Eine schlichte Tabellenkalkulation reicht beim Start eines Unternehmens gut aus, wird aber später schnell zur Bremse. Dies zeigt ein Händler von Logistik-Zubehör, der schließlich mit einer Cloud-basierten ERP-Lösung die Effizienz und Resilienz im Betrieb deutlich erhöht hat.
Cloud ERP für wachsende Unternehmen: Wer unternehmerisch die ersten Schritte geht, fängt klein an. Das gilt sowohl für die geschäftlichen Abläufe wie auch für die eingesetzte Software. Schlanke Minimallösungen sparen kleinen Unternehmen Kosten und bewältigen die anstehenden Aufgaben zunächst problemlos. Mit dem Wachstum eines Unternehmens entpuppen sich solche Szenarien jedoch schnell als Hemmschuh: Sobald die operativen Prozesse komplexer werden, die Anzahl der angebotenen Artikel zunimmt, die Volumina von Bestellungen, Lieferungen, eingelagerten Beständen und Rechnungsvorgängen steigen, bringt die Lagerhaltung mit manuell geführten Listen schnell Fehler mit sich.
Irgendwann wird deutlich, dass die eingesetzte Software die gestiegene geschäftliche Komplexität nicht mehr abbilden kann. Ein Cloud ERP für wachsende Unternehmen wird damit zur notwendigen Grundlage für effiziente und skalierbare Prozesse. Zu den typischen Übergangslösungen zählen beispielsweise manuell geführte Tabellen für Bestände und Inventar, isolierte Buchhaltungssysteme oder Bestellvorgänge per E-Mail und Telefon. Langfristig gefährdet ein solches Vorgehen die Resilienz. Prozesse verzögern sich und werden fehleranfällig. Zudem reicht die Datenqualität oft nicht aus, um mit intelligenten Forecasting-Tools zukünftige Bedarfe zu antizipieren und vorausschauend auf die Anforderungen von Kunden zu reagieren. Spätestens dann wird das Wachstum zum Stresstest für die bisherigen Abläufe und Systeme.
3800 Produkte für 6.700 Kunden in Europa
Ein Paradebeispiel für einen solchen Umschwung liefert die Sandax GmbH mit Sitz in Norderstedt, Schleswig-Holstein. Es handelt sich um einen Dienstleister, der sich auf Produkte zum Sichern von Ladungen auf Lkws oder in Containern spezialisiert hat. Zum Beispiel passgenaue Zurrgurte, Stausäcke oder Planen. Das Unternehmen startete 2007 als Ein-Mann-Betrieb mit Firmensitz in der Privatwohnung von Gründer Stefan Patock. Damals reichte eine Scheune als Lagerhalle. Mittlerweile ist die Belegschaft auf elf Mitarbeiter angewachsen. Von einem Hochregallager für 3.800 Einzelprodukte aus werden heute rund 6.700 Kunden in ganz Europa beliefert. Die Zahl der Bestellungen beläuft sich auf bis zu 30 pro Tag.
Angesichts dieses Wachstums stießen die manuellen Abläufe und vorhandene Software zusehends an ihre Grenzen. Zu den organisch gewachsenen Prozessen gehörten etwa Microsoft-Excel-Listen im Lager, wo für praktisch jeden Anwendungsfall eine eigene Tabelle zum Einsatz kam. Beispielsweise bei jeder einzelnen Umlagerung. Oder der umständliche Informationsfluss zwischen Auftragsannahme, Lager und Versanddienstleister: Vertriebsmitarbeiter mussten bei jeder Bestellung eine Mail schreiben, mit der sie das Lager über Versandart oder Lieferdatum informierten. Dann übertrugen Lagermitarbeiter die Informationen manuell in das Online-System des Versanddienstleisters – eine ebenso langsame wie fehleranfällige Arbeitsweise. Insgesamt wurde das Wachstum so stark gebremst.
Cloud ERP für wachsende Unternehmen sichert Betrieb und Wachstum
Mit der Einführung eines Cloud-basierten ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) hat sich bei Sandax die gesamte Wertschöpfungskette von der Bestellung bis zur Auslieferung beschleunigt. Das Anlegen von Aufträgen geht dank automatisierter Eingaben wesentlich schneller. Gleichzeitig errechnet das Cloud-ERP-System im Hintergrund selbständig den Frachtpreis einer Lieferung anhand von Gewicht und Größe. Auftragsbestätigung und Lieferschein für das Lager werden automatisch generiert und dann vom Vertrieb mit wenigen Mausklicks versendet.
Durch die intelligente Vernetzung im ERP-System Haufe X360 sind alle Versanddetails in Echtzeit auf dem Bildschirm im Lager abrufbar. Das gleiche gilt für alle Informationen zu Stellplätzen und Stückzahlen. Das macht das Kommissionieren schneller, einfacher und fehlerfreier und gewährleistet zudem einen genauen Überblick über Bestände und zukünftige Bedarfe. Der geplante Einsatz von Barcode- und RFID-Scannern soll das digitale Erfassen von Warenein- und Ausgängen ermöglichen und zu einer weiteren Effizienzsteigerung führen. Manuelle Eingaben beim Einlagern entfallen, weil das ERP-System jeden Scan direkt erfasst. Nachfolgende Prozesse wie der Etikettendruck starten automatisch.
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Fehlerquote bei der Inventur minimiert
Auch die früher in mehreren Tagen manuell mit Hilfe von ausgedruckten Listen durchgeführten Inventuren sind heute in einem Tag erledigt. Scanner erfassen in Sekundenbruchteilen jeden Artikel und aktualisieren die Bestandsinformationen, ohne dass die Daten im Nachgang von Listen abgetippt werden müssen. Das hat die Fehlerquoten in der Warenwirtschaft drastisch verringert. Betrugen früher die Abweichungen zwischen errechnetem und realem Warenbestand typischerweise mehrere tausend Euro pro Jahr, so ist dieser Betrag aktuell auf 250 Euro zurückgegangen.
Dank der Digitalisierung agiert das Unternehmen heute schneller, kosteneffizienter, präziser – und letztlich profitabler. Das ist noch nicht das Ende der Entwicklung. Ein modernes Cloud-ERP-System lässt sich flexibel skalieren. Durch zusätzliche Module und Software-Komponenten kann es zu einer unternehmensweiten Single Source of Truth erweitert werden, die alle Abteilungen digital vernetzt. Dies ermöglicht einfache Anpassungen an unternehmerische Herausforderungen, aktuelle Marktentwicklungen und Wachstumsschritte. Das wiederum ist echte Resilienz. jf
Der Autor
Christian Zoehrlaut treibt als Chief Product Officer bei der Haufe Group die Weiterentwicklung von Haufe X360 zu einer vollumfänglichen Business-Management-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen voran.
