Der Datenschutz in der Fertigungsindustrie, der elektronische Rechnungsaustausch sowie die Dokumentationsplattform WEGA.dok – das sind die Neuerungen der betriebswirtschaftlichen Lösungen von WEGASOFT.
Updates der betriebswirtschaftlichen Lösungen (ERP) Camplus.V7 und WEGA.erp stellt das Software- und Beratungshaus WEGASOFT vor. Über ein Datenschutzmodul können Fertigungsunternehmen die Anforderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) einhalten. Der Industriestandard ZUGFeRD soll den Austausch von Rechnungsdaten erleichtern, während die Internet-Plattform WEGA.dok Dokumentations- und Schulungsunterlagen unternehmensweit verfügbar macht.
Ein eigenes Modul sichert den Datenschutz
Mit der EU-DSGVO-konforme Datenschutzlösung können Anwender personenbezogene Daten pseudonymisieren und anonymisieren und in ihrem aktuellen Erfassungsstatus protokollieren. Mit Blick auf die Zielkunden von WEGASOFT managt das Datenschutzmodul den Umgang mit Betriebs- und Personalzeitdaten sowie mit Personalstammdaten. Auf diesen Gebieten fallen in der Investitionsgüterindustrie besonders viele personenbezogene Daten an. Hauptgrund hierfür sind weitreichende Anforderungen an die Dokumentationspflicht der ausgeführten Arbeiten. Weitere personenbezogene Daten entstehen während des gesamten Lebenszyklus der ausgelieferten Industriegüter: Schließlich werden während der Nutzungsphase einer Industrieanlage Daten im ERP-System verändert, etwa im Zuge von Serviceeinsätzen, wo jede Datenänderung eine Referenz auf den dafür verantwortlichen Mitarbeiter erhält. In all diesen Anwendungsfällen sichert das Datenschutz-Modul das Einhalten der gesetzlichen Vorgaben. Der Datenschutz reicht hin zur vollständigen Anonymisierung der personenbezogenen Daten in allen ERP-Tabellen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Des Weiteren bildet die Lösung die gesetzlich geforderte Datenverschlüsselung ab.
ZUGFERD-Format steuert den Rechnungsaustausch
Eine weitere Neuerung hilft Anwendern dabei, die Abläufe im Rechnungswesen zu vereinfachen. WEGASOFT unterstützt ab sofort den Import und Export von elektronischen Rechnungsdaten im Format ZUGFeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland). Dieser frei zugängliche Standard erlaubt den unkomplizierten Austausch von Rechnungen und wendet sich insbesondere mittelständische Unternehmen, für das Verfahren Electronic Data Interchange (EDI) zu aufwändig ist. Die ZUGFerD-Spezifikation stellt Rechnungsdokumente im archivtauglichen Format PDF/A-3 dar. Maschinenlesbare Daten, so zum Beispiel die Beauftragung, lassen sich als XML-Dateien (Extended Markup Language) in das PDF/A-3-Dokument einbetten. Somit können sämtliche Rechnungsdaten bis hin zur Finanzbuchhaltung importiert werden.
Um auch Papierbelege erfassen zu können, hat WEGASOFT eine Lösung aufgesetzt, die das Dokumentenmanagementsystem docuvita nutzt. Dieses System liest die im Rechnungseingang eintreffenden Papierbelege per OCR-SCAN (Optical Character Recognition) ein und validiert die Rechnungen zusammen mit dem ERP-System. Anschließend werden die Daten in das ZUGFeRD-Format konvertiert. Gegenüber einer manuellen Belegerfassung verspricht das automatisierte Verfahren Zeit- und Kostenersparnis.
WEGA.dok bildet Dokumentation und Schulung ab
Für die Schulung lässt sich die Dokumentation der EGASOFT-Lösungen über das Web-Portal WEGA.dok anwenderspezifisch aufbereiten. Zusätzlich zu den Standard-Dokumentationen der jeweiligen ERP-Module gibt es im Portal frei definierbare Content-Bereiche, um zum Beispiel Videos einzustellen oder Webinare durchzuführen. Wie alle WEGA-Cloud-Module nutzt WEGA.dok ein Responsive Design und ist und somit auf gängigen mobilen Endgeräten unter Apple iOS, Google Android oder Microsoft Windows nutzbar. Jürgen Frisch
