Dutzende oder gar Hunderte von E-Mails müssen viele Mitarbeiter täglich in ihren elektronischen Briefkästen sichten. Die intelligente Software Evy Xpact von Evy Solutions verwaltet Postfächer vollautomatisch und stößt Folgeprozesse an.
Vorsortierung: Evy Xpact liest E-Mail-Bodys und deren Anhänge aus und klassifiziert sie. Im nächsten Schritt werden die E-Mails anhand ihres Inhalts in vordefinierte Postfächer einsortiert. Von dort aus kann eine automatisierte Weiterverarbeitung starten.
Dank ihres textbasierten Ansatzes kann die Lösung auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren – und zwar unabhängig vom Dokumentenaufbau. Möglich macht das die von Evy Solutions selbstentwickelte Künstliche Intelligenz, die natürliche Sprache versteht, statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge erkennt und ihre Spracherkennung selbstlernend optimiert. Dank dieser Technik erreicht die Software laut Aussage des Anbieters bereits nach drei bis vier Wochen im Einsatz eine Zuverlässigkeit von 99 Prozent. Der manuelle Bearbeitungsaufwand reduziere sich dann auf ein Prozent der Dokumente.
Klassifikation nach Inhalt und Vorgang
Im ersten Schritt überwacht Evy Xpact den Posteingang und liest die E-Mails sowie ihre Anhänge aus. Anschließend werden diese klassifiziert. So lassen sich die verschiedenen Dokumentenarten wie Verträge, Bestellungen, Transportaufträge, Reklamationen oder Preisanfragen identifizieren.
Auf Basis dieser Klassifikation ordnet Evy Xpact die E-Mails den bereits individuell vordefinierten Postfächern zu. Für den Fall, dass sich E-Mail-Inhalt und -Anhang thematisch unterscheiden oder zu unterschiedlichen Vorgängen gehören, sortiert die Software diese separat in die jeweils passenden Postfächer ein.
Folgeprozesse lassen sich automatisiert anstoßen
Neben der Postfachverwaltung kann Evy Xpact die E-Mails und Anhänge auch weiterverarbeiten. Dazu liest die Software zunächst einmal die Daten aus und überprüft sie auf Richtigkeit. Auf Wunsch lässt sich an dieser Stelle auch eine Validierung sowie Anreicherung mit Daten aus dem bestehenden System durchführen.
Sind die Daten korrekt und vollständig, werden sie im nächsten Schritt automatisch in das bestehende ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder in ein Content Management System übertragen. Der oder die zuständigen Sachbearbeiter sowie die E-Mail-Verfasser können sich darüber informieren lassen. Sind die Daten inkorrekt oder unvollständig, leitet die Software die Mail an die zuständigen Sachbearbeiter weiter.
Mit der Postfachverwaltung und automatisierten Folgeprozesse sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Darüber hinaus entlastet die Software die Mitarbeiter und senkt die Fehlerquote im Vergleich zu einer manuellen Dokumentenverarbeitung drastisch. Jürgen Frisch
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