In allen Unternehmen verwenden Mitarbeiter einen großen Teil ihrer Arbeitszeit darauf, Dokumente in Papierform zu bearbeiten, zu suchen, abzulegen einzuscannen. Dass ECM-Lösungen das Potenzial bergen, hier jede Menge Zeit und Geld zu sparen, wird heute kaum noch bestritten. Aber wie muss man eine ECM-Lösung einsetzen, wenn man dieses Potenzial voll ausschöpfen will?
Wir schreiben das Jahr 2002 und auf der CeBIT gilt u.a. folgender Leitspruch: „Alles wird digital“. Die Smartphone-Vorläufer hießen Taschen-Computer und hatten keine Telefonfunktion. Handys machten sich auf, mit dem mobilen „Daten-Turbo“ GPRS das Internet zu erobern und ECM machte die ersten Schritte. Gefühlt wurden in diesem Jahr zum ersten Mal mehr Informationen digital als analog gespeichert. Darum ist für viele das Jahr 2002 der Beginn des digitalen Zeitalters.
Und heute, 16 Jahre weiter – wo stehen wir da? Die digitale Informationsflut nimmt stetig, ja beinahe exponentiell, zu. Aber trotzdem schieben wir eine unendlich große Papierflut vor uns her und immer noch spricht alles von Digitalisierung. Denn selbst heute, im fortgeschrittenen Zeitalter der Digitalisierung ist in vielen Unternehmen Papier noch immer ein wesentlicher Träger auf dem Informationen gespeichert, verwaltet und weitergegeben werden.
Ob nun Bestellaufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Kundenakten und andere geschäftskritische Dokumente, in Unternehmen verwenden Mitarbeiter den größten Teil ihrer Arbeitszeit darauf, diese im Papierformat zu bearbeiten. Hierzu zählt auch Papierdokumente einzuscannen und in einer Fileserver-Struktur abzulegen oder Dokumente, wie Rechnungen oder Anträge, auszudrucken und diese zur Freigabe dem jeweiligen Verantwortlichen vorzulegen.
Aber einmal abgesehen davon, verbringen Mitarbeiter bis zu 20 Prozent des Arbeitstages mit dem Suchen und Wiederbeschaffen von bereits bestehenden Informationen. Und mehr als 30 Prozent der Zeit werden für die Aufarbeitung von Informationen veranschlagt. Hier ist also ein erhebliches Einspar-Potenzial an Zeit und auch Geld vorhanden.
Wenn man sich alleine nur den Aufwand für das Suchen und Wiederbeschaffen von Informationen anschaut, so vermittelt die folgende Rechnung einen Recht guten Hinweis auf das im Idealfall anfallende Einsparpotenzial:
- Angesetzter durchschnittlicher Lohn / Stunde: 16 Euro
- Kosten pro Arbeitstag (1 Arbeitstag = 8 Stunden):
- 20% von 8 Stunden = 1,6 Stunden
- 1,6 Suchstunden * 16 Euro = 25,60 Euro / Tag
- Kosten pro Monat (1 Monat = 20 Arbeitstage): 512 Euro
- Kosten pro Jahr (ohne Berücksichtigung der Urlaubstage):
- 512 Euro * 12 Monate = 6.144 Euro
Mehr als 6.000 Euro je Mitarbeiter fallen demnach alleine für das Auffinden und Wiederbeschaffen von bereits im Unternehmen vorhandenen Informationen an. Diese Kosten erhöhen sich natürlich bei entsprechender Mitarbeiterzahl. Abgesehen davon ist der hierdurch entstehende Zeitaufwand meist dafür verantwortlich, dass Bestellungen sich verzögern, Rechnungen verspätet beglichen werden oder Kundenanfragen unbearbeitet liegen bleiben.
Um am Markt Bestand zu haben, ist es einerseits notwendig, administrative Aufgaben möglichst gering zu halten und andererseits auf Kundenanfragen o.ä. schnell zu reagieren. Denn das kann bedeuten, im richtigen Augenblick den entscheidenden Schritt voraus zu sein. Dafür ist es fundamental wichtig, dass sämtliche Informationen bzw. Dokumente immer und schnell auffindbar, ortsunabhängig verfügbar und vollständig sind.
Eine einheitliche zentrale Verwaltungs-Plattform, wie sie moderne ECM-Lösungen bieten, kann helfen, vorhandene Einsparpotenziale auszuschöpfen. Hier werden Informationen, Dokumente und auch Prozesse miteinander verbunden, diese verwaltet und bei Bedarf auch wieder ausgegeben. Hinter solchen ECM-Lösungen steckt demnach weitaus mehr als nur einfache Technologie. Sie sind vielmehr Strategie bzw. Verwaltungskonzept, das abteilungsübergreifend Unternehmenswissen sichert, Geschäftsprozesse durch unternehmensweiten und einfachen Zugriff auf Informationen beschleunigt und nicht zuletzt auch Kosten senkt.
Einer aktuellen Marktstudie vom Bitkom zur Folge, sind auch genau das die Anforderungen, die an eine entsprechende Software primär gestellt werden.
Welchen Nutzen erzielen Unternehmen mit dem Einsatz von DMS bzw. ECM-Lösungen?
ECM-Lösungen sind ein wichtiger und strategischer Teil des Informationsmanagements und hat vorrangig schwachstrukturierte und unstrukturierte Dokumente im Fokus. Da sich solche Lösungen recht einfach in eine bestehende Systemlandschaft integrieren lassen, können dadurch strukturierte Daten – meist aus einem ERP (Enterprise Resource Planning)-System – mit den verwalteten Dokumenten zusammengeführt werden. Somit lässt sich der Informationskreis, bestehend aus strukturierten, schwach strukturierten und weitestgehend unstrukturierten Daten, entlang der Wertschöpfungskette schließen.
Dokumente sind überall im Unternehmen
Mehr als 30 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland haben ECM als einen probaten strategischen Partner identifiziert und setzen mittlerweile entsprechende Lösungen ein. Zum Vergleich: bei ERP-Lösungen sind es weit über 90%.
Die Entscheidung für die Einführung einer ECM-Lösung ist allerdings das eine. Das andere ist die Umsetzung. Sicher – vom Aufwand ist eine solche Einführung weniger aufwendig als vergleichsweise bei ERP-Lösungen. Doch auch hier lauern nicht unerhebliche Stolpersteine. Abgesehen von den mittlerweile bestens bekannten und immer wieder zitierten 5 Todsünden bei IT-Projekten, wie fehlendes Projektmanagement, fehlende strategische Ziele, fehlende Mitarbeiterakzeptanz, Unterschätzung von Zeitaufwand und Tragweite und fehlendes Konzept für die Datenmigration, so gibt es speziell im ECM-Umfeld die ein oder andere zusätzliche Todsünde.
1. Fehlende Mengengerüste
Die Erhebung von sog. Mengengerüsten rund um die Dokumentenverarbeitung bzw. ‑erfassung ist grundsätzlich zu empfehlen, um so die Investitionskosten weitestgehend niedrig zu halten.
Beispielsweise im Fall der Eingangsrechnungsverarbeitung ist es hilfreich im Vorfeld zu wissen, wie viele Eingangsrechnungen entweder pro Tag oder Monat ins Unternehmen flattern, die erfasst und dann weiterverarbeitet werden müssen. Wenn gerade einmal nur 5 bis 10 Rechnungen pro Tag anfallen, die eingescannt werden müssen, so lohnt sich vermutlich keine vollautomatisierte Erfassungsvorrichtung. Diese wenigen Belege könnten auch weiterhin manuell erfasst werden. Sind es möglicherweise 100 Rechnungen am Tag, so könnte ein entsprechendes Erfassungsmodul nicht nur Zeit, sondern auch erheblich Kosten einsparen helfen. Solche Vorüberlegungen sind insofern sinnvoll, als dass sie dazu beitragen auch die finale ECM-Lösung im Kostenrahmen zu halten.
2. Fehlendes Konzept für eine Ablagestruktur
Auch wenn im Zusammenhang mit ECM immer wieder gerne vom papierlosen Büro gesprochen wird – der Ordner bleibt. Schwarzer Pappdeckel oder Datenordner, eine logische, sinnvolle und einheitliche Struktur hilft, den Überblick zu behalten.
Allerdings: es gibt nicht DIE eine Ordnung! Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Prozesse und denen sollte auch so ein kleiner Baustein wie die Ordnerstruktur angepasst werden.
Am Anfang steht immer eine Bestandsaufnahme. Hierzu gehört es, sich u.a. zu fragen, was z.B. das übergreifende Thema des jeweiligen Ordners ist und welche Arten von Dokumenten in diesem Rahmen auftauchen können. Handelt es sich um einen Projektordner, um einen Kunden- oder Personalordner oder handelt es sich lediglich um eine Infosammlung. Abhängig davon gibt es bestimmte Dokumentenarten, die hierunter einsortiert werden müssen. Das können Angebote, Konzepte, Rechnungen, technische Dokumentationen oder auch Verträge sein.
Es ist wichtig, gründlich über diese Dinge nachzudenken und vielleicht auch mal in alten Ordner nachzuschauen, damit man nicht nachher eine Struktur entwickelt hat, die nicht der Realität entspricht.
Zum Konzept für eine Ablagestruktur, gehört es auch, sich über sog. Aktenmodelle (Ordner mit zuvor definierter einheitlicher Registerstruktur) Gedanken zu machen.
3. Unvollständiges Berechtigungskonzept
Es ist überaus wichtig, so etwas im Vorfelde einer Einführung weitestgehend definiert zu haben. Denn ein Berechtigungskonzept, das die Datenzugriffsrechte regelt, bildet die Grundlage sämtlicher Datenschutzmaßnahmen eines Unternehmens. Typischerweise unterliegen sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens zunächst einmal strikten Regeln und Vorschriften. Um ihre täglichen Aufgaben bewältigen zu können, benötigen sie abhängig von ihrem Aufgabengebiet und Verantwortungsbereich entsprechende Daten und Informationen – etwa zu vertraulichen Dokumenten.
Ein Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass Mitarbeiter auch nur auf solche Informationen bzw. Dokumente Zugriff haben, die sie zur Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben benötigen. Idealerweise erfolgt die anschließende Berechtigungszuweisung nicht an einzelne Nutzer, sondern an Rollen. Das sind Funktionsgruppen, denen ihrerseits die User zugeordnet sind.
Die meisten ECM-Lösungen verfügen über flexible Filter, um den Zugriff bis auf jedes einzelne Dokument einfach und schnell zu regeln bzw. die Berechtigungen auch zu ändern. Außerdem ist es möglich, bestimmte Aktionen wie Lesen, Editieren, Markieren, Exportieren oder Erstellen genau zu regulieren und ganz detailliert zu kontrollieren und zu dokumentieren.
4. Fehlendes Integrationskonzept
Eine der wichtigsten Anforderungen an eine ECM-Lösung ist seine Integrationsfähigkeit in andere Anwendungen: MS Office, E-Mail-Programm, Warenwirtschaft und HR-Systeme. Denn Dokumente, die es zu archivieren oder in Workflows einzuspeisen gilt, entstehen im Zusammenhang mit all diesen.
Es empfiehlt sich darum schon im Vorhinein zu prüfen, ob die künftige ECM-Lösung sich in die aktuell genutzten Software-Lösungen integrieren lässt. Bedenken sollte man dabei auch solche Programme, die vielleicht noch nicht jetzt eingesetzt werden, deren Einführung aber geplant ist. So gelangt man zur besten Grundlage für die Beurteilung der Integrationsfähigkeit und erspart einem später im praktischen Betrieb hohen Aufwand bei der Nachjustierung. Und Mitarbeitern macht man zudem sicherlich auch keine Freude mit einer halbfunktionierenden Integration.
Was im Übrigen auch gerne bei der Auswahl und späteren Einführung einer ECM-Lösung unter den sprichwörtlichen Teppich gekehrt wird, ist die rechtliche Sicht auf den Einsatz der ausgewählten Lösung. Als Unternehmer ist man heutzutage steuerrechtlich an die gesetzlichen Vorgaben unter anderem aus AO (Abgabenordnung), HGB (Handelsgesetzbuch) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gebunden. Wenn ein Unternehmen nun weiter digitalisiert und zum Beispiel alle Papierdokumente entsorgen oder vermeiden möchte, muss die Lösung diese Vorgaben erfüllen.
Übrigens: „Zertifikate“ für ECM-Lösungen, die einen dieser Pflicht entheben, gibt es nicht! Eine ECM-Lösung an sich kann nicht „zertifiziert“ werden, man kann aber über ihre Funktionalität die Grundlage für die rechtssichere Anwendung geben. Kombiniert mit einem Betriebshandbuch, das die entsprechenden unternehmenseigenen Methoden, Prozesse und Workflows abbildet, und nach Anmeldung der Verwendung der ECM-Lösung bei dem jeweiligen zuständigen Finanzamt – schon können die Potentiale der neuen Lösung in der täglichen Anwendung voll ausgeschöpft werden. Marc Müller, Senior Consultant, Trovarit AG
