Eine Herausforderung, die sich im indirekten Einkauf immer wieder stellt: Wie lassen sich die im Unternehmen benötigten Artikel aus dem C-Segment und MRO-Güter möglichst effizient und kostengünstig beschaffen, ohne eine Vielzahl oft sehr umfangreicher und nicht immer benutzerfreundlich gestalteter Lieferantenkataloge durchforsten zu müssen? Vor dieser Grundsatzfrage stehen vor allem die Einkaufsabteilungen von Großunternehmen, die an vielen Standorten vertreten sind und in ihrem Beschaffungsprozess entsprechend große Bedarfsmengen abwickeln müssen.
In ihrer täglichen Praxis sehen sich Anforderer und Einkäufer zusätzlich mit der Schwierigkeit konfrontiert, dass die Artikel in den Katalogen unterschiedliche MPNs, Seriennummern, SKUs oder Beschreibungstexte aufweisen. Die Angebote und Preise verschiedener Lieferanten sind damit intransparent und kaum vergleichbar. Wenn die gewünschten Artikel im unternehmenseigenen SRM-System dadurch nur schwer auffindbar oder gar nicht vorhanden sind, kommt es immer wieder zu unerwünschten Freitextbestellungen abseits der standardisierten Beschaffungswege. Sie führen zu einer erheblichen Mehrarbeit im operativen Einkauf und unnötig erhöhten Prozesskosten.
Auch im Prozessmanagement ihres Beschaffungswesens können mittlere und große Unternehmen mit innovativen Software-Lösungen deutliche Effizienzgewinne erzielen. Nicht zuletzt bieten die Zahlungsprozesse und das Einkaufscontrolling in vielen Einkaufsabteilungen großes Potenzial für Optimierungen und Kosteneinsparungen.
1. Weg: Sparen durch echte Vergleichbarkeit
In der Vergangenheit gab es immer wieder unterschiedliche, aber letztlich erfolglose Ansätze, die geschilderten Problematiken zu lösen. Mehr Erfolg verspricht nun das neue Realtime-Vergleichsportal Crowdfox Professional. Das Kölner Start-up-Unternehmen Crowdfox hat den neuen Ansatz bereits mit einigen DAX-Konzernen abgeschottet von der Öffentlichkeit getestet, bevor er Ende 2018 publiziert wurde und auf den Markt kam.
Auf der Grundlage modernster Algorithmen bietet die dedizierte Handelsplattform DAX-Konzernen und Großunternehmen die Möglichkeit, ihr Lieferantenmanagement effizienter zu gestalten. Durch einen validen Preisvergleich in Echtzeit lassen sich ein erhebliches Einsparpotenzial und deutlich geringere Prozesskosten realisieren. Auf seiner Website erklärt Crowdfox, dass Großunternehmen mit dem Vergleichsportal bis zu 27 Prozent im Einkauf sparen. Dass sich dies mit konkreten Erfolgszahlen belegen lässt, beweisen auch die Anfang Januar 2019 erfolgreich abgeschlossene Kapitalrunde und beeindruckende Statistiken aus der Startphase.
Die Technologie hinter dem innovativen Ansatz
Die Grundlage für den Preisvergleich bildet die eigens von Crowdfox entwickelte Unique Trade Item Number UTIN®. Sie basiert auf einer semantischen Matching-Technologie, die Vergleichbarkeit und Transparenz im Einkauf schafft. Die UTIN® konsolidiert die Daten aus verschiedenen Lieferantenkatalogen und bietet durch deren Integration die Grundlage für eine optimierte Produktsuche. Sie identifiziert in Echtzeit exakt die gleichen Artikel und führt sie zu einer Art Zentralartikel zusammen – auch dann, wenn sie ganz andere Identifikationsnummern, Übereinstimmungskriterien und Attribute aufweisen. Pro Tag werden mehr als 3,5 Milliarden Datenpunkte verarbeitet.
Der exakte Preisvergleich ist eine unverzichtbare Voraussetzung, die großen Einsparungspotenziale heben zu können, die sich Unternehmen durch die konsequente Beschaffung von Bestpreis-Angeboten erschließen können.
2. Weg: Effiziente Zahlungsabwicklung über das 1-Kreditor-Modell
Die PSG Procurement Services GmbH hat sich auf die Optimierung indirekter Beschaffungsprozesse spezialisiert und bietet operative Einkaufsdienstleistungen sowie ganzheitliche Lösungen für das E-Procurement an. Zur Vereinfachung der Lieferanten- und Rechnungskonsolidierung hat der Beschaffungsdienstleister ein Modell entwickelt, bei dem alle Bestellungen über nur einen Kreditor abgewickelt werden. Das 1-Kreditor-Modell erlaubt Großunternehmen, die gesamten Prozesse des Lieferantenmanagements mit einem einzigen Partner zu bündeln und zu pflegen. Der simultane Zugang zu einer Vielzahl von Lieferanten konsolidiert indirekte Einkaufsprozesse, optimiert Controllingmaßnahmen und reduziert die Prozesskosten signifikant.
Die Integration dieses Modells in die IT-Architektur von Einkaufsabteilungen vereinfacht die elektronischen Beschaffungsprozesse. Zudem verhindert die Integration neuer Lieferanten in das 1-Kreditor-Modell eine Kreditoreninflation – gerade auch bei weniger gefragten Nischenprodukten im Longtail-Bereich. Weitere Vorteile: Teure Freitextbestellungen lassen sich drastisch reduzieren, die E-Ordering-Quote steigt ebenso wie die eInvoicing-Quote deutlich und die Prozesskosten sinken erheblich. Auch werden moderne Finanzierungsformen wie zum Beispiel Supplier Financing-/Reverse-Factoring Programme unterstützt.
Die Vereinfachung des Zahlungsprozesses ist damit ein weiterer wichtiger Baustein bei der Optimierung des Einkaufs.
3. Weg: SAP-basierter Einkauf und Lieferantenmanagement
Die 2bits GmbH berät Großunternehmen hinsichtlich ihrer IT-Systemarchitektur im Einkauf und bietet SAP-basierte Lösungen für das E-Procurement und das Lieferantenmanagement an. Mit bedarfsorientiert ausgerichteten Lösungsmodulen lassen sich Beschaffungssysteme entsprechend der individuellen Businesslogik transparent gestalten und optimieren. Da die 2bits Lösungen eine tiefe Integration in die SAP-Prozesse, -Stammdaten und -Bewegungsdaten aufweisen, gehören die doppelte Datenhaltung und ungültige Eingaben seitens der Anwender der Vergangenheit an. Die Gestaltung und Optimierung der Lösungen stehen mit intuitiven Oberflächen und Prozessen im SAP FIORI Design für jedermann zur Verfügung.
Der erste Baustein hierfür ist die 2bits Procurement Suite. Sie steht für den schnellen und sicheren Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Diese Lösung lässt sich unkompliziert in die bestehende Systemlandschaft SAP ERP und SAP S/4HANA integrieren – Schnittstellenprobleme werden gelöst, Datenreplikationen vermieden und Betriebskosten minimiert. Die Integration von Shopping-Plattformen und Marktplätzen erfolgt über technische Schnittstellen für kundenindividuelle Kataloge wie auch für allgemein geltende Kataloge. Mit der integrierten 2bits Catalog Suite werden weitere Bezugsquellen, wie z. B. Artikelkataloge, Materialstämme, Dienstleistungskataloge, Leistungsverzeichnisse aus SAP Stammdaten und dynamische Freitextformulare für unterschiedliche Sachgebiete dem Anforderer und Einkäufer zur Verfügung gestellt.
Als zweiten Baustein bietet 2bits u .a. maßgeschneiderte Lösungen für die Compliance Prozesse mit dem Lieferanten an, wie etwa Lieferantenregistrierung und -qualifizierung, Lieferantenbewertung des Zertifikats und Aktivitätsmanagement. Jetzt schon und erst recht mit SAP S/4HANA legt die 2bits Supplier Collaboration Suite den Fokus auf die kollaborativen Prozesse zwischen Einkauf und Lieferant. Sie unterstützt die Digitalisierung der operativen Unternehmensprozesse bei Anfrage und Angebot, Auftragsbestätigung sowie Leistungserfassung.
Insbesondere für Unternehmen, deren Einkauf noch nicht durchgängig digitalisiert ist, bieten solche tief integrierten Software-Lösungen ideale Möglichkeiten, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und so effizient wie möglich zu gestalten.
4. Weg: Guided Buying und Usability im SAP-Einkauf
Der Softwarehersteller BeNeering hat sich auf Hybride Cloud Szenarien spezialisiert und entwickelt innovative Einkaufslösungen für SAP S/4HANA, SAP SRM, SAP ERP. Die Cloud-basierte Guided Buying Lösung vernetzt dabei den Einkauf mit Lieferanten und Marktplätzen.
Die Catalog Cloud Services von BeNeering ermöglichen, elektronische Kataloge automatisiert in der Cloud bereitzustellen und damit die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten zu vereinfachen. Als technische Basis dient die von BeNeering entwickelte Cloud Search Engine, die sich einfach an lokale, SAP-basierte ERP-Systeme anbinden lässt und die Nutzerführung mit einer modernen Suchoberfläche sowie Guided Buying deutlich verbessert. Eine von SAP zertifizierte Katalog-Schnittstelle führt den Anwender intuitiv direkt im SAP SRM oder SAP S/4HANA durch die eingebettete Katalogsuche, ohne Systembruch. Selbst umfangreiche Web Shops und Marktplätze mit mehreren Millionen Artikeleinträgen lassen sich problemlos in die auf Apache SOLR basierende, hochleistungsfähige Katalogsuchmaschine integrieren.
Das Katalog Management System von BeNeering ermöglicht Lieferanten und Einkaufsabteilungen, Artikellisten in die Cloud zu laden und automatisch nach vorgegebenen Regeln zu validieren. Die Publizierung erfolgt in Echtzeit, d. h. die Katalogdaten sind nach der Genehmigung sofort für die Anwender verfügbar. Mit der Lösung Dynamic Web Forms unterstützt BeNeering seine Kunden mit individuellen, Web-basierten Formularen bei der Beschaffung komplexerer Produkte und Dienstleistungen. Dies entlastet die Einkaufsabteilung durch den vermehrten Einsatz standardisierter Einkaufsprozesse. Mit dem zusätzlichen Lösungsmodul Market Place Connector lassen sich Kataloge von Bestandslieferanten und Marktplätzen in der Cloud Search Engine kombinieren und die gewünschten Artikel ohne Systembruch direkt im SAP-System bestellen.
Weiterer Ansatz: Bekannte Wege digitalisiert – Sparen mit Demand Pooling (gebündelter Einkauf)
In traditionellen Einkaufsgemeinschaften gestaltet sich der gemeinsame Einkauf als langwieriger Prozess, der je nach Umfang einer Ausschreibung einen hohen Personalaufwand erfordert. Hingegen ermöglichen digitale Neuerungen die Schaffung von virtuellen Einkaufsallianzen, die auch als Joint Procurement bezeichnet werden. Hier können Einsparungseffekte erzielt werden, ohne die Nachteile bisheriger Einkaufsgemeinschaften in Kauf nehmen zu müssen. Diese Art des Demand Pooling bündelt den Bedarf mehrerer Unternehmen artikelbezogen, ohne dabei feste Allianzen einzugehen. Somit entsprechen diese virtuellen Einkaufsallianzen strikt den Vorschriften des Kartellrechts. Sofern ein Lieferantennetzwerk im Sinne eines Marktplatzes in den Ausschreibungen mit eingebunden wird, kann der Käufer als Ergebnis der Ausschreibung auch qualifizierte Lieferanten angezeigt bekommen, die noch nicht zu seinem Lieferantenstamm gehören, jedoch trotzdem attraktive Einkaufskonditionen anbieten.
Lieferanten aus ganz Deutschland und dem europäischen Umfeld, darunter auch leistungsfähige Regionallieferanten und Spezialisten, erhalten den Zugang zum Markt und die Chance, neue Kunden zu gewinnen. Eine solche Ausschreibung im Rahmen des Joint Procurements benötigt in der Regel einen Vorlauf von 6 bis 8 Wochen. Diesen kreativen Ansatz hat Crowdfox Professional bereits umgesetzt und erzielt damit deutliche Einsparungen gegenüber offenen Marktplätzen.
Fazit: Ob einzeln oder in Verbindung von Preisvergleichsplattform mit kostensparender Zahlungsabwicklung und Zusammenfassung eines 1-Kreditor-Modells mit modernem Prozessmanagement sowie effizienter Katalogsuche – innovative Technologien bieten Unternehmen optimale Voraussetzungen, die Herausforderungen der digitalen Transformation im Einkauf bewältigen zu können.
Der Autor
Klaus-Dieter Klein, Online-Redakteur, spezialisiert auf die Themen IT, Telekommunikation, Unterhaltungselektronik und Human Resources
