Nur mit gültigen und vollständigen Stammdaten kann die Automatisierung klappen. Ein wichtiger Schritt dorthin sind eindeutige Datenfelder und Mitarbeiter, die deren Pflege ernst nehmen. Moderne Business-Software erleichtert die dazugehörigen Aktionen.
Stammdatenmanagement in der ERP-Automatisierung: Automatisierung verspricht Entlastung, Tempo und weniger Fehler. In der Praxis scheitern viele dieser Vorhaben nicht an der Technik, sondern an der Basis: Effektives Stammdatenmanagement in der ERP-Automatisierung ist daher kein Nebenthema, sondern die Voraussetzung für stabile Prozesse, fehlerfreie Workflows und echte Entlastung im Tagesgeschäft. Uneinheitliche Stammdaten, unterschiedlich verstandene Feldinhalten und Lücken im Prozess killen die Projekte. Ein Freigabe-Workflow kann nur so zuverlässig arbeiten, wie die Felder, auf denen er aufsetzt. Wird beispielsweise ein Materialkennzeichen einmal mit „St“, einmal mit „Stahl“ und einmal ganz ohne Bezeichnung erfasst, bricht jede Regel. Der Gold-Standard betriebswirtschaftlicher Standardsoftware (Enterprise Resource Planning/ERP) setzt deshalb bei der kleinsten sinnvollen Einheit an: beim Feld. Dessen bestmögliche Definition garantiert eine hohe Datenqualität und wird daher zu einer Führungsaufgabe.
Mehrere Anforderungen ergeben sich aus diesem Ziel: Jedes Datenfeld braucht eine eindeutige Bedeutung, einen fachlichen Owner und klare Regeln. Es muss feststehen, wann ein Feld Pflicht ist, welche Werte erlaubt sind und wie sie validiert werden. Ebenso wichtig ist die Sichtbarkeit: Felder gehören dorthin, wo sie genutzt werden, nicht nur dorthin, wo sie historisch angelegt wurden. Nur so entstehen konsistente Oberflächen, die Mitarbeiter nicht überfrachten, die aber dennoch vollständig sind.
Konfiguration statt Programmierung: ERP-Automatisierung gelingt durch smartes Stammdatenmanagement
Geschwindigkeit entsteht, wenn solche Regeln nicht nur in Papierhandbüchern stehen, sondern wenn die Mitarbeiter diese im Tagesgeschäft beachten. Moderne ERP-Lösungen bringen deshalb eine Konfigurationsebene mit, die ohne Programmierung auskommt. Dann lassen sich Felder ohne großen Aufwand hinzufügen, entfernen oder in andere Masken verschieben. Pflichtlogiken, Wertelisten und Plausibilitäten lassen sich in Dialogen hinterlegen, die auch Fachbereiche ohne IT-Expertise verstehen und beherrschen. Benutzerrollen steuern, wer ein Feld überhaupt sehen und wer Inhalte verändern darf. Vorlagen beschleunigen die Anlage neuer Prozesse, zudem werden sämtliche Änderungen revisionssicher protokolliert. So wandern Verantwortlichkeiten aus dem Projekt in den Alltag, und die Qualität wächst dort, wo die Daten entstehen.
Der Erfolg dieses Ansatzes zeigt sich in automatisierten Abläufen unmittelbar. So löst beispielsweise ein sauber gepflegtes Lieferantenzertifikat automatisch den nächsten Schritt aus, während ein vollständig befüllter Artikelstamm Bestellvorschläge ohne Ausnahme ermöglicht. Eindeutig formatierte IBANs und Steuerschlüssel verhindern Fehler in Rechnungen, bevor sie passieren. Ausnahmen werden seltener, Eskalationen gezielter und Service Level Agreements lassen sich realistisch planen und erfüllen. Mit eindeutigen Triggern und verlässlichen Daten gestaltet sich die Automatisierung zuverlässig.
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Eindeutige Werte statt Excel-Scheinwelt
Das zahlt sich auch in der Zusammenarbeit aus: Teams arbeiten mit derselben Begriffswelt, weil Felder einheitlich definiert und durch Validierungen geschützt sind. Neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht, weil ihnen Masken nur diejenigen Informationen zeigen, die für ihre Rolle relevant sind. Die IT-Abteilung wird entlastet: Teure Programmieraufträge entfallen, weil Fachbereiche die nötigen Konfigurationen, selbst umsetzen. Das schafft Tempo, ohne die Stabilität des Systems zu gefährden, und macht Verbesserungen vom Ausnahmeprojekt zur Routine.
Auch Planung und Steuerung profitieren: Sind Felder verlässlich befüllt, werden Cockpits aussagekräftig und Forecasts plausibel. Einkaufsvolumina, Durchlaufzeiten, Rückstand und Marge lassen sich bis auf Belegebene nachvollziehen. Da alle Akteure dieselbe Datenbasis interpretieren und nicht verschiedene Excel-Schattenwelten, steigt die Qualität. Eine derartige Transparenz kostet keine zusätzliche Zeit, sie ist vielmehr das Nebenprodukt einer guten Datenqualität.
Data Stewards verantworten Pflegeaktionen
Der Weg zu diesem Ziel beginnt pragmatisch: Es geht darum, kritische Felder zu identifizieren, deren Bedeutung und die dafür verantwortlichen Mitarbeiter festzulegen, Pflicht- und Validierungsregeln zu definieren, Rollenrechte zu präzisieren und die wichtigsten Masken aufzuräumen. Parallel sind Änderungsjournale zu aktivieren und Vorlagen für wiederkehrende Felder einzurichten. Aus den ersten Erfolgen entsteht ein Standard, der die nächsten Schritte beschleunigt. Das Ergebnis ist weniger spektakulär als ein großes Automatisierungsversprechen. Es wirkt aber jeden Tag, in jeder Buchung und in jedem Freigabeklick.
So verstanden, sind Stammdaten keine Pflichtübung, sondern der eigentliche Beschleuniger der Automatisierung. Eindeutige Felder, klare Regeln und sichtbare Verantwortung verwandeln Workflows in verlässliche Abläufe, reduzieren Nacharbeit und schaffen Freiräume für die Themen, die wirklich Wert schaffen. Wer hier investiert, der baut nicht nur technische, sondern organisatorische Resilienz auf.
Die ERP-Lösung sou.matrixx_next erleichtert die Datenpflege. Sie nutzt ein Datenmodell mit einer einfach zu bedienenden Konfigurationsebene: Felder lassen sich ohne Coding ergänzen oder verschieben. Validierungen sowie Pflichtlogiken entstehen im Dialog, Rechte lassen sich bis auf Feldebene definieren, und Änderungen bleiben revisionssicher nachvollziehbar. jf
Der Autor
Marco Mancuso ist Chief Financial Officer beim Standardsoftwerker SOU AG.
