Das Dokumentenmanagement fordert die Unternehmen weiter heraus. DocuSign, Spezialist für digitale Signaturen, nennt drei Trends rund um IT-basiertes Vertragsmanagement, die den Mittelstand bewegen.
1. New Work – hybrides Arbeiten wird Standard
In der Pandemie entwickelt sich die Präsenz im Büro von der Pflicht hin zu einem hybriden Modell auf freiwilliger Basis. Durchschnittlich 2,5 Tage pro Woche können sich Befragte vorstellen, an einem anderen Ort als dem Büro zu arbeiten. Das zeigt die Mittelstandsstudie 2021 von DocuSign. Für diese Studie hat Weber Shandwick im Februar 2021 deutschlandweit 503 Menschen aus mittelständischen Unternehmen über ihre Vorstellungen und Erfahrungen hinsichtlich der Erfahrungen in der Corona-Krise und des Wandels in der Arbeitswelt online befragt. „Hybrides Arbeiten nimmt demnach auch im Mittelstand eine wichtige Rolle ein“, berichtet Daniela Becker, Area Vice President Europa bei DocuSign. „Dieser Trend hält Einzug auch in Abteilungen, in denen das kaum jemand erwartet hätte“:
- In der Personalabteilung
Bei der Suche nach neuen Mitarbeitern und dem Einstellungsprozes mag ein persönlicher Eindruck in einem Gespräch vor Ort entscheidend sein. Beim Onboarding allerdings liefert die Digitalisierung unzählige Möglichkeiten, um den Jobeinstieg zu erleichtern. Für die Personalabteilung bringt gerade das ortsunabhängige Vertragsmanagement viele Vorteile mit sich, insbesondere in international aufgestellten mittelständischen Unternehmen.
- Im Vertrieb
Vom persönlichen Kundenkontakt hin zu Online-Meetings und -Treffen – auch der kundenorientierte Vertrieb profitiert vom hybriden Model. Bei Vor-Ort-Events wie Messen für den persönlichen Austausch lassen sich anschließende Verträge mit der elektronischen Signatur schnell, einfach und sicher abschließen.
- In der Rechtsabteilung
Um die Menge an Verträgen zu bewältigen, die täglich zwischen den verschiedenen Vertragspartnern ausgetauscht werden, sind in der Rechtsabteilung optimierte Prozesse ein Muss. Befinden sich die verschiedenen Parteien dann auch noch im Home Office oder in verschiedenen Städten oder Ländern, kann dies zu einer langwierigen Prozedur werden. Rechtssichere, cloudbasierte Lösungen für das papierlose Vertragsmanagement, wie Klauselbibliotheken mit Bausteinen für die Vertragserstellung, entlasten hier die Mitarbeiter.
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2. Nachhaltigkeit – Papierlose Prozesse nutzen der Umwelt
Rund 5,3 Millionen Betriebe und Selbstständige mit rund 19,5 Millionen Angestellten umfasst der deutschen Mittelstand aktuell laut Statista. „Die Auswirkungen von umweltbewussten Entscheidungen und ressourcensparenden Maßnahmen sind in diesem Wirtschaftszweig somit beträchtlich“, erläutert Becker. „Zahlreiche papierbasierte Prozesse erschweren hierzulande jedoch noch den Büro-Betrieb in kleinen und mittleren Unternehmen und belasten die Umwelt.“
Doch der Trend geht zum papierlosen Büro, und auch immer mehr Mittelständler setzen sich mehr Nachhaltigkeit zum Ziel. 74 Prozent der befragten Mitarbeiter in der Mittelstandsstudie sind laut der DocuSign-Studie der Meinung, dass papiersparende Maßnahmen wie beispielsweise ein IT-basiertes Vertragsmanagement, digitale Notizbücher und das Reduzieren von Ausdrucken einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.
3. Digitalisierung: Bürokratieabbau spart Aufwand und Zeit
47 Prozent der von DocuSign befragten Mitarbeiter fühlen sich gestresst und frustriert, wenn sie sich mit vielen bürokratischen Aufgaben beschäftigen müssen. Verbesserte Prozesse sparen laut Einschätzung der Befragten vier Stunden Zeit pro Woche. Auch wenn der Mittelstand typischerweise von vergleichsweise kurzen Entscheidungswegen profitiert, sieht Becker hier noch viel Bedarf an digitalen Strategien, um Bürokratie abzubauen: „Entlang der gesamten Wertschöpfungskette von der Fertigung bis hin zur Talent Acquisition in der Personalabteilung erleichtern digitale Prozesse die tägliche Arbeit. Viele Mittelständler digitalisieren ihre Abläufe, um künftig wettbewerbsfähig zu bleiben. IT-gestütztes Vertragsmanagement kann ein nützlicher Baustein sein und viel Effizienz in Unternehmensprozesse bringen.“ Jürgen Frisch
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