Verzögerte Zahlungen, rechtliche Konsequenzen und möglicherweise ein belastetes Geschäftsverhältnis – diese Folgen drohen Unternehmen, wenn sie die E-Rechnungspflicht nicht umsetzen. Mit der passenden Software lassen sich diese Hürden jedoch problemlos überwinden.
E-Rechnungspflicht in Deutschland 2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben, E-Rechnungen nutzen. Diese Pflicht umfasst sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen, wenn diese zwischen Unternehmen ausgestellt und empfangen werden. Es gibt jedoch Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 sind mit Zustimmung des Empfängers Papierrechnungen, einfache PDF-Rechnungen oder gültige EDI-Formate (Electronic Data Interchange) erlaubt. Ab 2028 entfallen alle Ausnahmen.
Um die E-Rechnungspflicht rechtzeitig umzusetzen, sollten Unternehmen ihre Prozesse und IT-Systeme überprüfen. Es ist wichtig, die Rechnungsprozesse auf digitale Formate umzustellen und notwendige Anpassungen in ihren ERP-Systemen vorzunehmen. Für die Integration von Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung sind Anpassungen an bestehenden Systemen erforderlich. Zudem müssen Schnittstellen zu externen Partnern oder Plattformen eingerichtet werden, um den digitalen Austausch von Rechnungen reibungslos zu gewährleisten.
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Beim Anpassen bestehender Systeme oder beim Implementieren zusätzlicher Lösungen kommt es auf drei Aspekte an:
1. Automatische Validierung einrichten
Das automatische Validieren ist ein wichtiger Bestandteil des E-Rechnungsprozesses. Eingehende Rechnungen werden dabei sowohl auf formale Aspekte (vollständig ausgefüllte Pflichtfelder, korrekte Formate) als auch auf inhaltliche Richtigkeit (Übereinstimmung der Beträge, gültige Steuernummern) überprüft.
Das automatische Validieren von Rechnungen ist in vielen Softwarelösungen Standard. Manche Lösungen nutzen allerdings nur grundlegende Prüfmechanismen, die individuell erweitert werden müssen. Wer eine möglichst effiziente Validierung realisieren will, der sollte auf Lösungen setzen, die umfassende Prüfmechanismen sowie eine leistungsstarke Automatisierung bieten. Idealerweise greifen auf Lösungen von spezialisierten Drittanbietern zurück, die solche Kernfunktionen bieten und sich in SAP-Systeme integrieren lassen.
2. Revisionssichere Archivierung sicherstellen
Nicht erst seit der E-Invoicing-Pflicht ist die revisionssichere Archivierung gesetzlich vorgeschrieben. Um diese Compliance auch beim E-Invoicing zu erreichen, muss jede Rechnung manipulationssicher archiviert werden. Die einfache Ablagefunktion, wie sie beispielsweise der SAP Content Server bereitstellt, muss in manchen Szenarien durch spezialisierte Lösungen ergänzt werden, um die strengen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung optimal zu erfüllen.
In jedem Fall ist ein solides Enterprise Information Management wichtig, um die Compliance sicherzustellen. Entscheiden sich Unternehmen für Drittanbieter-Lösungen, sollten diese die gesetzlichen Vorgaben vollständig abdecken. Von besonderer Bedeutung sind standardisierte Schnittstellen, die eine enge Integration in SAP-Systeme ermöglichen. Eine weitgehende Automatisierung trägt dazu bei, Fehler zu minimieren und den Archivierungsablauf effizienter zu gestalten.
3. Künstliche Intelligenz zur Automatisierung nutzen
Künstliche Intelligenz kommt nach und nach auch im Rechnungswesen zum Einsatz. Da hier viele repetitive Aufgaben anfallen, ist ein hohes Maß an Automatisierung möglich. Dazu zählt beispielsweise die automatische Kontierung. Statt manuell die richtigen Konten in alten Datensätzen zu identifizieren, machen aktuelle Systeme anhand historischer Daten automatisch Vorschläge. Künstliche Intelligenz erweitert diese Automatisierung, indem sie zusätzlich Steuersätze verifiziert und Angaben zwischen Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen abgleicht.
Ein weiteres wichtiges Einsatzgebiet ist das automatische Erkennen von Rechnungsdokumenten in unstrukturierten Rechnungsformaten wie einfachen PDF-Dateien. Eine intelligente Erkennungssoftware extrahiert auch hier die Rechnungsdaten und ordnet sie den richtigen Buchungskonten und Kostenstellen zu.
Über die E-Rechnungspflicht hinaus bietet Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen weitere Vorteile: Die Anwendungen extrahieren Texte aus Kommentaren, Dokumenten und Kommunikation und übersetzen sie automatisch. Darüber hinaus können intelligente Systeme Lieferantenanfragen beantworten sowie E-Mails oder Berichte erstellen. In der Archivierung hilft diese Technologie dabei, Dokumentationspflichten einzuhalten, indem sie Unregelmäßigkeiten und potenzielle Compliance-Verstöße aufdeckt. Statt für jeden Anwendungsfall auf ein eigenes Modul zurückzugreifen, empfiehlt es sich auf eine Lösung mit integrierter Intelligenz zurückzugreifen.
Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland 2025 stehen Unternehmen vor einer umfangreichen Umstellung. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters sollten Anwender auf eine enge Integration in bestehende IT-Systeme, auf KI-Unterstützung, revisionssichere Archivierung und automatische Validierung achten. So lässt sich die gesetzliche Vorgabe effizient und zukunftssicher umsetzen. jf
Der Autor
Axel Beck ist Head of IC Invoice Management and Document Solutions beim SAP-Partner KPS Transformation GmbH.
