Unterschätzte ERP-Funktionen

Viele Unternehmen haben die grundlegenden Vorteile einer ERP-Software erkannt. Doch einigen Betrieben ist vor der Anschaffung noch nicht bewusst, welche Funktionen ein solches System bietet. Dabei gibt es neben neuen Entwicklungen ebenfalls altbekannte Felder, über die sich nur wenige Anwender im Klaren sind.

Jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, profitiert heutzutage von den Vorteilen einer ERP-Software. Dabei nennen die Betriebe – trotz der Unterschiede in den Systemen – häufig die gleichen Gründe, weshalb sie sich für ein solches System entschieden haben:

• Optimierung der Unternehmensabläufe
• Zeitersparnis und Reduzierung des Arbeitsaufwands
• Automatisierung von Prozessen
• Verknüpfung aller Datensätze zu einer einheitlichen Datenbank
• Höhere Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter

Die Entwicklung und Wendung von ERP-Systemen

Obwohl die Anfänge der ERP-Software gar nicht so weit in der Vergangenheit liegen, unterscheiden sich die Anwendungen heute deutlich. Als sie in den 1990ern entstanden, boten sie erstmal Anwendungen für die Produktions- und Materialbedarfsplanung an, die nicht nur für den industriellen Gebrauch gedacht waren. Doch erst in den 2000ern entwickelte sich das System langsam zu einer allumfassenden Software.

Aufgrund des Umfangs interessierten sich allerdings gerade am Anfang ausschließlich Großkonzerne für die ERP-Software. Mittlerweile hat man erkannt, dass sie auch für mittelständische und sogar kleine Betriebe viele Vorteile in der Unternehmensführung mit sich bringt. Durch die voranschreitende Digitalisierung steigt das Bewusstsein, dass ein solches Betriebssystem nur Vorteile mit sich bringt.

Wie in den letzten Jahren, entwickelt sich das ERP-System immer weiter. Es passt sich stetig den neuen Anforderungen an. Das ist einer der Gründe, weshalb viele Unternehmen nicht alle Funktionen kennen, die das System mittlerweile anbietet.

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Vielfältige Funktionen

So ist die großflächige 5G-Vernetzung, deren Verbreitung immer schneller vorangeht, ein wichtiges Tool, das in der Cloud-Software am meisten Sinn ergibt. Diese Cloud-Nutzung führt dazu, dass Unternehmen auf das System rund um die Uhr und von überall auf der Welt zugreifen können.

Gleichzeitig können Firmen die Software auf allen möglichen Endgeräten nutzen. Dazu gehören auch Tablets, Barcode-Scanner oder Smartphones. Die Übertragung in Echtzeit beschleunigt dabei die Bearbeitung vor Ort. Dadurch erreichen Betriebe eine unmittelbare Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden sowie Lieferanten.

Schnittstellen sowie Erweiterungen bringen zusätzliche Funktionen mit sich, die einzelnen Branchen angepasst werden können. So passt sich die Datenbank ebenfalls an Teilen der Produktion an. Dies führt zum Beispiel dazu, dass die Warenwirtschaft mit der Herstellung zusammenarbeitet. Automatisierte Abläufe sparen dabei viel Arbeitszeit und erhöhen die Kundenzufriedenheit. Etwa wenn sich eine Bestellung verspäten wird, erkennt das System dies rechtzeitig. Automatisch zeigt es der Firma alternative Standorte an, in der die Ware ebenfalls vorhanden ist. Dadurch hat die Logistik die Möglichkeit, das Produkt von dieser Stelle aus schneller liefern zu lassen. Das Programm erkennt in dem Fall das Problem und schlägt Lösungsvorschläge vor.

Erweiterungen gibt es noch in vielen anderen Branchen und Abteilungen. Im Vertrieb profitiert vor allem der Außendienst von so einer Anbindung. Der Kalender des Außendienstmitarbeiters ist mit der ERP-Software verknüpft, was dazu führt, dass der Innendienst ständig Einblick in diesen hat. Dadurch können die Kollegen Routenplanungen sowie neue Termine optimal planen und verknüpfen. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter auch außerhalb des Büros Zugriff auf die Kundendaten. Dadurch können sie vor Ort beim Kunden unmittelbar auf dessen Wünsche reagieren.

Auch der firmeneigene Online-Shop erfährt dank Verknüpfungen mit der Datenbank viele Vorteile. Alle Informationen des Kunden sowie der Ware sind statt in separaten Excel-Tabellen in einem System verknüpft. Bei eingehenden Bestellungen leitet die Software automatisch alle Vorgänge ein. Dazu gehören neben Auftragsbestätigungen die Weiterleitung an die Logistik sowie die Aktualisierung der Warenwirtschaft. Schnittstellen mit großen Händlern erleichtern zudem die Verknüpfung mit diesen. Dadurch erreichen Betriebe ohne viel Aufwand eine höhere Reichweite.

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Neue Funktionen für die Zukunft

Das Voranschreiten der Digitalisierung führt zu immer weiteren neuen Errungenschaften. So sind immer mehr Produkte internetfähig. So könnte das ERP-System technische Defekte erkennen, bevor sie den Arbeitsablauf stören. Das Programm sendet hierfür automatisch eine Meldung an die Techniker, die das Problem rechtzeitig beheben. Vor allem in der Produktion ist das wichtig, da Firmen damit Ausfälle verhindern können.

Neben den intelligenten internetfähigen Maschinen zählen auch sogenannte Wearables zu den verknüpfbaren Utensilien. Smartwatches oder VR-Brillen drängen sich immer mehr in den Vordergrund. Daher ist es sinnvoll, diese ebenfalls mit der ERP-Software zu verbinden. Solche Tools sind vor allem dann nützlich, wenn Mitarbeiter beide Hände gleichzeitig für ihre Arbeit benötigen. Statt den Prozess ruhen zu lassen, um den Computer zu bedienen, nutzen sie die Spracheingabe und sehen direkte Ergebnisse in der Brille bzw. an der Uhr. Arbeitsvorgänge können währenddessen ohne Pause weiterlaufen.

Alle ERP-Funktionen kennen lernen

Unternehmen sind sich nicht immer bewusst, welche Arbeitsvorgänge eine ERP-Software mittlerweile erleichtern kann. Neben den bekannten Branchen bzw. Abteilungen gibt es unendlich viele Anwendungsmöglichkeiten. Dies liegt daran, dass sich die Programme ständig aktualisieren und sich der Gesetzeslage sowie neuer Technologien anpassen. Vor allem in der Zukunft entstehen dadurch ständig neue Funktionen. Deshalb ist es wichtig, ständig den Kontakt zum Hersteller zu halten. Neben einer umfassenden Einarbeitung können auch zu einem späteren Zeitpunkt Schulungen von Nutzen sein. Diese führen zu einer effizienten Zusammenarbeit und einem besseren Überblick über die Funktionen der eingesetzten Software.

Beispiele für effiziente ERP-Lösungen:

Der Autor

Der studierte Diplom-Betriebswirt (FH) Frank Schneider hat sich auf die betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche Marketing, Personal und Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert und ist als selbständiger Betriebswirt (Unternehmensberater) tätig. Daneben schreibt der freischaffende Autor als Experte für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensführung und Existenzgründung.