Keiner langweilt sich, es geht zügig voran und am Ende stehen konkrete Ergebnisse – Meetings könnten ja so schön sein. Die Realität ist oft weit davon entfernt: Eine aktuelle Büro-Studie von Sharp hat gezeigt, dass sich mehr als die Hälfte der Angestellten regelmäßig in unproduktiven Meetings langweilt – und das rund 25 Stunden pro Monat.
Die bekanntesten Meeting-Typen samt ihrer Erkennungszeichen haben sich in einer repräsentativen Umfrage von Sharp Europe, die unter 8.044 Büroangestellten in kleinen und mittleren Unternehmen (100-499 Mitarbeiter) aus ganz Europa durchgeführt wurde, herauskristallisiert. Passend dazu haben die Office-Experten von Sharp einen Better Meetings Guide entwickelt. Darin enthalten sind auch verschiedene Tipps, wie sich die vorgestellten Phänomene und Störfaktoren entschärfen und optimalerweise sogar vermeiden lassen. Die bekanntesten Störfälle im Überblick:
1. Der Workaholic: Bringt sich Arbeit mit
Kennzeichen: Hält die Teilnahme am Meeting für überflüssig, zumindest aber für weniger wichtig als seine übrigen Projekte. Körperlich zwar anwesend, arbeitet er während des Meetings andere Aufgaben ab und konzentriert sich vornehmlich auf seinen Laptop. Sein Beitrag zum Meeting: Hin und wieder ein Spruch.
2. Das Smartphone-Opfer: Leben in der Parallelwelt
Kennzeichen: Das Smartphone ist Teil ihres Körpers. Recherchiert sie zum Thema des Meetings oder liest sie die aktuellen Promi-News? Macht sie sich Notizen oder chattet sie mit der besten Freundin? In jedem Fall gilt ihre Aufmerksamkeit eher dem Bildschirm als dem Meeting. Das ist mindestens irritierend – schlimmstenfalls animiert sie andere durch ihr Verhalten dazu, ebenfalls schnell E-Mails zu checken.
3. Der Verplante: War was vorzubereiten?
Kennzeichen: Falls er überhaupt etwas vorbereitet, passiert das in den ersten zehn Minuten des Meetings, weshalb er den Einstieg und die Gelegenheit für Verständnisfragen verpasst. Alternativ hofft er, gänzlich ohne Vorbereitung alles Wichtige aus dem Gespräch zu entnehmen und irgendwie ins Thema zu finden. Schließlich kostet Fragen ja nichts – außer die Zeit und Geduld der anderen.
4. Der Unbeteiligte: Was mache ich hier eigentlich?
Kennzeichen: Nicht bei der Sache. Er hat sich von Anfang an gefragt, warum er überhaupt eingeladen wurde. Er müsste eigentlich nicht dabei sein, wollte oder konnte das aber nicht kommunizieren. Nun glänzt er durch maximale Passivität oder vertreibt sich die Zeit im Meeting anderweitig. Er vergeudet dadurch wertvolle Arbeitszeit, das Meeting verliert an Dynamik.
5. Die Übereifrige: Immer was zu sagen
Kennzeichen: Steht gerne im Mittelpunkt und dominiert das Gespräch. Ob sie sich einfach nur leidenschaftlich gern selbst reden hört oder ob sie ihren Karriereratgeber in Sachen Proaktivität fehlinterpretiert hat – sie nervt. Mit überflüssigen Kommentaren, deplatzierten Fragen und ungefragten Meinungsbekundungen zieht sie das Meeting unnötig in die Länge, während die Kollegen vergeblich nach dem roten Faden suchen.
6. Das Phantom: Müsste da sein und wird vermisst
Kennzeichen: Glänzt durch Abwesenheit. Das Fehlen eines Kollegen stellt immer dann ein Problem dar, wenn der leere Stuhl eigentlich mit einem Wissensträger oder einer Entscheidungsträgerin besetzt sein sollte, deren Abwesenheit nun den Sinn des Meetings infrage stellt. Hat man vergessen, ihn einzuladen? Hat sie das Meeting vergessen oder versäumt abzusagen?
