Fragt man den Autohändler nach den Kosten für einen Neuwagen, kann er diese Frage meist nicht genau beantworten. Denn je nach Modell und Ausstattung kann hier eine große Spanne liegen. Ähnlich verhält es sich beim „Kauf“ einer ERP-Lösung. Hier haben zahlreiche Faktoren wie etwa der Funktionsumfang, die Anzahl der Nutzer, etwaige Anpassungen, sowie Schulung und Wartung Einfluss auf die Gesamtkosten.
Kein Festpreis für eine ERP-Lösung
Es gibt keinen Marktpreis für einen ERP-Arbeitsplatz. Die Auswertungen aus der Studie „ERP in der Praxis“ zeigen sehr deutlich, dass sämtliche Kostenpositionen bei ERP-Projekten in extremem Maße schwanken. Dies ist zum großen Teil mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und Randbedingungen bei einzelnen Projekten zu erklären: Dazu zählen z.B. unterschiedliche Installationsgrößen (Anzahl der ERP-Arbeitsplätze), der implementierte Leistungsumfang (Komplexität) und auch der Anpassungsaufwand der Lösung an die vorhandenen Unternehmensprozesse. Hier gehören Komplexität und Anpassungsaufwand zu den Kostentreibern. Unter diesem Vorbehalt können auf Basis der Angaben der Studienteilnehmer die Investitionen bei umfassenderen ERP-Projekten ganz grob mit ca. 4.400 EURO je ERP-Arbeitsplatz angesetzt werden. Dabei sind die Hardware-Investitionen ausgeklammert.
Personalaufwand oft unterschätzt
Die Kosten für den Personalaufwand von der Auswahl bis zum Produktivstart der ERP-Lösung sind da noch nicht eingerechnet. Dieser wird seitens der Anwenderunternehmen vielfach falsch eingeschätzt. Hier muss die Zahl der beteiligten Personen über die Dauer der einzelnen Projektphasen bis hin zur Auslastung der Mitarbeiter während des Projektes bzw. des ERP-Betriebs berücksichtigt werden. Die Größe des Projektteams und der Einsatz von externen Beratern hängt ebenso wie die Kosten stark von der Größe (z.B. gemessen an der Anzahl User) und der Komplexität (z.B. gemessen an der Anzahl der eingeführten Module oder an der Zahl der Standorte des Unternehmens) der Projekte ab. Darüber hinaus hat die Größe der Unternehmen einen sehr signifikanten Einfluss auf die Dauer der ERP-Projekte. Bei kleinen Unternehmen vergeht vom Beginn der Projektarbeit bis zum Produktivstart etwas mehr als ein halbes Jahr. Im „klassischen Mittelstand“ bewegt sich die Projektdauer im Bereich zwischen 10,0 und 13,0 Monaten. Bei großen ERP-Projekten steigt die durchschnittliche Projektlaufzeit auf ca. 14 Monate an.
Auch Betriebskosten der ERP-Lösung müssen berücksichtigt werden
Daneben ist auch der Betrieb der Software nicht kostenlos. Wie die Studie zeigt, haben über 90% der befragten ERP-Anwender einen Wartungsvertrag mit dem betreuenden ERP-Anbieter abgeschlossen. Die Gesamtkosten für die Wartung hängen dabei ebenso wie die Projektkosten in erster Linie von der Größe der ERP-Installation und damit von der Unternehmensgröße ab. Dies ist darauf zurückzuführen, dass das branchenübliche Preismodell die jährlichen Wartungskosten als Anteil der Lizenzkosten berechnet, die wiederum an der Anzahl der ERP-User gemessen werden. Marktüblich sind im ERP-Markt jährliche Wartungssätze zwischen 12% und 25% der Lizenzpreise wobei sich die Bezugsgröße von Projekt zu Projekt erheblich unterscheiden kann: In vielen Fällen wird zur Berechnung der Wartungsgebühr der Listenpreis der ERP-Lizenzen herangezogen. Je nach Verhandlungssituation wird aber auch der – meist günstigere – Projektpreis der Lizenzen zugrunde gelegt oder der Wartungssatz völlig frei verhandelt. Während die jährlichen Wartungsgebühren je ERP-Arbeitsplatz bei kleineren ERP-Installationen (5 bis 25 User) durchschnittlich bei rund 600 EURO p.a. liegen, gehen sie in den oberen Größenklassen mit zunehmender User-Zahl kontinuierlich zurück. In der Klasse zwischen 300 und 1.000 ERP-Usern bewegen sich die jährlichen Wartungsgebühren je ERP-User dann noch bei ca. 370 EURO p.a.
Ohne regelmäßige Release-Wechsel ist die ERP-Lösung schnell veraltet
Oben drauf kommen noch Kosten für die regelmäßige Modernisierung der Software. Sie ergibt sich aus der langen Nutzungsdauer von ERP-Lösungen, die im Durchschnitt knapp 13 Jahre beträgt. Dies erfolgt durch (kleinere) Updates sowie von Zeit zu Zeit durch (größere) Release-Wechsel. Der Aufwand für eine umfassende Modernisierung bewegt sich oft in einer ähnlichen Größenordnung wie eine Neueinführung. Die Kosten liegen dagegen zumindest im Hinblick auf die Lizenzkosten oft darunter, da die Anbieter für Bestandskunden oft über Sonderangebote unterschiedlichster Art verfügen (z.B. „Anrechnung der Alt-Lizenzen“). Bei „gelebten“ Kunden-Lieferanten Beziehungen liegt auch der Einführungsaufwand meist unter dem der Neueinführung.
Trotz aller Unterschiede von Projekt zu Projekt und von Unternehmen zu Unternehmen, lassen sich auf Basis der Studienergebnisse die typischen Aufwandsgrößen von ERP-Installationen doch recht konkret beziffern. Im Mittelstand beispielsweise kann man mit ca. 6.000 € Anschaffungskosten pro ERP-Arbeitsplatz, einer Projektdauer von ca. 12 Monaten für Auswahl und Einführung und ca. 5 internen Mitarbeitern im Kernteam rechnen. Hinzu kommen im Durchschnitt „zweieinhalb“ externe Teammitglieder. Während der Betriebsphase zahlt ein Mittelständler ca. 500 € pro Jahr und Arbeitsplatz für den Wartungsvertrag mit dem Software-Partner und muss „eineinhalb“ Mitarbeiter (Vollzeit) für die Administration der Installation abstellen. Grob geschätzt kann man für notwendige Modernisierungsmaßnahmen außerdem alle fünf Jahre ca. ein Drittel der Anschaffungskosten ansetzen.
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Ausblick: ERP Kosten werden weiter steigen!
Der Leiter und Initiator der Studie „ERP in der Praxis“ Dr. Karsten Sontow sagt vor dem Hintergrund sich abzeichnender Veränderungen im Software-Umfeld allerdings eher steigende als sinkende Digitalisierungskosten voraus. Die Ergebnisse der Studie zeigen deutlich, dass weniger Unternehmen eine Software-Lösung „kaufen“. Sie mieten die Lösung bzw. nutzen die Dienstleistung aus der Cloud und zahlen dafür pro User und Monat eine Gebühr. Auf die Nutzungsdauer bezogen liege diese deutlich über den Preisen für den Kauf einer Software-Lizenz zuzüglich der Software-Wartung. Hinzu kommt, dass die Tagessätze der Software-Anbieter angesichts höherer Personalkosten infolge eines leer gefegten Arbeitsmarktes und inflationsbedingter Gehaltssteigerungen derzeit spürbar steigen. Da mag es sich zwar entlastend auswirken, dass die Unternehmen vermehrt dazu neigen, die standardisierte Lösung der Software-Anbieter zu nutzen anstatt auf aufwändige individuelle Anpassungen zu setzen. Damit geht jedoch oft einher, dass die Unternehmensprozesse der Software-Lösung angepasst werden müssen. Das wiederum führt zu erhöhtem Aufwand für das „Changemanagement“, da Mitarbeiter den Nutzen dieser umfassenden Veränderungen ihres Arbeitsalltags nicht immer auf den ersten Blick erkennen werden, was wiederum die Akzeptanz der Software und organisatorischen Umstellungen belastet. An dieser Stelle benötigen Unternehmen oftmals Beratung, die – auch wenn sie ggf. nicht unmittelbar vom Software-Anbieter geleistet wird – in den Digitalisierungs- und Projektbudgets berücksichtigt werden sollte.
Der Autor
Dr. Karsten Sontow
ist Mitgründer und Vorstandsvorsitzender des auf Digitalisierungsprojekten spezialisierten Consultinghauses Trovarit AG.
Im Rahmen seiner Aufgaben in den Bereichen Research und Anbieter-Management setzt er sich insbesondere auch mit der Rolle von ERP-Software und ERP-Anbietern auseinander: sowohl bezüglich des ERP-Einsatzes im Unternehmenskontext als auch im Hinblick auf ihre Bedeutung als Treiber von Innovationen.
Dr. Sontow ist einer der Initiatoren der Anwender-Studie „ERP in der Praxis“, die alle zwei Jahre Erkenntnisse zu Zufriedenheit, Nutzen und Perspektiven des ERP-Einsatzes liefert. Er ist außerdem Vorsitzender des Arbeitskreises ERP des BITKOM.
