Intrafind, Spezialist für Enterprise Search und Content Analytics, unterstützt Unternehmen mit einem Werkzeug für den Datenschutz. Die Software DSGVO-Monitor identifiziert personenbezogene Informationen auf Fileservern.
Während personenbezogene Daten in betriebswirtschaftlichen Lösungen (ERP) oder Systemen zur Kundenbetreuung (CRM-Systemen) sich aufgrund der strukturierten Datenhaltung recht einfach identifizieren lassen, ist dies in unstrukturierten Daten von Ablagesystemen erheblich schwieriger. Abhilfe schafft hier eine Lösung von IntraFind.
Auf Basis von Content- und Text-Analytics-Technologie sowie künstlicher Intelligenz (KI) untersucht der DSGVO-Monitor sämtliche Dokumente und Dateien auf den Fileservern. Als Ergebnis listet die Lösung alle Verzeichnisse und Dateien inklusive ihrer Pfade auf, in denen sich personenbezogene Daten befinden. Zusätzlich lassen sich die gefundenen Daten mit existierenden Personenlisten wie Mitarbeiterverzeichnissen oder Active-Directory-Einträgen abgleichen. Unternehmen erhalten so einen Überblick, wo personenbezogene Daten gespeichert sind. Macht es die EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) erforderlich, können Administratoren diese Daten gezielt löschen, anonymisieren oder in das DSGVO-Verfahrensverzeichnis aufnehmen. Ebenso lässt sich im Auskunftsfall ermitteln, ob es personenbezogene Daten einer Person auf den unstrukturierten Dateiablagen gibt.
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Der DSGVO-Monitor basiert auf iFinder5 elastic von IntraFind, einer Lösung für die unternehmensweite Suche. Die Software steht als Kauf- oder Mietversion zur Verfügung und lässt sich sowohl auf einem dedizierten Server als auch in einer virtuellen Umgebung betreiben. Die Installation kann durch den IntraFind Professional Service oder durch die hauseigene IT-Abteilung erfolgen. „Wohl die wenigsten Unternehmen wissen, welche Daten in ihren Ablagesystemen für den Datenschutz relevant sind“, berichtet Franz Kögl, Vorstand bei IntraFind. „Unsere Software ist deshalb ein wichtiger Baustein für die DSGVO-Compliance. Sie gibt den Verantwortlichen die Sicherheit, dass in ihren Dateiablagen keine unerkannten personenbezogenen Risiken schlummern.“ Die Lösung eigne sich nicht nur für die Analyse von Dokumenten in Dateiablagen, sondern auch für unstrukturierte Inhalte in Wikis, Mails oder anderen Anwendungen. Jürgen Frisch
