Stammdaten bilden die Basis für stabile Geschäfts- und Vertriebsprozesse. Die Pflege dieser Informationen ist ein unbeliebtes Geschäft, weil die Aktionen oft aufwändig sind. Uniserv gibt Tipps, wie sich die Qualität des Datenschaftes erhalten lässt.
95 Prozent der von PWC befragten Fach- und Führungskräfte schätzen den Wertbeitrag des Master Data Managements für ihr Unternehmen als erfolgskritisch ein. Sie fürchten allerdings die hohe Komplexität. Das muss nicht sein. Damit IT-Abteilungen Master Data Management stressfrei umsetzen können, sollte sich die dazugehörigen Lösungen on-the-fly umsetzen lassen und in unterschiedliche Systemlandschaften integrieren. Uniserv, spezialisierter Anbieter von Lösungen für das Datenmanagement, zeigt auf, wie sich die Datenpflege vereinfachen lässt.
1. Datensilos verhindern einheitliche Datenstrukturen
Die größten Probleme, die IT-Abteilungen das Stammdatenmanagement erschweren, sind die Heterogenität gewachsener Systemlandschaften und die Parallelität der Prozesse von Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung. Beides führt dazu, dass Daten von Geschäftspartnern an verschiedenen Orten liegen. Wenn die Daten nicht in einer zentralen Plattform zusammenlaufen und harmonisiert werden, können sie nur begrenzt in einzelnen Abteilungen oder gar nicht genutzt werden. Laut der Uniserv-Trendstudie Kundendatenmanagement 2019 setzen etwa 64 Prozent der Unternehmen mehrere abteilungsbezogene Lösungen zur Verwaltung ihrer Geschäftspartnerdaten ein. Erschwerend kommt hinzu, dass Daten nicht nur aus unterschiedlichen Quellen stammen, sondern auch unterschiedliche Strukturen aufweisen. Sie können in Datensätzen, Arrays oder Listen, aber auch in Stapelspeichern, Graphen oder Hash-Tabellen vorliegen.
Um die Informationen für alle Abteilungen nutzbar zu machen, müssen die Silos aufgelöst und Datenbestände vereinheitlicht werden. Nur durch eine übergreifende Integration all der verteilten und unterschiedlich strukturierten Informationen ist eine 360-Grad-Sicht auf Kunden und Geschäftspartner möglich. Die IT-Systeme für das Master Data Management müssen unterschiedliche Systemwelten integrieren.
2. Harmonisierte IT-System erleichtern die Datenpflege
Eine weitere große Herausforderung ist die Qualität der Stammdaten. In IT-Umgebungen, die nur unzureichend harmonisiert sind, und die obendrein eine ausgeprägte Silostruktur aufweisen, fällt die Zahl der mehrfach vorliegenden Stammdaten deutlich höher aus. Unvollständigkeit ist ein weiteres Thema. Dadurch, dass beispielsweise aufgrund verschiedener Filialen und Sachbearbeiter, mehrfach angelegter Online-Profile und separater Datenbanken, die nicht miteinander synchronisiert werden, Redundanzen über verschiedene, verteilte Systeme hinweg entstehen, ist ein sauberes Matching zur Auflösung dieser Dopplungen kaum möglich. Häufig werden dann Übereinstimmungen angezeigt, die nicht korrekt sind. Die Folgen sind fatal: Liegt die Qualität der Stammdaten niedrig, sind auch darauf aufbauende operative Geschäftsprozesse nicht belastbar. Fachabteilungen arbeiten dann mit falschen, veralteten oder redundanten Stammdaten. Die Daten müssen also zunächst qualitätsbereinigt werden, das heißt insbesondere postalisch geprüft werden. Zudem sind Dubletten zu beseitigen und alle Daten auf den neuesten – und gleichen – Stand zu bringen.
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Das Competence Center Datenmanagement
Im CC Datenmanagement bündelt die Trovarit ihr Beratungs-Know-how rund um die Analyse, Bereinigung, Migration und Qualitätssicherung von Stamm- und Bewegungsdaten. Mit dem Ziel, Methoden und Werkzeuge zu entwickeln, die die Datenqualität in Unternehmen nachhaltig verbessern, engagieren sich unsere Experten im Data Quality Center (DQC), einen Zusammenschluss aus Industrie- und Forschungspartnern, wie z.B. dem FIR an der RWTH Aachen oder der Universität Heilbronn.
3. Governance erfordert klare Verantwortlichkeiten
Damit die Qualität von Daten nicht nur einmalig hergestellt wird, sondern dauerhaft erhalten bleibt, sind eine kontinuierliche Überwachung und ein entsprechendes Reporting nötig. Bei vielen unternehmensweit verteilten Systeme entsprechen die Informationen keinem einheitlichen Standard. Entweder fehlen Vorgaben entsprechend einer Data-Governance-Strategie ganz oder werden von Mitarbeitern schlichtweg nicht beachtet. Das sorgt für einen erheblichen Mehraufwand, wenn Daten von Kunden und Geschäftspartnern zentral genutzt werden sollen.
Aufgrund mangelnder IT-Harmonisierung ist es oft nicht möglich, die Qualität der Daten zu überprüfen. Überwachungsmaßnahmen und Analysen müssen aufgrund der Dateninkompatibilität manuell durchgeführt werden, was oft nur sporadisch geschieht. Laut PWC überprüfen weniger als ein Drittel der Befragten ihre Stammdaten mindestens einmal monatlich. In heterogenen und nicht integrierten Datenlandschaften ist ein übergreifendes, (teil)automatisiertes Monitoring der Datenqualität so gut wie unmöglich. Strategien zur Optimierung des Stammdatenmanagements sollten deshalb laut Uniserv unbedingt auch die Einbindung von Monitoring-Funktionen und einer Data Quality Firewall zur Unterstützung einer unternehmensweit gültigen Data Governance berücksichtigen.
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Autoren: Alex Ron | Jost Enderle | CC Datenmanagement der Trovarit AG
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4. Für Metadaten empfiehlt sich ein übergreifender Katalog
Metadaten haben für das Stammdatenmanagement eine sehr hohe Bedeutung. Sie geben Datensätzen einen Kontext und zeigen an, wann und in welchen Systemen sie generiert wurden. Werden diese wertvollen Kontexthinweise nicht zentral vorgehalten, wird es sehr schwierig, eine Metadaten-basierte Kontextualisierung von Informationen vorzunehmen und damit tiefgreifende Governance-Einblicke zu bekommen. Eine weitere Folge einer mangelhaften Metadatenverwaltung, die in Kombination mit verteilten, nicht harmonisierten Stammdatenbeständen auftritt: Die hieraus resultierende Datenbasis ist für die darauf aufbauenden operativen Geschäftsprozesse kaum zu gebrauchen. Der Erfolgstipp lautet hier, einen übergreifenden Datenkatalog einzurichten.
5. EU-Datenschutz ist nur mit straffen Prozessen erfolgreich
Die seit Mai 2018 wirksame Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union ist für das Master Data Management sicherheitskritisch. Um die Rechte der Geschäftspartner und Kunden zu wahren, müssen Unternehmen in der Lage sein, ihnen alle gesammelten Daten in strukturierter Form und zügig mitzuteilen. Darauf sind in vielen Unternehmen oft weder Prozesse noch Systeme ausgelegt. Das sollte sich ändern, wenn das Stammdatenmanagement Erfolge bringen soll.
Wer die genannten Tipps einhält, legt die Grundlage für eine stabile Datenbasis. Im nächsten Schritt kommt es darauf an, Prozesse der Datenpflege zu etablieren und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Etwa, klar zu dokumentieren, wer welche Information wann und warum eingetragen oder gelöscht hat. Rollen und Zugriffsrechte stellen sicher, dass sämtliche Abläufe rund um die Verarbeitung von Kunden- und Geschäftspartnerdaten transparent bleiben. Jürgen Frisch
