Zu den riskanteren Aufgaben von IT-Entscheidern zählt, Geschäfts-Software auszuwählen. Hohe Investitionsbeträge, verbunden mit einer oftmals langfristigen Bindung an einen Hersteller, können das Unternehmen als Ganzes gefährden. Wie sich das Risiko minimieren lässt, erläutert Dr. Karsten Sontow, Vorstand der auf die Software-Auswahl spezialisierten Trovarit AG.
VIELE IT-PROJEKTE sind bereits vor der Implementierung zum Scheitern verurteilt, weil IT-Entscheider die falsche Software auswählen. Wie sollten IT-Verantwortliche vorgehen, um die Software-Auswahl erfolgreich zu meistern und Investitionen abzusichern?
Es gilt, die damit verbundenen Aufgaben strukturiert und methodisch anzugehen: Die eigenen Anforderungen müssen definiert, der Markt sondiert und Angebote eingeholt und verglichen werden.
In Deutschland bieten noch weit über hundert Software-Hersteller ihre Lösungen zur Unternehmenssteuerung, sogenannte Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software an. Darüber hinaus offeriert eine Vielzahl von Anbietern von Speziallösungen ihre Software, zum Beispiel in den Disziplinen Customer Relationship Management (CRM), Business Intelligence (BI), Enterprise-Content- und Dokumentenmanagement (ECM/DMS) sowie Produktionsplanung bzw. -steuerung (PPS) Wie lässt sich bei dieser Vielzahl die Auswahl effizient durchführen?
Es zahlt sich aus, datenbankgestützte Auswahl-Werkzeuge wie den IT-Matchmaker zu nutzen und sich von Auswahl-Spezialisten beraten zu lassen.
Wäre das mein Kerngeschäft, würde ich auch so antworten. Aber vor allem Spezialisten kosten in der Regel viel Geld, das dann nicht mehr für Software-Lizenzen und die Implementierung ausgegeben werden kann. Warum sollten IT-Entscheider ihrem Rat folgen?
Weil das Tool IT-Matchmaker es ermöglicht, das Software-Auswahlverfahren effizient durchzuführen. Die Top 3 der über den 
IT-Matchmaker ermittelten Kandidatenliste müssten in der Lage sein, die Kundenanforderungen zu erfüllen. Und ja, wir bezahlen unsere Softwareauswahl-Berater gut. So stellen wir sicher, dass unsere Kunden von hochqualifizierten Spezialisten unterstützt werden. Unsere Kunden sparen so bei der Auftragsvergabe und im Projekt mehr Kosten ein, als sie für unsere Berater ausgeben – zusätzlich zu Zeit und Ärger. Den passenden Anbieter und die passende Software zu identifizieren, bildet aber nur einen Teil der Aufgabe. Den zweiten Aspekt der Software-Auswahl bildet die Auftragsvergabe. Und zu der gehört die Vertragsgestaltung.
Gibt es dafür keine Standard-Verträge?
Nein, die Leistungsspezifikation muss sehr detailliert erfolgen. Was der Anbieter zusagt, muss schwarz-auf-weiß festgehalten werden. Die Aufgabe besteht also nicht nur darin, ein Lastenheft festzuschreiben, sondern sicherzustellen, dass der Anbieter die zugesagten Leistungen dann auch liefert.
Wie kann ein IT-Entscheider das machen?
Trovarit empfiehlt IT-Entscheidern zunächst sehr genau festzuhalten, was das Unternehmen braucht. Wenn das im Dialog mit dem IT-Lieferanten ermittelt ist, gilt es das verpflichtend festzuschreiben. Sprich der IT-Lieferant unterschreibt, dass er die zugesagte Leistung vollumfänglich erbringt. Das versäumen IT-Verantwortliche häufig: Aber genau daran scheitern dann oft die Projekte.
Woran erkennt ein IT-Entscheider, dass der Auswahl-Spezialist den Software-Anbieter unabhängig und neutral auswählt?
Der einzige valide Nachweis der Unabhängigkeit lässt sich an einer Referenzliste erbringen. Anhand dieser kann ein Auswahl-Berater nachweisen, dass er das Spektrum des Anbietermarktes repräsentiert – und nicht nur zwei oder drei Hersteller. Die Trovarit liegt bei Software-Anbietern, die im konkreten Vergabeverfahren beauftragt wurden, weit im dreistelligen Bereich. Um das bei der Vielzahl der Anbieter und deren noch größerem Lösungsportfolio zu gewährleisten, bedarf es einer kontinuierlichen und umfangeichen Marktforschung. Die ist aufwändig und teuer, aber notwendig.
Braucht der Suchende Vorkenntnisse um den IT-Matchmaker zu nutzen?
Nein. Bei der reinen Marktrecherche führt ihn das Tool. Eine Kandidatenliste kann ein IT-Entscheider sich so selbst erarbeiten. Das 
hängt aber auch davon ab, wie vertraut der Suchende mit dem Fachthema ist. Weiß er, was heutzutage typischerweise in der gesuchten Lösung, sagen wir Produktionsplanung, vorhanden sein muss und was nicht? Fühlt er sich da unsicher, hilft es ihm, wenn er einen kompetenten Ansprechpartner dafür hat. Es gibt aber auch IT-Entscheider, die den ganzen Ausschreibungsprozess allein durchführen – das bildet aber die Ausnahme. Die meisten lassen sich unterstützen. Das reicht von einer punktuellen Beratung bis hin zu einer Komplettbetreuung, bei der die Trovarit am Lenkrad sitzt.
Wovon hängt es ab, für was sich IT-Verantwortliche entscheiden?
Meist vom Sicherheitsbedürfnis des IT-Entscheiders aber auch von der im Unternehmen vorhanden Fachkompetenz.
Sicherheitbedürfnis in Bezug auf was?
Darauf, dass die Software-Lösung die gewünschten Anforderungen erfüllt und der Anbieter sich in der Lage befindet, das Projekt zu realisieren. Software-Auswahl und -Beauftragung gehört für IT-Manager oft nicht zum Tagesgeschäft. Da hilft es, wenn dieser jemanden an seiner Seite hat, dessen Profession das ist.
Blockieren oftmals auch unterschiedliche Vorlieben der Anwender, der IT-Verantwortlichen und der Unternehmensentscheider die Auswahl der richtigen Lösung?
Ja. Eine neutrale Instanz hilft da, die Sichtweise zu harmonisieren und eine Entscheidung in Hinblick auf die Zukunft des Unternehmens zu optimieren.
Wann sollte ein IT-Entscheider spätestens einen Berater für die Software-Auswahl und -Beauftragung hinzuziehen?
Wenn er sich nicht in der Lage fühlt die Anforderungen klar zu definieren, braucht er Unterstützung. Wenn er neben seinem Tagesgeschäft nicht die Zeit dafür hat, braucht er Unterstützung. Es handelt sich also um eine Kompetenz- und eine Kapazitätsfrage. Und es kann eine taktische Frage sein, um, wie gesagt, eine neutrale Entscheidung im Sinne der Unternehmenszukunft zu gewährleisten. hei
Dr. Karsten Sontow, Jahrgang 1967, ist seit Anfang 2001 Vorstand der Trovarit AG, Aachen. Er verantwortet dort die Bereiche Marketing, Account Management, Research und Finanzen. Dr. Sontow studierte Maschinenbau und Betriebswirtschaft an der RWTH Aachen und am Massachussetts Institute of Technology in Cambridge, USA. Seinen Doktortitel im Maschinenbau erwarb er an der RWTH Aachen. Dr. Karsten Sontow ist Autor zahlreicher Fachpublikationen, u.a. der Studienreihen “ERP in der Praxis” und “ECM im Mittelstand”. Seit Januar 2014 gehört er als stellvertretender Vorsitzender dem Arbeitskreis ERP des BITKOM an.
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