Das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio strafft Workflows mit Künstlicher Intelligenz. Für Anwender wird dadurch die Bearbeitung von Eingangsrechnungen effizienter. Das Unternehmen kann Skonti besser nutzen.
Mit dem aktuellen Rechnungseingangsbuch der Cloud-Unternehmenssoftware geht die Scopevisio AG einen Schritt in Richtung automatisierte Buchhaltung. Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung kommt Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Software extrahiert automatisch Stamm- und Positionsdaten aus den Belegen. Vordefinierte, mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse sorgen für kurze Durchlaufzeiten.
In der Bearbeitung entfallen viele manuelle Schritte – etwa das Eintragen einzelner Positionen, das Vergeben von Rechnungsstempeln, das händische Weiterleiten an die nächste Zuständigkeitsebene oder die Vorkontierung. Als Cloud-Lösung mit mobilen Apps verbessert Scopevisio die Zusammenarbeit von Firmen mit mehreren und dezentralen Standorten oder mobilen Mitarbeitern.
Schrittweite Automatisierung als Ziel
„Unser Ziel ist es, betriebliche Abläufe zu optimieren“, erläutert Dr. Jörg Haas, Gründer der Scopevisio AG. „Dazu kombinieren wir mehrere Verfahren der Künstlichen Intelligenz.“ Beim Rechnungseingangs-Workflow kommen im Hintergrund drei Methoden zum Einsatz: semantische Verfahren zur Erkennung von Kopf- und Stammdaten, neuronale Netze zur Erkennung von Einzelpositionen auf dem Beleg und Expertensysteme für die Steuerung der Freigaben. In Zukunft will Scopevisio über intelligente Verfahren Anomalien erkennen. Wenn sich zum Beispiel der Einzelpreis einer häufig gekauften Ware signifikant ändert oder der Bestellpreis ungleich dem Rechnungspreis ist. Einem Menschen würden solche Abweichungen nur schwer auffallen. All das fasst das Bonner Softwareunternehmen unter dem Begriff ‚Assisted Work‘ zusammen: Intelligente Software soll Mitarbeiter von Routinen entlasten und sie bei Entscheidungen unterstützen. Ziel ist es, betriebliche Prozesse und Teilprozesse sukzessive zu automatisieren.
Der Funktionsumfang der Lösung hat gegenüber der Vorgängerversion zugelegt: So können Anwender für Lieferanten spezielle E-Mail-Adressen einrichten. Alle Rechnungen, die dorthin gehen, werden automatisch ins Rechnungseingangsbuch hochgeladen und ausgelesen. Außerdem lässt sich vorkonfigurieren, mit welchem Dateinamen alle Rechnungen im System angelegt werden – etwa mit Datum, Rechnungsnummer und Lieferant. Geht ein PDF-Beleg von einem zentralen Scanner mit einer losen Zahlenfolge im Dateinamen ein, benennt das System diese Datei automatisch im gewünschten Format.
Neuronale Netze erkennen Positionsdaten
Dank semantischer und logischer Verfahren erkennt Scopevisio über OCR (Optical Character Recognition) Stamm- und Kopfdaten auf dem Beleg. Einzelne Positionsdaten werden mithilfe von neuronalen Netzen ausgelesen, die als lernende Systeme Regelmäßigkeiten und Anomalien erkennen. Den Anwender, der die Daten anschließend prüft, unterstützt ein eingeblendetes Belegbild mit farblichen Markierungen. Diese zeigen an, wo die ausgelesenen Daten auf der Rechnung zu finden sind.
Für jede Rechnungsart und jeden Absender lassen sich im System individuelle und mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse einrichten. Dabei können sowohl Rollen als auch Einzelpersonen als Verantwortliche im Prüfprozess definiert werden.
Sobald eine eingegangene Rechnung verifiziert ist, durchläuft sie den definierten Freigabeprozess. Gibt ein Zuständiger die Rechnung frei, datiert die Software diese Freigabe automatisch mit einem Stempel und gibt sie an die nächste Prüfinstanz zur Zahlungsfreigabe weiter. Sobald die Rechnung durch alle Prüfinstanzen zur Zahlung freigegeben ist, bereitet die Software automatisch die Überweisung vor. Mit der mobilen App REBU2GO lassen sich Prüfungen und Freigaben von unterwegs aus vornehmen. Jürgen Frisch
