Software-Auswahl für den B2B Einkauf

In den Wertschöpfungsketten der Industrie spielt der Einkauf eine zentrale Rolle. Schließlich wird ein Großteil der Kosten durch Zukauf bestimmt. eLösungen für den Einkauf digitalisieren die Zusammenarbeit entlang der Lieferkette. Einkaufsexperte und Fachautor Joachim von Lüninck erklärt, was für Auswahl und Einführung der Systeme wichtig ist.

Digitalisierte Prozesse sind schnell, effizient, laufen autonom und lassen sich sehr gut auswerten. Das gilt auch für den Einkauf. Digitale Tools entlasten die Beschaffung von Routineaufgaben und erlauben die Konzentration auf Wertschöpfendes. Die Digitalisierung greift im Einkauf auf drei Ebenen:

• operativ durch die Automatisierung des Bestellprozesses (eKataloge, Procure-to-Pay-Lösungen),
• taktisch mit Tools für den digitalen Vergabeprozess (elektronische Ausschreibungen, eAuctions)
• strategisch mit Lösungen, die den Einkauf im Warengruppen-, Lieferanten- und Risikomanagement unterstützen.

Passende, auch branchenspezifische Systeme gibt es für alle Einkaufsfunktionen. Vom Spezialisten bis zum Full-Suite-Provider tummeln sich aktuell rund 200 Anbieter auf dem deutschsprachigen Markt. Die zu den eigenen Anforderungen passende Lösung zu finden, ist jedoch kein Selbstläufer. Neben einem intensiven Markt-Screening bilden eine klare Definition der Anforderungen und Ziele sowie ein sauberes Lastenheft die Grundlage von Auswahl und Vergabe.

Digitalisierungs-Roadmap

Folgende Punkte sollten Sie zu Beginn klären:

• Welche Ziele verfolgen Sie mit der Systemeinführung?
• Welche Funktionen benötigen Sie wann?
• Welche weiteren Rahmenbedingungen sind für eine schnelle, positive Realisierung und Implementierung notwendig?

Hierfür hat sich der in der Grafik beschriebene Prozess bewährt:

Strukturierter Prozess zur Auswahl einer eLösung im Einkauf: Wer methodisch vorgeht, faktenbasiert auswählt und alle Stakeholder einbezieht, kommt schneller zum Ziel.

Wo wollen Sie im Einkauf besser werden?

Zentral ist die Frage: Wo im Einkauf wollen Sie effektiver, besser und schneller werden? Und: Geht das mit den bisherigen Abläufen? Deshalb sollten Sie in jedem Fall zunächst Ihre Beschaffungsprozesse überprüfen und gegebenenfalls neu aufsetzen. Viele Lösungen bieten einen etablierten Prozessstandard, den Sie für die Implementierung nutzen können. Übernehmen Sie diesen aber nur, wenn er Ihren Anforderungen tatsächlich entspricht. Eine Prozessbeschreibung ist die Basis für das weitere Vorgehen:

• Beschreiben Sie Ihre Ist-Prozesse. Inwiefern sind diese bereits standardisiert, dokumentiert und werden auch so ausgeführt?
• Welche Soll-Prozesse gilt es zu definieren und einzuführen?
• Welchen Automatisierungsgrad streben Sie an?
• Welche zeitlichen Vorgaben gibt es?
• Welche Vorgaben ergeben sich aus der Unternehmens-, Einkaufs- und IT-Strategie?

Ein kritischer Erfolgsfaktor ist die enge Zusammenarbeit zwischen IT, Einkauf und relevanten Stakeholdern. Der crossfunktionale Austausch ist wichtig. Auch die Systemnutzer sollten eng in den Auswahlprozess eingebunden werden.

AnzeigeAuf den 10. BME-eLÖSUNGSTAGEN erhalten die Teilnehmer das nötige Rüstzeug für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sowie einen einzigartigen Marktüberblick über die neuesten Lösungen und können hiervon ausgehend die Roadmap für den Einstieg in oder die Perfektionierung der Digitalstrategie für die nächsten Jahre erarbeiten.

Lastenheft und Ausschreibung

Mit einem Lastenheft ist viel Aufwand verbunden. Trotzdem sollten Sie in dieser Phase nicht an Kapazität, Zeit und Mitteleinsatz sparen. Definieren Sie, welche Anforderungen die Lösung im Detail erfüllen soll. Strukturieren, kategorisieren und gewichten Sie alle Kriterien, um die Systeme später vergleichen und bewerten zu können. Definieren Sie auch Ihre K.O. Kriterien.

Im nächsten Schritt screenen Sie den Markt und erstellen auf Basis der Anforderungen und Funktionalitäten eine Longlist. Gemeinsam mit der IT und den Fachbereichen legen Sie eine Evaluationssystematik für die spätere Bewertung und Auswahl fest.

Auch Fragen zum IT-Betrieb, zum Datenschutz, zur Datensicherheit, zu Projektmanagementmethoden, Usability, Implementierungserfahrung und dem Changemanagement-Bedarf sollten einfließen. Die Nachvollziehbarkeit der Bewertung ist ein entscheidendes Erfolgskriterium für das Auswahlprojekt.

Auswahl schrittweise eingrenzen

Die Longlist reduzieren Sie Schritt für Schritt auf eine Shortlist. Sinnvoll ist ein sukzessives Vorgehen, bei dem Sie immer mehr Anforderungskriterien auf immer weniger Systeme anwenden. Am Ende erhalten Sie über eine standardisierte Ausschreibung vergleichbare Angebote, von denen 3-4 Anbieter übrigbleiben.

Bestimmen Sie spätestens jetzt auch den Umfang, die Zeitleiste und die Mitwirkungspflichten aller Parteien. Auch welcher Aufwand mit der Bereitstellung der für die Konfiguration notwendigen Daten und Informationen verbunden ist (Warengruppenbaum, Lieferantenstämme, User-Daten, Rollen- und Berechtigungskonzept, Genehmigungsworkflows usw.), gehört in die Kalkulation. Damit für die Managemententscheidung nicht mehr Zeit als nötig vergeht, hat sich außerdem ein frühzeitiges Buy-in der Entscheiderebene oder ein Sponsor für das Projekt aus dem Führungskreis bewährt.

Proof-of-Concept und Business Case

Zur Feinabstimmung empfehlen sich Proof-of-Concept Workshops mit den Anbietern der Shortlist. Der Vorteil dieser jeweils meist halbtägigen Workshops: Sie können Konzeptschwächen auf Basis des Lastenheftes erfragen, die Praxistauglichkeit der Systeme auf Basis definierter Use Cases überprüfen und selbst in der Anwendung testen.

Das systematische Vorgehen zahlt sich aus!

Es stimmt: Diese sehr systematische Vorgehensweise für die Systemauswahl erscheint auf den ersten Blick sehr aufwendig. Unsere Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten zeigt jedoch, dass sich jede Minute zur Identifikation eventueller Konzeptschwächen im Implementierungsprojekt und besonders beim späteren Rollout mehrfach auszahlt. Auch für eine Budgetfreigabe zählen klare Zielvorgabe, umsetzbare Strategien sowie valide Zahlen und Fakten, die Kosten und Nutzen ins Verhältnis setzen. Umso entscheidender sind die konsequente Zusammenarbeit und Abstimmung mit den Fachbereichen, der IT, den Finanzen und dem Controlling bei der Erarbeitung sämtlicher Ergebnisse sowie Daten und Fakten.

Über den Autor

Joachim von Lüninck ist Managing Partner der amc Group, einer auf Einkauf und Supply Chain Management spezialisierten Beratung. Der Einkaufs- und Digitalisierungs-Experte ist seit 1999 Berater, Transformation Manager und Trainer im Bereich Einkauf und SCM mit den Schwerpunkten Zielsetzung, Strategie, Steuerung, Prozesse, Systeme, Organisation, Methoden, Tools und Qualifizierung.