Die Standardisierung von Prozessen führt idealerweise zu Konsistenz in den Abläufen, sollte die Qualität erhöhen und am Ende Mehrwert generieren; das hat aber nichts mit Best Practices zu tun. In der Praxis gibt es oftmals Schwierigkeiten, die beiden Begriffe auseinanderzuhalten.
Und das mit der Gefahr, dass schlechte Prozesse standardisiert werden und intern als Best-Practice angesehen werden. Sich rein auf die Vorschläge des Software-Anbieters bezüglich der Abläufe zu verlassen, birgt umgekehrt die Gefahr, zu komplizierte Prozesse einzuführen.
Ein Standard ist eine vergleichsweise einheitliche oder vereinheitlichte, weithin anerkannte und meist angewandte (oder zumindest angestrebte) Art und Weise, etwas herzustellen oder durchzuführen, die sich gegenüber anderen Arten und Weisen durchgesetzt hat. Das Potenzial für reduzierte Kosten und verbesserte Leistung ist ein wesentlicher Treiber für die Prozessstandardisierung. Die konsistente und wiederholbare Durchführung eines Prozesses reduziert Ineffizienzen, was wiederum die Kosten senkt. Die effektivere Gestaltung eines Prozesses führt zu Leistungsverbesserungen, die zu Vorteilen wie einer besseren Nutzung der Ressourcen, einem besseren Cashflow und einem besseren Cash-Management führen können.
Customizing möglichst nur bei strategischen Prozessen
Viel zu oft jedoch zwingen Anwender bei ERP-Einführungen das neue System in ihre alten, vermeintlich effizienten Prozesse. Die Folge sind langwierige Einführungsprojekte mit einer Vielzahl von Software-Anpassungen. Diese Anpassungen verhindern jedoch oftmals die Nutzung von branchenbewährten Prozessen, die die Software mitliefert. Insbesondere in Cloud-Umgebungen führen solche Abweichungen von den Vorschlägen des Anbieters zu erhöhten Kosten und Schwierigkeiten, die regelmäßigen, bei Microsoft Dynamics beispielsweise acht Mal im Jahr angebotenen Updates, einzuführen.
So viel Standard wie möglich, so viel Anpassung wie notwendig, sollte die Formel lauten. Dabei lassen sich die nichtstrategischen Prozesse, beispielsweise der Einkauf von Büromaterial, am leichtesten standardisieren, wohingegen die Prozesse zur Differenzierung im Wettbewerb durchaus solitär sein können.
Ein Ansatz zur Standardisierung nichtstrategischer Prozesse besteht darin, die Prozesse von Best-Practice-fähigen Anwendungen nach Möglichkeit zu übernehmen. Dabei ist der erste Schritt der Prozessverbesserung immer die Vereinfachung der Prozesse, wo immer möglich, sollten einzelne Schritte weggelassen oder automatisiert werden. Sich jedoch nur auf den Software-Hersteller zu verlassen, Prozesse einfach zu übernehmen, schafft weder Mehrwert noch Differenzierungspotenzial. Je komplexer die Organisation ist, desto schwieriger ist zusätzlich noch die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen. Eine unternehmensweite Harmonisierung kann dann schon als Erfolg gewertet werden.
Über den Autor
Frank Naujoks ist seit August 2021 bei der Avanade als Group Manager Digital Advisory tätig. Davor war er bei der Trovarit als Managing Consultant im Bereich Business Applications beschäftigt. Von 2013 bis 2019 verantwortete er bei Microsoft die Vermarktung von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations in Deutschland.
