Fehlerhafte Stammdaten können Unternehmen teuer zu stehen kommen: Doppelte Einträge, veraltete Informationen und manuelle Korrekturen kosten Zeit und Geld. Künstliche Intelligenz (KI) schafft hier Abhilfe, indem sie Daten automatisiert bereinigt, vervollständigt und aktuell hält.
Stammdaten sind das Rückgrat jedes ERP-Systems. Sie enthalten zentrale Informationen zu Kunden, Lieferanten, Produkten und Geschäftsprozessen. Doch viele Unternehmen kämpfen mit fehlerhaften, unvollständigen oder veralteten Stammdaten. Diese Datenprobleme führen zu ineffizienten Prozessen, falschen Analysen und unnötigen Kosten. Die Qualität dieser Daten entscheidet darüber, wie effektiv ein Unternehmen KI im Stammdatenmanagement einsetzen kann – und ob sich digitale Innovationen auszahlen.
Studien bestätigen, dass ein beträchtlicher Anteil der Unternehmensstammdaten immer noch aus Fehlern und Redundanzen besteht. Solche Probleme verursachen nicht nur interne Ineffizienzen, sondern können auch finanzielle Folgen haben – beispielsweise durch fehlerhafte Rechnungen, falsche Bestellungen oder Compliance-Verstöße. Hier bietet KI im Stammdatenmanagement neue Lösungsansätze, um die Datenqualität nachhaltig zu verbessern und manuelle Aufwände zu reduzieren.
Dublettenerkennung und Konsolidierung
Ein klassisches Problem im Stammdatenmanagement sind Dubletten und fehlerhafte Einträge. Kunden oder Lieferanten werden oft mehrfach mit leicht abweichenden Schreibweisen erfasst, sodass redundante oder widersprüchliche Datensätze entstehen. Dies führt zu doppelten Bestellungen, ineffizienter Lagerhaltung oder fehlerhaften Kundenanalysen. KI-gestützte Systeme erkennen solche Dubletten automatisch, gleichen sie ab und konsolidieren die Daten in einem zentralen, korrekten Eintrag. Dadurch sinkt das Risiko fehlerhafter Bestellungen oder inkorrekter Rechnungen erheblich.
Durch den Einsatz von Machine Learning können KI-Systeme im Stammdatenmanagement sogar inkonsistente Schreibweisen und fehlerhafte Datensätze identifizieren, die bei manuellen Prüfungen oft übersehen werden. Ein ERP-System mit integrierter KI kann beispielsweise erkennen, dass „Meyer GmbH“ und „Meier GmbH“ mit derselben Steuernummer eigentlich dasselbe Unternehmen sind und die Daten entsprechend zusammenführen.
Automatische Korrektur und Vervollständigung
Auch die automatische Vervollständigung und Korrektur von Stammdaten ist ein wichtiger Einsatzbereich von KI. Fehlen beispielsweise Adress- oder Kontaktdaten, kann die KI diese anhand interner und externer Datenquellen intelligent ergänzen. Zudem erkennt sie Tipp- oder Formatierungsfehler, beispielsweise in Bankverbindungen oder Artikelnummern, und korrigiert diese automatisch.
Besonders wertvoll ist diese Funktion für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind. Unterschiedliche Schreibweisen, Währungsformate oder lokale Adresskonventionen können in einem internationalen ERP-System schnell für Chaos sorgen. KI gleicht diese Unterschiede aus und sorgt für eine einheitliche, standardisierte Datenbasis.
Datenpflege mit KI – Ein kontinuierlicher Prozess
Ein weiteres Feld, in dem KI das Stammdatenmanagement revolutioniert, ist die kontinuierliche Datenpflege. Statt aufwändiger manueller Kontrollen analysieren KI-Modelle die Datenqualität permanent und schlagen gezielte Verbesserungen vor. Sie identifizieren veraltete Informationen, kennzeichnen kritische Datenpunkte und priorisieren Korrekturen, um den größten Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.
Stellen wir uns ein großes Handelsunternehmen vor, das KI-gestützte Systeme nutzt, um Preislisten und Produktinformationen automatisch zu aktualisieren. Änderungen in Lieferantenkatalogen werden in Echtzeit erkannt und in das ERP-System eingepflegt – ein Prozess, der vorher mehrere Tage manuelle Arbeit erforderte. Die KI analysiert dabei nicht nur Preisänderungen, sondern überprüft auch, ob neue Produkte in das Sortiment aufgenommen oder aus dem Angebot entfernt wurden. Dank dieser Automatisierung kann das Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren, Preisstrategien optimieren und Fehler in der Produktkommunikation vermeiden. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich, wodurch Mitarbeitende mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnen.
Fazit: Höhere Datenqualität, weniger Fehler
Unternehmen, die KI im Stammdatenmanagement integrieren, profitieren von einer besseren Datenbasis für ihre Geschäftsprozesse, geringeren Fehlerquoten und einer deutlichen Zeitersparnis. Die manuelle Pflege von Stammdaten gehört damit zunehmend der Vergangenheit an – und die Grundlage für präzisere Geschäftsentscheidungen wird gestärkt. Künftig wird sich die Rolle von Datenverantwortlichen im Unternehmen weiter verändern: Statt Daten händisch zu verwalten, werden sie zunehmend von KI-gestützten Analysen profitieren, um strategische Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis zu treffen.
→ Dies ist ein Auzug aus unserem Fachbeitrag: „Wenn ERP-Systeme denken lernen – KI in der Unternehmenssteuerung“. Sie finden den kompletten Beitrag zum kostenlosen Download auf unserer Website.
Die Autoren
Dr. Volker Liestmann
ist Vorstand des auf Digitalisierungsprojekten spezialisierten Consultinghauses Trovarit AG.
Dr. Karsten Sontow ist Mitgründer und Vorstandsvorsitzender des auf Digitalisierungsprojekten spezialisierten Consultinghauses Trovarit AG.
