Künstliche Intelligenz als Hebel für mehr Effizienz: Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) für die Serienfertigung im Maschinen- und Anlagenbau automatisiert Kernprozesse und führt Abläufe ohne Eingabe durch den Anwender selbsttätig aus. Die Hoheit bleibt dennoch stets beim Menschen.
ERP-Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz: „Sprechen wir heute über Künstliche Intelligenz, müssen wir mit einem fundamentalen Missverständnis aufräumen“, berichtet Markus Haller, CEO und CTO des Standardsoftwerkers Asseco Solutions. „Viele Unternehmen glauben, dass sie diese Technologie „einfach so“ in ihre Organisation holen können – Hauptsache, sie haben genügend Daten. Das ist ein Trugschluss.“ Daten ohne Prozesse sind laut Haller für autonome Systeme wertlos. Nur auf Basis digitalisierter Prozesse sei eine echte ERP-Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz möglich. Da ohne sie selbst die fortschrittlichsten Agenten völlig orientierungslos sind, ist die digitale Abbildung von Prozessen im ERP-System ein strategisches Thema.
Asseco Solutions hat das Fundament für diese Weiterentwicklung bereits 2023 mit dem prozessorientierten Nutzungskonzept ‚Flow Mode’ eingeführt, wie Chief Sales Officer Ralf Bachthaler erläutert: „Der Flow Mode bildet zentrale Unternehmensabläufe in einer hochmodernen Business-Process-Model- and -Notation-Engine ab und führt Anwender durch die Bearbeitung ihrer jeweiligen Aufgabe. Gleichzeitig werden die abgebildeten Prozesse für IT-Systeme verständlich. So können intelligente Agenten mit den Prozessen sinnvoll interagieren.“ Das sei die zentrale Grundvoraussetzung dafür, dass Mensch und Maschine in natürlicher Sprache zusammenarbeiten.
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Der Flow Mode bildet 60 Kernprozesse ab
Um möglichst große Teile des Geschäftsprozesses digital abzubilden, hat Asseco die Menge an Szenarien, die sich mithilfe des Flow Mode bearbeiten lässt, in APplus 9 deutlich erweitert: Mehr als 60 Prozessvorlagen stehen Unternehmen im Best Practice Hub zur Verfügung, von Stammdatenanlageprozessen wie Artikelanlage über Einkaufsprozesse oder Einplanungen bis hin zu spezifischen Abläufen wie Fremdvergabeprozesse, die sich von der Fertigung über den Einkauf bis hin zur Logistik erstrecken. Auch Prozessentscheidungen wie „Make Or Buy“ lassen sich per Flow abbilden: Neben der generellen Entscheidung, ein Teil selbst zu fertigen oder an einen Lieferanten zu vergeben, ermöglicht es der Flow-Prozess auch, diesen Entschluss im Nachgang zu ändern. Damit schafft APplus 9 die Basis für eine umfassende ERP-Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz, bei der strukturierte Prozessvorlagen, Entscheidungsknoten und intelligente Agenten nahtlos ineinandergreifen.
Die Best-Practice-Templates können Unternehmen bei Bedarf auf individuelle Anforderungen anpassen. Dass viele Standardabläufe bereits als vordefinierte Prozesse vorliegen, vereinfacht den Einstieg in die Flow-Welt. In Zusammenarbeit mit den Anwendern erweitert Asseco den Best Practice Hub, sodass die Menge der im Standard abgedeckten Szenarien kontinuierlich ansteigt.
Ein definierter Trigger startet einen Ablauf
Die digitale Prozessabdeckung des Flow Mode ermöglicht in APplus 9 das automatisierte Bearbeiten kompletter Prozessketten. Mithilfe der Funktion ‚Automation & Approval‘ kann das System nach einem zuvor definierten Trigger die hinterlegten Prozesslogiken selbstständig durchlaufen. Mittels Entscheidungsknoten definieren Unternehmen beispielsweise, dass das System Aufträge unter einem bestimmten Wert automatisch in die Fertigungsplanung schickt. In der Zeit wird über dem Schwellenwert die zuständige Führungskraft involviert. Die Entscheidungsregeln können Unternehmen rein auf Konfigurationsebene festlegen und ändern. Nötig dazu sind weder Anpassungen am ERP-System noch spezialisierte Programmierkenntnisse.
Ausgelöst wird die automatisierte Prozessbearbeitung stets durch einen Trigger, etwa den Eingang einer E-Mail. Zu diesem Zweck ermöglicht die Mail-Integration in APplus 9 ein kontinuierliches Monitoring von nicht-personalisierten Postfächern. Geht dort eine bestimmte Nachricht ein, startet das System automatisiert den gewünschten Prozess. Zudem erstellt es zu einer eingehenden Service-Anfrage ein Ticket und benachrichtigt den zuständigen Techniker.
Die Entscheidung verbleibt beim Menschen
APplus 9 durchläuft die automatisierten Prozesse jeweils so weit, bis der Input eines Mitarbeiters erforderlich ist. So verbleibt die Entscheidungshoheit zu jedem Zeitpunkt beim Menschen. Benötigt das ERP-System eine Rückmeldung, geht es aktiv auf Anwender zu. Ist eine Freigabe erforderlich, erhält die zuständige Person eine Push-Benachrichtigung. Klickt der Mitarbeiter darauf, kann er den Prozess entweder durch „Freigeben“ oder „Ablehnen“ fortsetzen – oder die Freigabe an einen anderen Kollegen weiterleiten.
Für umfassende Transparenz über die automatisierten Aufgaben sorgt das integrierte Process-Monitoring. Diese Funktionalität verschafft Unternehmen einen Überblick darüber, wie viele und welche Abläufe APplus derzeit bearbeitet und auf welcher Prozessstufe sich diese gerade befinden.
Eine IT-Assistentin hilft in natürlicher Sprache
Die digitale Abbildung zentraler Kernprozesse im ERP-System liefert künftig die Basis dafür, dass Anwender und IT-Agenten gemeinsam an Prozessen arbeiten – mittels natürlicher Sprache. Asseco startet dazu in der neuen Produktgeneration den Einstieg in die Sprachinteraktion. APplus 9 bietet in Form der digitalen Assistentin Elly Nutzungsmöglichkeiten für generative Künstliche Intelligenz.
Die Assistentin Elly Help gibt Anwendern in der ersten Ausbaustufe kontextbezogene Hilfe zu allen Fragen rund um die Bedienung und Funktionsweise von APplus. Dazu greift das System auf den Wissensfundus der APplus-Dokumentationen zurück. Fragt der Anwender „Wie kann ich aus einem Auftrag heraus eine zugehörige Lieferantenbestellung generieren?“ hilft Elly Help mit Erklärungen in natürlicher Sprache. Für weiterführende Informationen verweist sie auf die entsprechende Stelle in der Dokumentation. Dies reduziert den Schulungsaufwand und erhöht den Bedienkomfort im Tagesgeschäft. APplus 9 ist ab sofort verfügbar. Jürgen Frisch
