Beschaffungsprozesse sollen vielerorts digitalisiert werden. Ivalua, ein Anbieter der dazugehörigen Lösungen, gibt Tipps aus seiner Projektpraxis, wie Unternehmen dabei am besten vorgehen.
1. Eine solide Datengrundlage schaffen
Über künstliche Intelligenz wird viel diskutiert, echte Erfolgsmeldungen sind jedoch rar. Wie eine Forrester-Studie bestätigt, ist einer der Hauptgründe für das Scheitern vieler Innovationen die schlechte Datenqualität. Mit der Implementierung neuer Technologien ist es alleine nicht getan, ebenso wichtig sind saubere Daten. Integrierte Applikations-Suites mit einem einheitlichen Datenmodell erzeugen diese. Mit Lösungen zum Stammdatenmanagement lassen sich auch die Informationen in Backend-Systemen harmonisieren, zum Beispiel durch das Bereinigen von Lieferantendaten.
2. Lieferanten genau kennen lernen
Die Abhängigkeit von Zulieferern und komplexe globale Lieferketten machen es schwierig, Lieferrisiken in den Griff zu bekommen. Über soziale Medien werden Vorfälle in wenigen Minuten zu Skandalen aufgeblasen. Der Datenschutz erfordert das Einbeziehen der Lieferanten. Beschaffungsmanager sollten daher ihre Zulieferer einschließlich ihrer Lieferketten in allen Details kennen. Lösungen für das Supplier Risk and Performance Management stellen diese Informationen bereit. Aktionspläne, Umfragen und andere Funktionalitäten helfen Informationen zu sammeln, Mängel zu beseitigen und die Maßnahmen zu evaluieren.
3. Digitalisieren und Automatisieren
Der Source-to-Pay-Prozess steht vielerorts im Mittelpunkt des digitalen Wandels. Einige Unternehmen haben ihre Prozesse in der Beschaffung und in der Kreditorenbuchhaltung komplett automatisiert. Die damit verbundene Automatisierung sehen viele Arbeitnehmer allerdings als Bedrohung von Arbeitsplätzen. Bestimmte Rollen wandeln sich oder fallen sogar weg. Doch dadurch werden Kapazitäten frei, welche die Beschaffung dringend braucht. Die Beschaffung wird künftig strategisch. Die Liste der Aufgaben reicht heute von der Kostenoptimierung über das Risikomanagement, die Innovationsförderung und die Verbesserung der Liquidität bis hin zur Umsatzsteigerung. Ein Chief Procurement Officer sollte sich nicht gegen diese Entwicklung stemmen, sondern seine Rolle neu definieren.
4. Anpassungsfähigkeit stärken
„Nicht die stärksten oder intelligentesten überleben, sondern diejenigen, die den Wandel am besten bewältigen“, sagt Charles Darwin. Aktuell zerstören innovative Technologien traditionelle Geschäftsmodelle. Es entstehen neue Risiken, beispielsweise für die Informationssicherheit. Die Beschaffung muss diesen Wandel aktiv begleiten, in dem sie neue regulatorische Anforderungen erfüllt und Lieferquellen wechselt, um auf neue Zölle zu reagieren, und vieles mehr. Sie macht ihre Prozesse flexibler und sorgt dafür, dass neue Technologien die Veränderungen unterstützen und nicht bremsen. Der Umstieg auf Cloud-basierte Lösungen etwa bietet Unternehmen viele Vorteile. Er kann aber auch limitieren – nämlich dann, wenn die Software bei veränderten Anforderungen das Unternehmen dazu zwingt, seine Prozesse an die Software anzupassen, statt umgekehrt. Jede implementierte Lösung muss neue Anforderungen bedienen.
5. Sich um die Kunden kümmern
Erfolgreiche Beschaffungsmanager gestalten den Einkauf ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz so, wie diese es von privaten Apps gewohnt sind. Innerhalb von Unternehmen gelten bestimmte Vorgaben, wie zum Beispiel die Beschaffung im Rahmen bestehender Verträge oder bei bevorzugten Lieferanten. Idealerweise werden diese so in den Beschaffungsprozess integriert, dass die Mitarbeiter zu den Informationen geführt werden, die sie brauchen, und sie den Status ihrer Bestellungen leicht verfolgen können.
6. Innovationen von Lieferanten nutzen
Lieferanten können eine riesige Innovationsquelle sein. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit senkt Kosten und steigert die Bedeutung des Einkaufs im Unternehmen. Ein Unternehmen aus dem Bereich Medical Care hat zum Beispiel zusammen mit Lieferanten eine neue ambulante Dienstleistung entwickelt. Er konnte so nicht nur einen strategischen Kunden daran hindern, zur Konkurrenz abzuwandern. Es gelang gleichzeitig, den Umsatz zu steigern und erhebliche Upselling-Möglichkeiten zu schaffen. Der Schlüssel zum Erfolg ist die Skalierbarkeit solcher Kooperationen und zwar durch effektive Plattformen, die die Kommunikation und den Austausch von Anforderungen zwischen internen Stakeholdern und Lieferanten erleichtern.
7. Best-in-Class ist nicht genug
Beschaffungsteams vergleichen sich gerne anhand von Kennzahlen mit anderen Unternehmen. Dabei ist Best-in-Class nur ein Zwischenschritt. Wettbewerbsvorteile werden nicht dadurch erreicht, dass man exakt dasselbe macht wie die Konkurrenz. Auch werden talentierte Arbeitskräfte nicht dadurch gewonnen und gehalten, dass man sie in einem starren branchentypischen Best-in-Class-Prozess arbeiten lässt. Mitarbeiter wollen ihre eigenen Ideen verwirklichen und strategische Ansätze entwickeln, mit denen sie sich vom Wettbewerb abheben. „Wer die Weltmeisterschaft gewinnen will, kann nicht einfach nur mitspielen“, erläutert Franck Lheureux, General Manager EMEA bei Ivalua. „Vielmehr sollten Champions Technologien nutzen, die sie dabei unterstützen, über das Best-in-Class-Niveau hinaus zu wachsen.“ Jürgen Frisch
