizieren. Selbst wenn es noch keine endgültige Strategie gibt, sollten Sie kommunizieren, dass das Management daran arbeitet und wie die ersten Schritte aussehen könnten. Geben Sie zudem Empfehlungen von Behörden weiter. Informieren Sie Ihre Angestellten darüber, was Sie tun, um das Unternehmen in Bewegung zu halten, und wie Mitarbeiter durch ihr Engagement sowie Schutzmaßnahmen zum Erfolg dieser Bemühungen beitragen können. Aktualisieren Sie diese Informationen regelmäßig.
2. Persönlichen Kontakt aus der Ferne halten
Bei einer dezentralisiert arbeitenden Belegschaft ist die effektive tägliche Kommunikation unerlässlich. Das gilt nicht nur für Krisen-Szenarien, sondern auch dann, wenn Ihr Team hauptsächlich aus Außenmitarbeitern besteht, die selten ins Büro kommen. E-Mails alleine reichen nicht aus. Verwenden Sie Kommunikationskanäle wie Arbeits-Chat-Plattformen, die lockerer und persönlicher sind und eine bessere Verbindung zwischen den Mitarbeitern fördern. Planen Sie außerdem regelmäßige persönliche Treffen per Videokonferenz. Die Interaktion und das wechselseitige Engagement tragen dazu bei, dass sich Remote-Mitarbeiter einbezogen und verantwortlich fühlen.
Es ist notwendig, Mitarbeiter in Krisensituationen zu unterstützen, um zu zeigen, dass sie Ihnen wichtig sind. Wenden Sie sich an einzelne Mitarbeiter, um zu beurteilen, wie diese persönlich betroffen sind. Bieten Sie im Bedarfsfall die Möglichkeit zum Gespräch an, sei es über die Personalabteilung oder per Videokonferenz mit einem Berater.
3. Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit respektieren
Es ist wichtig, dass sich die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit nicht komplett auflösen, nur weil die Mitarbeiter nicht in einem geregelten Bürobetrieb tätig sind. Nehmen Sie während der normalen Arbeitszeit Kontakt auf und erwarten Sie keine Antworten spät am Abend. Denken Sie zudem daran, dass viele Angestellte mit Kindern auch mit Schulschließungen konfrontiert sind und niemanden haben, der sich um die Kinder kümmert. Berücksichtigen Sie also nach Möglichkeit auch die individuellen Umstände. Diese Regeln gelten im Übrigen ebenfalls für die Mitarbeiter. Ermutigen Sie diese, auch im Home-Office strukturiert zu arbeiten und Pausen sowie Arbeitszeiten einzuhalten. Auch wenn flexibles Arbeiten ein wichtiger Vorteil neuer Arbeitsmodelle ist, zeigen zahlreiche Studien, dass Struktur und eine gewisse Trennung von Arbeit und Freizeit sehr wichtig sind, um produktiv arbeiten zu können.
4. Intelligente Wege aus der Krise suchen
Unternehmen, die physischen Lieferketten oder dem persönlichen Kundenkontakt abhängen, sind aktuell großen Geschäftsrisiken ausgesetzt. Es gibt aber auch positive Beispiele von Firmen, die ihre Geschäftsmodelle umstellen und Produkte sowie Dienstleistungen über neue Wege anbieten. So haben einige deutsche Textilunternehmen ihre Fabriken spontan auf die Produktion von Gesichtsmasken umgestellt – nicht nur um zu helfen, sondern auch um Kurzarbeit und Entlassungen zu verhindern. Aber auch im Bereich Kundenberatung und Dienstleistung finden Organisationen neue Wege. Finanz- oder Versicherungsberater steigen beispielsweise auf Videokonferenzen um, denn gerade jetzt suchen viele Kunden nach Ratschlägen, wie sie mit Verdienstausfällen umgehen können. IT-Anbieter rüsten Kunden mit Cloud IT-Infrastrukturen für dezentrales Arbeiten aus. Fitnessstudios bieten Online-Kurse an, mit denen sich ihre Mitglieder auch zu Hause fit halten können, um sich so ihre Kundschaft zu erhalten. Sprechen Sie mit Kunden und überlegen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern, wie Sie Ihren Kunden weiterhin einen Mehrwert und Unterstützung anbieten können.
5. Mitarbeiterentwicklung als Chance nutzen
Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung sind in Krisenzeiten wichtiger denn je. Konkret wird dies sichtbar, wenn neue Technologien eingesetzt werden, um die Arbeitsleistung aufrecht zu erhalten. Zwar gibt es viele Mitarbeiter, die heute bereits mit Tools für Remote-Arbeit vertraut sind, aber es gibt auch Firmen, bei denen Home Office und die entsprechende technische Ausstattung bisher die Ausnahme sind. Egal, ob es sich um die aktuelle Ausnahmesituation wegen der Pandemie oder um eine andere Umstellung der Geschäftsprozesse handelt: was sich zunächst als eine Herausforderung präsentiert, bei der man sich auf neue Tools und Prozesse einstellen muss, erweist sich oft auch als Chance zur persönlichen sowie unternehmerischen Weiterentwicklung.
Digitale Lernplattformen ermöglichen das Lernen auch im Home Office. Zudem zeigen sie, bei welchen Mitarbeitern sich eine Weiterbildung oder Umschulung anbieten würde, falls durch die Krisensituation oder eine generelle Umstellung im Unternehmen einige Aufgaben beziehungsweise Rollen wegfallen und an anderer Stelle neue Jobs entstehen. Dann sind oft neue Qualifikationen nötig. Mitarbeiter, denen in ihrer Rolle die persönliche Führung fehlt, fühlen sich inspiriert, wenn sie von zu Hause aus neue Fähigkeiten trainieren können.
6. Mitarbeiter über Digitale Tools motivieren
Digitale Tools eignen sich auch sehr gut, um das Gemeinschaftsgefühl beim Remote-Arbeiten aufrecht zu erhalten. In Krisen helfen sie dabei, ein Gefühl der Isolation zu verhindern. Moderne Human-Resources-Applikationen bieten zahlreiche Möglichkeiten, um Mitarbeitern für besonderen Einsatz, herausragende Leistungen oder das Erwerben neuer Qualifikationen Belohnungen zukommen zu lassen und dieses auch im Team sichtbar zu machen. Aber auch digitale Geburtstagskarten, das Anstoßen auf Erfolge im Video-Team-Meeting oder Wettbewerbe im Team mit entsprechenden Belohnungen eignen sich für die Motivation einer Remote Workforce Community.
„Die Umstellung auf ein Remote-Arbeitsmodell ist eine große Herausforderung, insbesondere für Unternehmen, die normalerweise nicht so arbeiten“, erklärt Talent Management-Expertin Doris Niederwieser von SumTotal Systems. „Nicht nur der Einsatz moderner technischer Tools, sondern auch Führungsqualitäten, die Unterstützung und Empathie signalisieren, entscheiden darüber, ob Unternehmen funktionsfähig bleiben und Herausforderungen bewältigen.“ Jürgen Frisch
