Wer ein betriebswirtschaftliches System hart zu einem Stichtag wechselt, der geht ein Risiko ein. Stolpert das System, droht Stillstand im Betrieb. Die Lage entspannt sich deutlich, wenn das alte und das neue System eine Zeitlang nebeneinander laufen.

ERP-Migration im Parallelbetrieb: Geschäftsabläufe werden komplexer, Entscheidungen müssen schneller fallen, Compliance-Anforderungen nehmen zu – und trotzdem darf der Betrieb nicht ins Stocken geraten. Viele Manager fühlen sich wie in einer Zwickmühle: Das bestehende ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist verlässlich, aber in die Jahre gekommen. Die nächste Generation verspricht bessere Usability, mehr Automatisierung und Echtzeittransparenz. Der vermeintlich einfache Umstieg am Stichtag birgt jedoch handfeste Risiken – von Produktivitätseinbrüchen bis zu Akzeptanzproblemen. Einige Unternehmen bevorzugen deshalb einen anderen Ansatz: Gefragt ist nicht der schrittweise Einbau neuer Prozesse in ein laufendes System, sondern ein geplanter Parallelbetrieb. Das bestehende System bleibt dabei stabil in Produktion, während das neue System vollständig definiert, implementiert, mit echten Daten gespiegelt und unter Realbedingungen getestet wird. Erst wenn es sich im Parallelbetrieb bewährt, erfolgt der vollständige Wechsel.

Trotz Veränderung ist die Stabilität garantiert

Dieses Vorgehen trennt Stabilität und Veränderung sauber voneinander. Das Alt-System liefert weiter die tägliche Wertschöpfung, alle Buchungen, Lieferungen und Freigaben laufen wie gewohnt. Im neuen System werden dieselben Geschäftsvorfälle abgebildet: Stammdaten sind synchronisiert, Bewegungsdaten gespiegelt, Schnittstellen spielen identische Szenarien durch. So lassen sich Prozesslogik, Berechtigungen, Workflows, Cockpits und Performance unter identischen Lastprofilen validieren – ohne operative Fallhöhe. Entscheidend ist die Methodik: definierte Testfälle, klare Abnahmekriterien, Abgleich von Kennzahlen bis auf Belegebene und ein transparentes Delta-Management, das Abweichungen aufdeckt und die Ursachen behebt.

Ein starker Parallelbetrieb lebt von der Datenparität. Dazu gehören gemeinsam gepflegte Felddefinitionen, Validierungsregeln und Pflichtlogiken; konsistente Codierungen wie beispielsweise Einheiten, Konten, Steuerschlüssel; sowie definierte Zeitfenster für Synchronisationen. Viele Unternehmen etablieren für die letzten Wochen vor dem Wechsel sogenannte Freeze-Zonen für selektive Stammdaten, damit das Zielsystem die gleiche Wahrheit misst wie das Quellsystem.In diesem Umfeld entfalten Echtzeit-Cockpits im neuen System eine besondere Wirkung: Gestalten sich die Kennzahlen im Parallelbetrieb deckungsgleich – oder weichen sie nachvollziehbar voneinander ab –, entsteht Vertrauen: in Zahlen, Prozesse und die Benutzeroberfläche.

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Mitarbeiter trainieren schrittweise im neuen System

Auch in der Schulung bewährt sich der Parallelbetrieb. Die Mitarbeiter arbeiten im Tagesgeschäft zunächst im vertrauten System weiter und spielen in definierten Slots dieselben Vorgänge im neuen System durch: Angebote erstellen, Bedarfe planen, Buchungen prüfen, Reklamationen abwickeln. So gestalten sich Schulungen. Rollen bleiben erhalten, und die Lernkurve entsteht im Spiegel echter Arbeit. Anhand der ersten Erfahrungen stellt sich Akzeptanz ein: weniger Klicks, klarere Masken, bessere Orientierung, spürbar mehr Tempo. Auch die Supportteams profitieren vom Parallelbetrieb, denn typische Fragen zeigen sich im Testlauf und fließen in Unterlagen, Kurzvideos und FAQs ein.

Technisch reduziert der Parallelbetrieb die Risiken des letzten Meters. Performance-Benchmarks sind realistisch, weil echte Datenmengen und gleichartige Nutzerlasten anliegen. Schnittstellen zu Drittsystemen wie Webshop, Finanzwesen und Betriebsdatenerfassung werden unter Volllast getestet. Berechtigungskonzepte lassen sich bis auf Feldebene prüfen, bevor sie produktiv gehen. Workflows für Freigaben, Eskalationen und Benachrichtigungen beweisen im Schattenbetrieb, dass sie zur richtigen Zeit die richtigen Mitarbeiter erreichen. Erst wenn die Cutover-Checkliste abgearbeitet ist – die Datenparität hergestellt wurde, alle Testfälle bestanden und Schulungen durchlaufen sind, und der Support gesichert ist, übernimmt das neue ERP-System den Betrieb. Der Wechsel ist damit eine bewusste Entscheidung, kein Wagnis.

Stabile Wertschöpfung und planbare Projektphasen

Ökonomisch zahlt sich dieser Ansatz aus. Weil das bestehende System zunächst weiterläuft, bleibt die Wertschöpfung stabil. Kosten verteilen sich planbar: Projektphasen (Definition, Implementierung, Paralleltest, Cutover) haben jeweils klar umrissene Ziele, Budgets und Messgrößen. Gleichzeitig verhindert der Parallelbetrieb, dass sich Schattenprozesse einschleichen. Die neue Lösung hat ihre Reife in der Praxis bewiesen, bevor sie den Vorgänger ablöst. Das sorgt für Qualität und für Vertrauen auf allen Ebenen.

Eine transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg: Wer früh sagt, was im Parallelbetrieb geprüft wird, nach welchen Kriterien die Qualität gemessen wird und wann der Wechsel erfolgt, schafft Sicherheit. Dazu gehören regelmäßige Status-Updates, sichtbare Fortschritte (zum Beispiel Deckungsgleichheit der Kennzahlen), offene Punkte mit Verantwortlichen und Termine für Preview-Sessions. So wird der Parallelbetrieb nicht zur Blackbox, sondern zu einem gemeinsamen Projekt. jf

Der Autor

Marco Mancuso ist CEO des Standardsoftwerkers SOU AG.